Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

Lange e-mails zijn uitgestorven; 4 redenen waarom beknopte e-mails beter werken

Michel Bouman

Michel Bouman

Channel Sales Microsoft Teams

Leestijd, 3 min.

Van Michel Bouman (Microsoft Nederland) zul je nooit een lange e-mail ontvangen. Hij wil zich vooral richten op zijn werk en niet vervallen in een situatie waar mail zijn dagtaak is. Hij houdt een pleidooi voor het schrijven van beknoptere e-mails en legt ons in vier redenen uit waarom iedereen dat zou moeten doen.  

Zo’n dertien jaar geleden ontmoette ik mijn vrouw. Als we niet samen waren dan sms-te en belden we er op los. Destijds zat ik ook wel eens voor het werk in het buitenland en communiceren vanuit het buitenland was toen nog duurder dan dat het nu is. Onze oplossing? E-mail!

Alinea na alinea schreven we weg over hoe erg we elkaar mistten en hoe we niet konden wachten om elkaar weer te zien (let wel; ik zat vaak niet langer dan vier a vijf dagen net over de grens bij onze zuiderburen, maar ach…). E-mails waren de nieuwe brieven, maar dan zonder envelop met postzegel of doorgelekt inkt van een regenbui.

Fast-forward, 13 jaar later, ik kom net terug van een reis naar onze Worldwide Partner Conference in de Verenigde Staten. Communiceren met mijn vrouw ging niet via e-mail. In korte berichtjes, via WhatsApp, hielden we elkaar op de hoogte van de ontwikkelingen in de VS en aan het thuisfront en op Instagram konden mijn vrienden en familie meekijken naar mijn belevenissen.

In de zakelijke wereld heeft de stortvloed aan e-mails ons profs gemaakt in het scannen (en negeren of verwijderen) van e-mails, die al dan niet direct onze aandacht weten te trekken. Sociale media maken ons een ster in zoveel mogelijk zeggen met zo weinig mogelijk karakters.

De persoonlijke, lange e-mail is uitgestorven en heeft plaats gemaakt voor korte en beknopte e-mails.

Maar waarom werkt een beknopte e-mail beter dan een lang verhaal?

1. Beknopte e-mails krijgen sneller een reactie

Een e-mail hoeft niet meer te bevatten dan (1) de reden waarom de e-mail wordt gestuurd, (2) een call-to-action en (3) een deadline op de call-to-action.

Op weg naar een meeting met mijn telefoon in mijn hand komen er twee e-mails binnen van twee verschillende collega’s. De eerste e-mail bevat de volgende woorden ‘Michel, lukt het om voor 1300u de powerpoint over Inbox zero te mailen?”. De tweede e-mail begint met een gigantische introductie van vijftien zinnen en bevat zo’n 4 alinea’s.

De lezer die als eerste goed raadt welke e-mail het snelste een reactie krijgt, die trakteer ik persoonlijk op een lunch bij Microsoft Nederland (en nee, dit is geen strikvraag).

2. Beknopte e-mails worden sneller en beter gelezen

De realiteit is dat mailboxen nog steeds uitpuilen. (Al wil ik graag geloven, dat alle lezers van mijn Inbox Zero blogs direct aan de slag zijn gegaan en trouw deze werkwijze hebben geadopteerd.) De kans dat jouw mail snel gelezen wordt is klein tenzij de ontvanger ‘on the fly’ deze kan lezen en erop kan reageren. Lange e-mails zullen in veel gevallen ‘gescand’ worden op onderwerp en een call-to-action.

3. De ontvanger heeft wel wat beters te doen

E-mail is geen doel, maar een middel. Het is een communicatie middel om snel met iemand te communiceren los van tijd, locatie en afstand. E-mail is goedkoop en e-mail is snel. E-mail is alleen op 95% van de functieprofielen van banen niet terug te vinden en laten we dat zo houden. Maak van uw mailbox geen (dag)taak.

4. Je bent niet verplicht tot een lange reactie op een lange e-mail

Ik heb weleens een wat geprikkelde reactie gekregen toen mijn antwoord op een e-mail stukken korter was dan het origineel. De verzender had duidelijk haar zien en zaligheid in de e-mail gestopt. Mijn reactie: “Super gedaan! Ben het helemaal met je eens”. Ik had uiteraard kunnen toelichten wat ik zo super en geweldig vond en hier een e-mail van 4 alinea’s aan kunnen wijden, maar dat zou zonde zijn geweest; van haar tijd en van mijn tijd.

Hoe zullen onze e-mails er over vijf jaar uitzien? En moeten we ons daar überhaupt mee bezig houden? Zal e-mail verdwijnen, worden onze e-mails nog korter of communiceren we straks digitaal alleen nog via sociale netwerken als Yammer? De tijd zal het leren

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Profiteer maximaal van Office met Office 365

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Financiële dienstverlening

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

  • Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

  • Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]

Klantverhalen

  • Hoe moderne werkplek oplossingen Zweedse managers vooruithelpt

    Hoe moderne werkplek oplossingen Zweedse managers vooruithelpt

    Gebrek aan consistentie maakt efficiënte bedrijfsvoering altijd lastiger. Ledarna, een vakbond voor leidinggevenden in heel Zweden, ondervond dit zelf toen het aantal medewerkers uitgroeide tot boven de 170. Dankzij de modernisering van bestaande tools en systemen kon het bedrijf zijn processen stroomlijnen en de samenwerking verbeteren, de beveiliging verhogen en nieuwe mogelijkheden voor innovatie scheppen. […]

Partners

  • Office 365 – Partner of Record

    Office 365 – Partner of Record

      In deze blog post leggen we uit hoe je als Microsoft Partner er voor kunt zorgen dat je in de Office 365 omgeving van je klant staat vermeld als Partner of Record en waarom dat handig is.   1) Log in op de Office 365 omgeving van de klant. 2) Klik links op het […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • een vrouwenzitting bij een bureau voor een laptopcomputer

    Beveiligingswaarschuwing als digitale buienradar

    “Er bestaat geen slecht weer – alleen slechte kleding” aldus het Scandinavische gezegde. En tegenwoordig kunnen we ons daar steeds beter op voorbereiden met nauwkeurige weersvoorspellingen en buienradars die bijna tot op de minuut aangeven wanneer je de eerste druppels kunt verwachten. Ironisch genoeg is een online buienradar die waarschuwt voor nieuwe beveiligingsproblemen vaak nog […]

Tips

  • Handschrift in OneNote voor iPad en OCR overal

    Handschrift in OneNote voor iPad en OCR overal

    We hebben steeds vaker het gevoel bedolven te worden onder de hoeveelheid informatie die we dagelijks moeten onthouden. Volgens een enquête uit 2013, uitgevoerd in opdracht van Post-It, vergeet de gemiddelde mens elke dag vier belangrijke dingen: dat komt uit op 1460 dingen per jaar. Dat is een enorme hoeveelheid aan waardevolle informatie! Om alle […]

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]