Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

Lange e-mails zijn uitgestorven; 4 redenen waarom beknopte e-mails beter werken

Michel Bouman

Michel Bouman

Channel Sales Microsoft Teams

Leestijd, 3 min.

Van Michel Bouman (Microsoft Nederland) zul je nooit een lange e-mail ontvangen. Hij wil zich vooral richten op zijn werk en niet vervallen in een situatie waar mail zijn dagtaak is. Hij houdt een pleidooi voor het schrijven van beknoptere e-mails en legt ons in vier redenen uit waarom iedereen dat zou moeten doen.  

Zo’n dertien jaar geleden ontmoette ik mijn vrouw. Als we niet samen waren dan sms-te en belden we er op los. Destijds zat ik ook wel eens voor het werk in het buitenland en communiceren vanuit het buitenland was toen nog duurder dan dat het nu is. Onze oplossing? E-mail!

Alinea na alinea schreven we weg over hoe erg we elkaar mistten en hoe we niet konden wachten om elkaar weer te zien (let wel; ik zat vaak niet langer dan vier a vijf dagen net over de grens bij onze zuiderburen, maar ach…). E-mails waren de nieuwe brieven, maar dan zonder envelop met postzegel of doorgelekt inkt van een regenbui.

Fast-forward, 13 jaar later, ik kom net terug van een reis naar onze Worldwide Partner Conference in de Verenigde Staten. Communiceren met mijn vrouw ging niet via e-mail. In korte berichtjes, via WhatsApp, hielden we elkaar op de hoogte van de ontwikkelingen in de VS en aan het thuisfront en op Instagram konden mijn vrienden en familie meekijken naar mijn belevenissen.

In de zakelijke wereld heeft de stortvloed aan e-mails ons profs gemaakt in het scannen (en negeren of verwijderen) van e-mails, die al dan niet direct onze aandacht weten te trekken. Sociale media maken ons een ster in zoveel mogelijk zeggen met zo weinig mogelijk karakters.

De persoonlijke, lange e-mail is uitgestorven en heeft plaats gemaakt voor korte en beknopte e-mails.

Maar waarom werkt een beknopte e-mail beter dan een lang verhaal?

1. Beknopte e-mails krijgen sneller een reactie

Een e-mail hoeft niet meer te bevatten dan (1) de reden waarom de e-mail wordt gestuurd, (2) een call-to-action en (3) een deadline op de call-to-action.

Op weg naar een meeting met mijn telefoon in mijn hand komen er twee e-mails binnen van twee verschillende collega’s. De eerste e-mail bevat de volgende woorden ‘Michel, lukt het om voor 1300u de powerpoint over Inbox zero te mailen?”. De tweede e-mail begint met een gigantische introductie van vijftien zinnen en bevat zo’n 4 alinea’s.

De lezer die als eerste goed raadt welke e-mail het snelste een reactie krijgt, die trakteer ik persoonlijk op een lunch bij Microsoft Nederland (en nee, dit is geen strikvraag).

2. Beknopte e-mails worden sneller en beter gelezen

De realiteit is dat mailboxen nog steeds uitpuilen. (Al wil ik graag geloven, dat alle lezers van mijn Inbox Zero blogs direct aan de slag zijn gegaan en trouw deze werkwijze hebben geadopteerd.) De kans dat jouw mail snel gelezen wordt is klein tenzij de ontvanger ‘on the fly’ deze kan lezen en erop kan reageren. Lange e-mails zullen in veel gevallen ‘gescand’ worden op onderwerp en een call-to-action.

3. De ontvanger heeft wel wat beters te doen

E-mail is geen doel, maar een middel. Het is een communicatie middel om snel met iemand te communiceren los van tijd, locatie en afstand. E-mail is goedkoop en e-mail is snel. E-mail is alleen op 95% van de functieprofielen van banen niet terug te vinden en laten we dat zo houden. Maak van uw mailbox geen (dag)taak.

