Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 3 min.

In Nederland hebben we een echte vergadercultuur. We vergaderen soms over de aankomende vergadering, dan hebben we de echte vergadering en sluiten dan ook nog weleens af met een evaluatie van de vergadering. In menig vergadering staan de laptops open en is het geluid van toetsenborden volop te horen (niet dat we notities maken, maar een half uurtje richting Inbox Zero is mooi meegenomen). Zonde, want meer dan 24 uur zal een dag nooit krijgen en dus is het een verspilling van tijd als we vergaderen om te vergaderen.

Maar hoe maak je meetings nou effectief en vooral efficiënt? Hierbij 5 tips voor slimmer vergaderen!

Tip 1: Maak een agenda… en hou je daaraan.

Stel voor aanvang van de meeting een agenda op, inclusief tijdsplanning. Heb je meerdere onderwerpen op de agenda en hou je in de planning rekening met bijvoorbeeld twintig minuten per onderwerp, houd je dan ook aan aan deze twintig minuten. Dit voorkomt uitloop en zorgt ervoor, dat je niet blijft hangen bij een onderwerp.

Deel de agenda ook vooraf met iedereen, zodat alle aanwezigen goed voorbereid kunnen zijn op de veradering.

Maak iemand eigenaar van de tijd en laat deze vijf minuten voor het verstrijken van de tijd een seintje geven.

Tip 2: Stel doelen voor je vergadering.

Niets is vervelender dan vergaderen om het vergaderen, dus stel vooraf duidelijke doelen. Deel deze doelen met iedereen in de meeting, zodat duidelijk is waar je naartoe werkt. Komen er actiepunten uit de meeting? Maak ze SMART (simpel, meetbaar, acceptabel, relastisch en tijdsgebonden) en maak iemand eigenaar van een actie.

Laat beslissingen niet afhangen van andere meetings om je doelen te bereiken. Er is niets mis met direct knopen doorhakken.

Tip 3: Geef iedereen een kans.

De dialoog is belangrijk in een vergadering. Voor managers zijn vergaderingen een mooi moment om de mensen in het team te ’empoweren’ en ze het gevoel te geven dat ze iets bij kunnen dragen aan het succes. Let op dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar mening te geven en probeer ‘ja, maar…’ in te ruilen voor “ja, want…”

In iedere groep zitten er mensen die verbaal sterk zijn in vergaderingen en mensen die meer op de achtergrond blijven. Geef ook de wat stillere mensen de kans om zich te mengen in een dialoog en om hun mening te laten horen.

Het is makkelijk om als voorzitter van een vergadering jouw mening te laten horen, door te drukken en anderen niet aan het woord te laten. Voorkom vooroordelen over beslissingen en houd de vergadering open en positief.

Tip 4: Sluit af met de acties en vervolgstappen.

Laat iedereen de ruimte verlaten met een duidelijk overzicht van acties inclusief de eigenaren.
Toets bij iedereen of alle acties duidelijk zijn en of ze daadwerkelijk uit de meeting hebben gehaald waarvoor ze binnenkwamen (in een volgend blog meer hierover).

Bedank nieuwe mensen in de meeting voor hun aanwezigheid en vraag naar feedback over de vergadering.

Tip 5: Deel de notulen en bewaak voortgang

De voortgang bewaken is een belangrijk onderdeel van het optimaal benutten van een vergadering.
Gebruik Microsoft OneNote voor het maken van notulen en zorg dat alle aanwezigen toegang krijgen tot het document.

Als leider, organisator of voorzitter van een vergadering kun je veel invloed uitoefenen op slimmer vergaderen om zo het maximale uit de tijd te halen, maar er ligt natuurlijk ook een grote verantwoordelijkheid voor de aanwezigen in een meeting. Daarover meer in een volgend blog.

Hoe verlopen de vergaderingen bij jou op kantoor en heb jij nog tips om slimmer te vergaderen? Deel ze in de opmerkingen hieronder.

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Probeer Office 365 gratis

Probeer het gratis uit en werk overal, op elk apparaat plus 1 TB OneDrive-opslag.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Financiële dienstverlening

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Overheid

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land heeft geholpen om grote ambities te realiseren

    In december 2015 vatte de IJslandse regering het plan op om de digitale infrastructuur te moderniseren. Overheidsinstellingen hadden te maken met zo’n 100 leveranciers die werden beheerd door ruim 100 IT-managers, dus de opdracht was duidelijk: het beheer vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Tweeënhalf jaar later werd de […]

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

Productie

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

Zorg

  • Veilig mailverkeer in de zorg

    Veilig mailverkeer in de zorg

    Nederlandse zorginstellingen en ziekenhuizen communiceren steeds vaker digitaal met hun patiënten of cliënten. Dat gebeurt op diverse manieren, waaronder via email – en daar komen ook risico’s bij. Denk bijvoorbeeld aan fouten door menselijk handelen. In 2017 zijn zo’n 10.000 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij bijna de helft van de datalekken die […]

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care webinar

    Een bespreking van de Virtual Care-oplossingen mogelijk gemaakt door Microsoft Teams – tot leven gebracht door een casestudy in Italië.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Haal alles uit telefonie en vergaderingen in Microsoft Teams

    Haal alles uit telefonie en vergaderingen in Microsoft Teams

    Waar Microsoft Teams voor veel organisaties de continuïteit van de bedrijfsvoering mede mogelijk maakte, zijn veel bedrijven nu in een volgende fase aangekomen. Een fase waarin we gaan kijken hoe we het meeste uit Teams halen. Met als doelstelling; vereenvoudiging van het IT-landschap, kostenbesparingen en meer eenvoud en efficiëntie voor eindgebruikers. Hoe je dat aanpakt? […]

Klantverhalen

  • 365 verhalen | Spelen met de band: daar zit muziek in

    365 verhalen | Spelen met de band: daar zit muziek in

    In 365 verhalen gaan we op zoek naar enthousiaste gebruikers van Office 365, de abonnementsvorm voor al je Office-programma’s. We kijken met ze mee tijdens hun dagelijks leven, hobby of bijzondere dag en bespreken hoe Office 365 hen daarbij helpt. Vandaag in 365 verhalen het verhaal van het bandje Pantalones Magicos. “Als je gewend bent […]

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

Tips

  • A woman holding a white mug

    Thuis werken. Wat ik heb geleerd als early adopter.

    Je kunt me wel een ‘early adopter’ van werken op afstand noemen. Zo’n 15 jaar geleden was ik verantwoordelijk voor mobiliteit en convergentie bij een groot telecombedrijf toen die concepten nog in de kinderschoenen stonden. Ik besloot om de daad bij het woord te voegen en zo vaak mogelijk op afstand te werken. Ik weigerde […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]