Zo maakt Microsoft werken wel héél makkelijk!

Hans van der Meer
Leestijd, 5 min.  

Werk efficiënter, leuker en veiliger met een digitale werkplek van Microsoft 365. Of ga je eerst genieten van een fijne vakantie? Lees dan hier onze tips waarmee je je werk goed achter laat en écht kunt uitrusten.

Iedereen heeft favoriete apps om mee te werken en iedereen doet dat het liefst op het apparaat van zijn of haar keuze. Dat zien we ook in kantoren en thuissituaties. Vroeger kwam je op kantoor en was het one size fits all. Dat is inmiddels voorbij. Het is tijd om daarop in te spelen en voor iedereen de beste digitale werkplek in te richten.

Waarmee communiceer jij het liefst zakelijk en privé? Met Outlook of chat? En doe je dat dan op een Android-telefoon, een iPhone, Mac of pc? Jongeren chatten met hun mobieltje, terwijl de oudere generatie liever mailt en belt. Iedereen is anders en werkt anders. Daarom ziet ieders bureaublad er ook weer anders uit. Wat hebben we gemeen met elkaar? We hebben elkaar nodig en willen daarom efficiënt samenwerken, overal en altijd want dat loont.

Bestanden stonden overal en nergens
Het gevaar bestond dat door verschillende voorkeurstools data op verschillende plekken terecht kwam. Word- en Excel-bestanden staan in Outlook, in SharePoint, OneDrive of op lokale kantoorschijven. Daarnaast moesten we elke keer weer schakelen tussen de verschillende tools, dat werkte niet altijd optimaal. En waar stond ook alweer de nieuwste versie van dat document? Data stond overal en nergens waardoor collega’s niet gemakkelijk bij belangrijke bestanden konden.

Microsoft Teams is de digitale werkplek voor iedereen
Dat is allemaal sinds een paar jaar verleden tijd dankzij de introductie van Microsoft Teams: de schil om alle bekende kantoor-tools van Microsoft 365 met daarin ook handige apps van andere softwareleveranciers. Vanuit één overzichtelijke interface kun je chatten, (beeld)bellen, bestanden delen, planningen maken en nog veel meer. Bestanden en contacten staan nu allemaal op één plek. Het handige is dat Teams op elk gangbaar (mobiel) apparaat draait, als app of vanuit de browser. Hierdoor krijg je echte vrijheid bij het kiezen van het apparaat en op welke manier je wil samenwerken.

Sneller je bestanden vinden, waar ze ook staan
We sturen elkaar steeds vaker grote presentaties, films en plaatjes met een mooie beeldkwaliteit. Daarom is het handig dat Microsoft 365 geen opslaglimiet meer heeft. Het snel kunnen vinden van de juiste informatie wordt hierdoor steeds belangrijker. Maar gelukkig kan je in de zakelijke versie van Office 365 via een zoekopdracht in één browser in alle databronnen tegelijk zoeken, én vinden. Hierdoor maakt het niet meer uit of je bestand in Outlook, Teams of bijvoorbeeld SharePoint staat.

Zorgeloos werken in de cloud
Een groot voordeel is dat Microsoft 365 in de cloud draait. Dit zorgt er voor dat bedrijven, scholen en jij geen last meer hebben van de traditionele upgrade cyclus waarbinnen alles vervangen moest worden. De software wordt continu vernieuwd zonder dat een IT-afdeling elk jaar naast je staat voor het installeren van de nieuwste versie. Dat scheelt de IT-afdeling enorme (tijds)investeringen. De automatische updates en upgrades plannen ze zelf waardoor ze niet worden verrast. Dankzij de continue updates zijn je apps altijd optimaal beveiligd en beschik je altijd over de nieuwste functionaliteiten.

