Stel prioriteiten met deze Amerikaanse generaal

Michel Bouman
Leestijd, 2 min.  

Stel je voor: de tweede bak koffie van de dag staat op je bureau en je besluit eens te kijken wat je nog allemaal te doen hebt deze week. Je hebt er al weer een paar dagen vol met nuttige vergaderingen (waar je het maximale uit hebt proberen te halen) op zitten en je hebt met Inbox Zero altijd een lege mailbox, maar toch heb je behoorlijk wat to-do’s op je naam staan. Wat heeft prioriteit?

De Amerikaanse generaal Dwight D. Eisenhouwer zei ooit: “Ik heb twee soorten problemen; urgente problemen en belangrijke probemen. De urgente problemen zijn alleen zelden belangrijk en de belangrijke zijn zelden urgent.” Zo ontstond het Eisenhouder Kwadrant; een kwadrant waarmee je makkelijk bepaalt welke acties voorrang krijgen op anderen. De matrix ziet er als volgt uit:

eisenhouwer kwadrant

1. Belangrijk en urgent

Je zit op kantoor en je zoon of dochter is opeens ziek en moet binnen 20 minuten opgehaald worden van de opvang. In deze categorie vallen problemen die direct opgelost moeten worden, een crisis, iets dat niet kan wachten. Dit heeft prioriteit nummer 1 en ik raad je aan alles wat in deze categorie valt meteen te doen.

2. Belangrijk en niet urgent.

De meeting van morgen voorbereiden, bedenken welke boodschappen je nog moet halen voor het avondeten of op vakantie gaan. Zaken die belangrijk zijn om te doen, maar die eigenlijk ook best nog even kunnen wachten.

Je kunt deze acties inplannen voor later en qua prioriteit komen ze in de rangschikking onder de bovengenoemde punten.

3. Urgent maar niet belangrijk.

Onderbrekingen zoals (de meeste) telefoontjes en e-mails, sommige meetings of zelfs het bijvullen van het toiletpapier; allemaal dingen die vaak veel aandacht vragen, maar niet of nauwelijks belangrijk voor je zijn.

Bij mij kriebelen deze altijd een beetje en daarom is mijn tip aan jou: delegeer ze aan anderen! Zo belangrijk zijn ze niet, maar het is wel fijn als ze gedaan worden.

4. Niet urgent en niet belangrijk.

Social media checken, TV kijken, op internet browsen (uiteraard met uitzondering van het lezen van mijn blogs) en simpelweg tijd verspillen aan van alles dat niet belangrijk is.

Nu hoor ik je denken; Ja, maar… Deze dingen zijn ook leuk en ontspannend en dat heb ik nodig!”
Natuurlijk is dat waar en daarom moet je ze er ook in houden, maar op de prioriteitenlijst komen ze helemaal onderaan.

Een kleine test: in welke volgorde zou jij de volgende acties prioriteit geven?

  • Kinderen om 18:00 ophalen van de opvang.
  • Meeting met senior management voorbereiden.
  • Rapportage van de laatste verkoop cijfers versturen.
  • Plassen.
  • Een e-mail versturen naar het reisbureau.
  • Binnenkomend telefoongesprek van je grootste klant opnemen

Koop Office 365

Profiteer maximaal van Office met Office 365 Consumer

Probeer Office 365 gratis

Probeer het gratis uit en werk overal, op elk apparaat plus 1 TB OneDrive-opslag.

Artikelen die jou wellicht interesseren:

Productiviteit

Tips van financiële koplopers over de cloud