Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 3 min.

In Nederland hebben we een echte vergadercultuur. We vergaderen soms over de aankomende vergadering, dan hebben we de echte vergadering en sluiten dan ook nog weleens af met een evaluatie van de vergadering. In menig vergadering staan de laptops open en is het geluid van toetsenborden volop te horen (niet dat we notities maken, maar een half uurtje richting Inbox Zero is mooi meegenomen). Zonde, want meer dan 24 uur zal een dag nooit krijgen en dus is het een verspilling van tijd als we vergaderen om te vergaderen.

Maar hoe maak je meetings nou effectief en vooral efficiënt? Hierbij 5 tips voor slimmer vergaderen!

Tip 1: Maak een agenda… en hou je daaraan.

Stel voor aanvang van de meeting een agenda op, inclusief tijdsplanning. Heb je meerdere onderwerpen op de agenda en hou je in de planning rekening met bijvoorbeeld twintig minuten per onderwerp, houd je dan ook aan aan deze twintig minuten. Dit voorkomt uitloop en zorgt ervoor, dat je niet blijft hangen bij een onderwerp.

Deel de agenda ook vooraf met iedereen, zodat alle aanwezigen goed voorbereid kunnen zijn op de veradering.

Maak iemand eigenaar van de tijd en laat deze vijf minuten voor het verstrijken van de tijd een seintje geven.

Tip 2: Stel doelen voor je vergadering.

Niets is vervelender dan vergaderen om het vergaderen, dus stel vooraf duidelijke doelen. Deel deze doelen met iedereen in de meeting, zodat duidelijk is waar je naartoe werkt. Komen er actiepunten uit de meeting? Maak ze SMART (simpel, meetbaar, acceptabel, relastisch en tijdsgebonden) en maak iemand eigenaar van een actie.

Laat beslissingen niet afhangen van andere meetings om je doelen te bereiken. Er is niets mis met direct knopen doorhakken.

Tip 3: Geef iedereen een kans.

De dialoog is belangrijk in een vergadering. Voor managers zijn vergaderingen een mooi moment om de mensen in het team te ’empoweren’ en ze het gevoel te geven dat ze iets bij kunnen dragen aan het succes. Let op dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar mening te geven en probeer ‘ja, maar…’ in te ruilen voor “ja, want…”

In iedere groep zitten er mensen die verbaal sterk zijn in vergaderingen en mensen die meer op de achtergrond blijven. Geef ook de wat stillere mensen de kans om zich te mengen in een dialoog en om hun mening te laten horen.

Het is makkelijk om als voorzitter van een vergadering jouw mening te laten horen, door te drukken en anderen niet aan het woord te laten. Voorkom vooroordelen over beslissingen en houd de vergadering open en positief.

Tip 4: Sluit af met de acties en vervolgstappen.

Laat iedereen de ruimte verlaten met een duidelijk overzicht van acties inclusief de eigenaren.
Toets bij iedereen of alle acties duidelijk zijn en of ze daadwerkelijk uit de meeting hebben gehaald waarvoor ze binnenkwamen (in een volgend blog meer hierover).

Bedank nieuwe mensen in de meeting voor hun aanwezigheid en vraag naar feedback over de vergadering.

Tip 5: Deel de notulen en bewaak voortgang

De voortgang bewaken is een belangrijk onderdeel van het optimaal benutten van een vergadering.
Gebruik Microsoft OneNote voor het maken van notulen en zorg dat alle aanwezigen toegang krijgen tot het document.

Als leider, organisator of voorzitter van een vergadering kun je veel invloed uitoefenen op slimmer vergaderen om zo het maximale uit de tijd te halen, maar er ligt natuurlijk ook een grote verantwoordelijkheid voor de aanwezigen in een meeting. Daarover meer in een volgend blog.

Hoe verlopen de vergaderingen bij jou op kantoor en heb jij nog tips om slimmer te vergaderen? Deel ze in de opmerkingen hieronder.

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Probeer Office 365 gratis

Probeer het gratis uit en werk overal, op elk apparaat plus 1 TB OneDrive-opslag.

Educatie

Finance

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

Government

  • Werken in office op een laptop

    How Microsoft works with customers to keep their trust: A story from the Netherlands

    By Julie Brill, Corporate Vice President and Deputy General Counsel, Microsoft At Microsoft, we strive to listen to our customers and address their questions and feedback, because one of our foundational principles is to help our customers succeed. Last year we received questions from one of our public sector customers, the Dutch Central Government’s Strategic […]

  • Ondersteuning voor non-profits en NGO’s

    Ondersteuning voor non-profits en NGO’s

    Nu COVID-19 wereldwijd gevolgen heeft, speelt technologie een cruciale rol bij de dagelijkse ondersteuning van mensen en organisaties. Bedrijven over de hele wereld gaan thuis en op afstand werken. Deze veranderende werksituatie zien we ook bij non-profit- en internationale organisaties als de Verenigde Naties, die in de frontlinie essentiële ondersteuning bieden aan hun lokale gemeenschappen. […]

Manufacturing

  • vrouw knielt bij voorrraad

    Hoe kunnen productiemedewerkers meer doen in minder tijd?

    Op de werkvloer en daarbuiten sneller en efficiënter samenwerken. Bijna iedereen in de industrie communiceert tegenwoordig efficiënt met een smartphone, laptop of tablet. Bijna iedereen… want de medewerkers op de productievloer en servicemonteurs moeten vaak nog aan de slag met pen en papier. Laat hen ook digitaal communiceren! Dat bespaart niet alleen tijd, het stimuleert […]

  • Surface in het productieproces

    Robuuste tablet vereenvoudigt productieproces

    Als productiemedewerker sta je geen moment stil. Na het controleren van het proces bij de lopende band, moet je direct door naar de volgende machine om te achterhalen waarom die is stilgevallen. Daarbij draag je vaak een aardige stapel werkorders met je mee. Werkorders die je allang niet meer fysiek in handen hoeft te hebben. […]

Retail

Zorg