Lange e-mails zijn uitgestorven; 4 redenen waarom beknopte e-mails beter werken

Michel Bouman
Leestijd, 3 min.  

Van Michel Bouman (Microsoft Nederland) zul je nooit een lange e-mail ontvangen. Hij wil zich vooral richten op zijn werk en niet vervallen in een situatie waar mail zijn dagtaak is. Hij houdt een pleidooi voor het schrijven van beknoptere e-mails en legt ons in vier redenen uit waarom iedereen dat zou moeten doen.  

Zo’n dertien jaar geleden ontmoette ik mijn vrouw. Als we niet samen waren dan sms-te en belden we er op los. Destijds zat ik ook wel eens voor het werk in het buitenland en communiceren vanuit het buitenland was toen nog duurder dan dat het nu is. Onze oplossing? E-mail!

Alinea na alinea schreven we weg over hoe erg we elkaar mistten en hoe we niet konden wachten om elkaar weer te zien (let wel; ik zat vaak niet langer dan vier a vijf dagen net over de grens bij onze zuiderburen, maar ach…). E-mails waren de nieuwe brieven, maar dan zonder envelop met postzegel of doorgelekt inkt van een regenbui.

Fast-forward, 13 jaar later, ik kom net terug van een reis naar onze Worldwide Partner Conference in de Verenigde Staten. Communiceren met mijn vrouw ging niet via e-mail. In korte berichtjes, via WhatsApp, hielden we elkaar op de hoogte van de ontwikkelingen in de VS en aan het thuisfront en op Instagram konden mijn vrienden en familie meekijken naar mijn belevenissen.

In de zakelijke wereld heeft de stortvloed aan e-mails ons profs gemaakt in het scannen (en negeren of verwijderen) van e-mails, die al dan niet direct onze aandacht weten te trekken. Sociale media maken ons een ster in zoveel mogelijk zeggen met zo weinig mogelijk karakters.

De persoonlijke, lange e-mail is uitgestorven en heeft plaats gemaakt voor korte en beknopte e-mails.

Maar waarom werkt een beknopte e-mail beter dan een lang verhaal?

1. Beknopte e-mails krijgen sneller een reactie

Een e-mail hoeft niet meer te bevatten dan (1) de reden waarom de e-mail wordt gestuurd, (2) een call-to-action en (3) een deadline op de call-to-action.

Op weg naar een meeting met mijn telefoon in mijn hand komen er twee e-mails binnen van twee verschillende collega’s. De eerste e-mail bevat de volgende woorden ‘Michel, lukt het om voor 1300u de powerpoint over Inbox zero te mailen?”. De tweede e-mail begint met een gigantische introductie van vijftien zinnen en bevat zo’n 4 alinea’s.

De lezer die als eerste goed raadt welke e-mail het snelste een reactie krijgt, die trakteer ik persoonlijk op een lunch bij Microsoft Nederland (en nee, dit is geen strikvraag).

2. Beknopte e-mails worden sneller en beter gelezen

De realiteit is dat mailboxen nog steeds uitpuilen. (Al wil ik graag geloven, dat alle lezers van mijn Inbox Zero blogs direct aan de slag zijn gegaan en trouw deze werkwijze hebben geadopteerd.) De kans dat jouw mail snel gelezen wordt is klein tenzij de ontvanger ‘on the fly’ deze kan lezen en erop kan reageren. Lange e-mails zullen in veel gevallen ‘gescand’ worden op onderwerp en een call-to-action.

3. De ontvanger heeft wel wat beters te doen

E-mail is geen doel, maar een middel. Het is een communicatie middel om snel met iemand te communiceren los van tijd, locatie en afstand. E-mail is goedkoop en e-mail is snel. E-mail is alleen op 95% van de functieprofielen van banen niet terug te vinden en laten we dat zo houden. Maak van uw mailbox geen (dag)taak.

4. Je bent niet verplicht tot een lange reactie op een lange e-mail

Ik heb weleens een wat geprikkelde reactie gekregen toen mijn antwoord op een e-mail stukken korter was dan het origineel. De verzender had duidelijk haar zien en zaligheid in de e-mail gestopt. Mijn reactie: “Super gedaan! Ben het helemaal met je eens”. Ik had uiteraard kunnen toelichten wat ik zo super en geweldig vond en hier een e-mail van 4 alinea’s aan kunnen wijden, maar dat zou zonde zijn geweest; van haar tijd en van mijn tijd.

Hoe zullen onze e-mails er over vijf jaar uitzien? En moeten we ons daar überhaupt mee bezig houden? Zal e-mail verdwijnen, worden onze e-mails nog korter of communiceren we straks digitaal alleen nog via sociale netwerken als Yammer? De tijd zal het leren

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Profiteer maximaal van Office met Office 365

Artikelen die jou wellicht interesseren:

Productiviteit

Creativiteit en productiviteit zijn hetzelfde.

Productiviteit

Dit zijn de beste productiviteitstips van de week