Altijd de nieuwste tools en functionaliteiten
Dat kunnen nieuwe tools zijn of nieuwe functionaliteiten binnen bestaande apps. Denk bijvoorbeeld aan kunstmatige intelligentie. Als je wil, kun je nu al geautomatiseerd intern en extern vergaderingen inplannen. Je vraagt via spraak of schrift de virtuele hulp Cortana een vergadering in te plannen. Cortana checkt de kalenders van de genodigden en schiet volautomatisch een vergadering in op een locatie die beschikbaar is. Dat scheelt per keer minuten uitzoekwerk! We zien de kunstmatige intelligentie ook terug in bijvoorbeeld Excel. Heb je een tabel gemaakt, dan stelt Excel je voor in welke soort grafiek je de getallen het beste tot leven brengt. Schrijf je vaak in Word? Dan krijg je binnenkort automatisch hulp om de leesbaarheid en de stijl te verbeteren.

Een moderne werkplek is veilig
Deze kunstmatige intelligentie zet Microsoft ook in bij het voldoen aan steeds strengere wetgeving en bij het beschermen van je kostbare gegevens. Hackers krijgen zo geen kans door de geïntegreerde beveiliging. De meeste ongelukken gebeuren door het per ongeluk aanklikken van verkeerde links of het per ongeluk aan de verkeerde sturen van bestanden. Microsoft 365 maakt jou en collega’s attent op dreigend gevaar voordat je ergens op klikt. Zo ben je altijd gewaarschuwd voor potentieel gevaar. Het is daarom niet gek dat een heel land koos voor één gemeenschappelijk, veilig cloud-platform.

Microsoft 365 maakt een einde aan schaduw-IT
Omdat de digitale werkplek continu nieuwe handige apps lanceert onder de veilige paraplu van Microsoft 365, voorkom je schaduw-IT. Collega’s hoeven geen onveilige apps meer te gebruiken waar jij helemaal geen controle over hebt. Via Teams houd je bijvoorbeeld centraal regie wie er in de appgroep zit en wie wel of juist niet bestanden mag zien of aanpassen. De beveiliging van alle devices is centraal en gemakkelijk te regelen met overzichtelijke dashboards. Hiermee help je de IT bij het veilig aan het werk houden van collega’s op kantoor en on the road.

Altijd overal werken, maar nu even niet!
Met Microsoft 365 kun je overal waar je maar wilt veilig werken met het apparaat en de tools van jouw keuze. Handig, maar af en toe is het tijd om even afstand te nemen van je werk en te genieten van een welverdiende vakantie. Sommigen vinden dat wel eens moeilijk, maar met deze tips lukt het je nog beter om van de vakantie te genieten.

• Ben je op vakantie, zeg dat dan in je out of office bericht! Zeg daarin niet dat je bereikbaar bent als dat nodig is. Hiermee voorkom je dat je toch nog voor wissewasjes gebeld wordt. Waarschijnlijk kan het bedrijf echt wel even zonder je.

• Het bedrijf heeft meer aan je als je volledig bent opgeladen. Zeg dat ook in je out of office-bericht. Maak het leuk! Dus niet ‘tot 5 augustus ben ik op vakantie’, maar ‘Op dit moment ben ik op poldersafari met mijn gezin op een camping. Op 5 augustus ben ik weer helemaal opgeladen, vertel ik je graag over mijn ervaringen en reageer ik op je bericht.’

• Verwijder de werkmail app en zet notificaties uit. Voorkom dat je voor het slapen gaan of vanuit je hangmat stiekem toch even je werkmail checkt of daarop gewezen wordt door notificaties.

• Zet alle notificaties uit! Liever horen jij en je reisgezelschap het ruisen van de zee in plaats van geploink van je telefoon

Geniet van je vakantie!

Gratis eBook: Spoedcursus Microsoft 365 Business

Microsoft 365 Business maakt je technologie makkelijker beheersbaar en verbetert je productiviteit

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Profiteer maximaal van Office met Office 365

Artikelen die jou wellicht interesseren:

Samenwerken

Werken is niet meer gebonden aan negen tot vijf. Dat is goed nieuws.

Samenwerken

Eén samenwerkingshub om verkoop te stimuleren