4. Je bent niet verplicht tot een lange reactie op een lange e-mail

Ik heb weleens een wat geprikkelde reactie gekregen toen mijn antwoord op een e-mail stukken korter was dan het origineel. De verzender had duidelijk haar zien en zaligheid in de e-mail gestopt. Mijn reactie: “Super gedaan! Ben het helemaal met je eens”. Ik had uiteraard kunnen toelichten wat ik zo super en geweldig vond en hier een e-mail van 4 alinea’s aan kunnen wijden, maar dat zou zonde zijn geweest; van haar tijd en van mijn tijd.

Hoe zullen onze e-mails er over vijf jaar uitzien? En moeten we ons daar überhaupt mee bezig houden? Zal e-mail verdwijnen, worden onze e-mails nog korter of communiceren we straks digitaal alleen nog via sociale netwerken als Yammer? De tijd zal het leren

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Profiteer maximaal van Office met Office 365

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Financiële dienstverlening

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

Overheid

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land heeft geholpen om grote ambities te realiseren

    In december 2015 vatte de IJslandse regering het plan op om de digitale infrastructuur te moderniseren. Overheidsinstellingen hadden te maken met zo’n 100 leveranciers die werden beheerd door ruim 100 IT-managers, dus de opdracht was duidelijk: het beheer vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Tweeënhalf jaar later werd de […]

  • Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    In mei 2016 bevestigde het Openbaar Ministerie dat de privé-emailbox van minister Henk Kamp was gehackt. Door de aangifte werd duidelijk dat Kamp zeer regelmatig werkdocumenten doorstuurt naar zijn Gmail-account. Sterker nog: de minister gaf in een reactie aan dat zolang het voor hem productiever is om werkdocumenten naar zijn privé-mail te blijven sturen, hij dat […]

Productie

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

  • AVG en de detailhandel: Vier AVG-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    AVG en de detailhandel: Vier AVG-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

      Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de AVG-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evalueren “Hoe weet ik waarmee ik al voldoe aan de vereisten en waarop ik me nu moet richten?” Dit is één van de meest gestelde vragen van detailhandelaren over de AVG. Het is ook één van […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Zorg

  • Een foto van het Savant kantoor

    Het Barbapapa-model van Savant Zorg

    Flexibiliteit en veilig werken met Office 365 en Enterprise Mobility en Security Automatisering behoort werknemers niet te belemmeren bij de uitvoering van hun taken, maar hun werkzaamheden juist te vereenvoudigen. Bij Savant Zorg zijn ze daar met hulp van Cloud Life en Microsoft uitstekend in geslaagd. Joris van den Eijnden, Manager ICT en Functionaris Gegevensbescherming: […]

  • Enterprise team achieving in modern workplace.

    Zorgverlener Abrona: privacy groter dan de AVG

    Abrona nam het belang van privacy en databescherming al eerder op in zijn it-visie.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Een groep mensen die aan een tafel voor een gebouw zit

    Gratis webinar: Nieuwe werkcultuur

    We bevinden ons in een periode van buitengewone culturele en technologische veranderingen. Met de komst van nieuwe generaties op de banenmarkt verandert de werkcultuur steeds meer richting het omarmen van nieuwe ideeën en nieuwe manieren van werken. Ondertussen krijgt het begrip werkplek dankzij technologie een compleet nieuw betekenis. We werken lang niet altijd meer op […]

Klantverhalen

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

Tips

  • Je PowerPoint presentatie was nog nooit zo mooi

    Je PowerPoint presentatie was nog nooit zo mooi

    Met een Office 365-abonnement krijg je maandelijks gratis de allernieuwste features voor de Office 2016-programma’s. Deze maand hebben we een aantal nieuwe features binnen PowerPoint toegevoegd om jouw presentaties een stuk professioneler te maken. Bekijk nu PowerPoint Designer en Morph. PowerPoint Designer en Morph zijn nieuwe intelligente functies die er voor zorgen dat jouw presentaties […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]