Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

Lange e-mails zijn uitgestorven; 4 redenen waarom beknopte e-mails beter werken

Michel Bouman

Michel Bouman

Territory Channel Manager - Modern Workplace, Data & A.I.

Leestijd, 3 min.

Van Michel Bouman (Microsoft Nederland) zul je nooit een lange e-mail ontvangen. Hij wil zich vooral richten op zijn werk en niet vervallen in een situatie waar mail zijn dagtaak is. Hij houdt een pleidooi voor het schrijven van beknoptere e-mails en legt ons in vier redenen uit waarom iedereen dat zou moeten doen.  

Zo’n dertien jaar geleden ontmoette ik mijn vrouw. Als we niet samen waren dan sms-te en belden we er op los. Destijds zat ik ook wel eens voor het werk in het buitenland en communiceren vanuit het buitenland was toen nog duurder dan dat het nu is. Onze oplossing? E-mail!

Alinea na alinea schreven we weg over hoe erg we elkaar mistten en hoe we niet konden wachten om elkaar weer te zien (let wel; ik zat vaak niet langer dan vier a vijf dagen net over de grens bij onze zuiderburen, maar ach…). E-mails waren de nieuwe brieven, maar dan zonder envelop met postzegel of doorgelekt inkt van een regenbui.

Fast-forward, 13 jaar later, ik kom net terug van een reis naar onze Worldwide Partner Conference in de Verenigde Staten. Communiceren met mijn vrouw ging niet via e-mail. In korte berichtjes, via WhatsApp, hielden we elkaar op de hoogte van de ontwikkelingen in de VS en aan het thuisfront en op Instagram konden mijn vrienden en familie meekijken naar mijn belevenissen.

In de zakelijke wereld heeft de stortvloed aan e-mails ons profs gemaakt in het scannen (en negeren of verwijderen) van e-mails, die al dan niet direct onze aandacht weten te trekken. Sociale media maken ons een ster in zoveel mogelijk zeggen met zo weinig mogelijk karakters.

De persoonlijke, lange e-mail is uitgestorven en heeft plaats gemaakt voor korte en beknopte e-mails.

Maar waarom werkt een beknopte e-mail beter dan een lang verhaal?

1. Beknopte e-mails krijgen sneller een reactie

Een e-mail hoeft niet meer te bevatten dan (1) de reden waarom de e-mail wordt gestuurd, (2) een call-to-action en (3) een deadline op de call-to-action.

Op weg naar een meeting met mijn telefoon in mijn hand komen er twee e-mails binnen van twee verschillende collega’s. De eerste e-mail bevat de volgende woorden ‘Michel, lukt het om voor 1300u de powerpoint over Inbox zero te mailen?”. De tweede e-mail begint met een gigantische introductie van vijftien zinnen en bevat zo’n 4 alinea’s.

De lezer die als eerste goed raadt welke e-mail het snelste een reactie krijgt, die trakteer ik persoonlijk op een lunch bij Microsoft Nederland (en nee, dit is geen strikvraag).

2. Beknopte e-mails worden sneller en beter gelezen

De realiteit is dat mailboxen nog steeds uitpuilen. (Al wil ik graag geloven, dat alle lezers van mijn Inbox Zero blogs direct aan de slag zijn gegaan en trouw deze werkwijze hebben geadopteerd.) De kans dat jouw mail snel gelezen wordt is klein tenzij de ontvanger ‘on the fly’ deze kan lezen en erop kan reageren. Lange e-mails zullen in veel gevallen ‘gescand’ worden op onderwerp en een call-to-action.

3. De ontvanger heeft wel wat beters te doen

E-mail is geen doel, maar een middel. Het is een communicatie middel om snel met iemand te communiceren los van tijd, locatie en afstand. E-mail is goedkoop en e-mail is snel. E-mail is alleen op 95% van de functieprofielen van banen niet terug te vinden en laten we dat zo houden. Maak van uw mailbox geen (dag)taak.

4. Je bent niet verplicht tot een lange reactie op een lange e-mail

Ik heb weleens een wat geprikkelde reactie gekregen toen mijn antwoord op een e-mail stukken korter was dan het origineel. De verzender had duidelijk haar zien en zaligheid in de e-mail gestopt. Mijn reactie: “Super gedaan! Ben het helemaal met je eens”. Ik had uiteraard kunnen toelichten wat ik zo super en geweldig vond en hier een e-mail van 4 alinea’s aan kunnen wijden, maar dat zou zonde zijn geweest; van haar tijd en van mijn tijd.

Hoe zullen onze e-mails er over vijf jaar uitzien? En moeten we ons daar überhaupt mee bezig houden? Zal e-mail verdwijnen, worden onze e-mails nog korter of communiceren we straks digitaal alleen nog via sociale netwerken als Yammer? De tijd zal het leren

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Profiteer maximaal van Office met Office 365

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • FeedbackFruits and Teams help students focus

    FeedbackFruits and Teams help students focus

    mboRijnland achieves success with blended learning Do you want students that are more engaged in their lessons and are intrinsically more motivated?  Then follow mboRijnland’s lead. Their online, blended lessons via Teams and FeedbackFruits have had a lot of beneficial effects on students and teachers. “This is an amazing development,” says Linda de Bruin, maths […]

  • Een groep studenten voor een school

    PCOU Willibrord bepaalt de toekomst van het onderwijs door slimme automatisering

    “Het draait allemaal om lesgeven en tijd geven aan de docenten, zodat ze tijd kunnen geven aan de studenten. Als we IT eenvoudig kunnen maken, is dat mijn doel, mijn ding.” Peter Schep, ICT Manager bij PCOU Willibrord Foundation, legt uit waarom hij gelooft dat efficiënte IT centraal staat in het leren en ontwikkelen van […]

Financiële dienstverlening

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

Overheid

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land heeft geholpen om grote ambities te realiseren

    In december 2015 vatte de IJslandse regering het plan op om de digitale infrastructuur te moderniseren. Overheidsinstellingen hadden te maken met zo’n 100 leveranciers die werden beheerd door ruim 100 IT-managers, dus de opdracht was duidelijk: het beheer vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Tweeënhalf jaar later werd de […]

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

Productie

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • iemand zit aan een bureau met een laptop op tafel

    Mijn menselijk leiderschaps kompas in tijden van somberheid

    Microsoft’s Max Tchapeyou biedt een zeer persoonlijk standpunt, verwijzend naar de zes manieren waarop hij effectiever – en positiever – met zijn team heeft gewerkt.

Retail

  • man en vrouw staan in winkel

    Hoe digitaal is jouw winkelpersoneel?

    Verhoog de klantbeleving door veiliger en beter te samen werken Verkoopmedewerkers zijn het uithangbord van de retail-organisatie. Wanneer klanten goed worden geholpen in jouw winkel, is de kans zeer groot dat ze terugkomen. Wanneer deze klanten hun positieve ervaring delen met vrienden en familie worden ze een loyale ambassadeur van jouw merk. Vereiste is natuurlijk […]

  • Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • iemand zit aan een tafel en gebruikt een laptop

    Onze inzet voor privacy en beveiliging in Microsoft Teams

    Videovergaderingen zijn meer dan ooit een vast onderdeel geworden van ons dagelijks leven en werk. Mijn team en ik hier bij Microsoft hebben ons aangepast aan de nieuwe realiteit waarin we de huizen van elkaar zien, met honden, katten en andere gezinsleden. Iedereen over de hele wereld werkt, leert en maakt contact met collega’s, vrienden […]

Tips

  • 3 onmisbare tips om je verhaal tot leven te brengen met Sway

    3 onmisbare tips om je verhaal tot leven te brengen met Sway

    In dit blog geef ik je elke maand tips & tricks om optimaal van Microsoft Office gebruik te maken. Deze keer: Sway. Met Sway breng je in een mum van tijd persoonlijke verhalen, vakantiecollages en blogs tot leven. Wat doe jij met je vakantiefoto’s? Je kent het ongetwijfeld: je gaat op vakantie en komt thuis […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]