Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

Lange e-mails zijn uitgestorven; 4 redenen waarom beknopte e-mails beter werken

Michel Bouman

Michel Bouman

Territory Channel Manager - Modern Workplace, Data & A.I.

Leestijd, 3 min.

Van Michel Bouman (Microsoft Nederland) zul je nooit een lange e-mail ontvangen. Hij wil zich vooral richten op zijn werk en niet vervallen in een situatie waar mail zijn dagtaak is. Hij houdt een pleidooi voor het schrijven van beknoptere e-mails en legt ons in vier redenen uit waarom iedereen dat zou moeten doen.  

Zo’n dertien jaar geleden ontmoette ik mijn vrouw. Als we niet samen waren dan sms-te en belden we er op los. Destijds zat ik ook wel eens voor het werk in het buitenland en communiceren vanuit het buitenland was toen nog duurder dan dat het nu is. Onze oplossing? E-mail!

Alinea na alinea schreven we weg over hoe erg we elkaar mistten en hoe we niet konden wachten om elkaar weer te zien (let wel; ik zat vaak niet langer dan vier a vijf dagen net over de grens bij onze zuiderburen, maar ach…). E-mails waren de nieuwe brieven, maar dan zonder envelop met postzegel of doorgelekt inkt van een regenbui.

Fast-forward, 13 jaar later, ik kom net terug van een reis naar onze Worldwide Partner Conference in de Verenigde Staten. Communiceren met mijn vrouw ging niet via e-mail. In korte berichtjes, via WhatsApp, hielden we elkaar op de hoogte van de ontwikkelingen in de VS en aan het thuisfront en op Instagram konden mijn vrienden en familie meekijken naar mijn belevenissen.

In de zakelijke wereld heeft de stortvloed aan e-mails ons profs gemaakt in het scannen (en negeren of verwijderen) van e-mails, die al dan niet direct onze aandacht weten te trekken. Sociale media maken ons een ster in zoveel mogelijk zeggen met zo weinig mogelijk karakters.

De persoonlijke, lange e-mail is uitgestorven en heeft plaats gemaakt voor korte en beknopte e-mails.

Maar waarom werkt een beknopte e-mail beter dan een lang verhaal?

1. Beknopte e-mails krijgen sneller een reactie

Een e-mail hoeft niet meer te bevatten dan (1) de reden waarom de e-mail wordt gestuurd, (2) een call-to-action en (3) een deadline op de call-to-action.

Op weg naar een meeting met mijn telefoon in mijn hand komen er twee e-mails binnen van twee verschillende collega’s. De eerste e-mail bevat de volgende woorden ‘Michel, lukt het om voor 1300u de powerpoint over Inbox zero te mailen?”. De tweede e-mail begint met een gigantische introductie van vijftien zinnen en bevat zo’n 4 alinea’s.

De lezer die als eerste goed raadt welke e-mail het snelste een reactie krijgt, die trakteer ik persoonlijk op een lunch bij Microsoft Nederland (en nee, dit is geen strikvraag).

2. Beknopte e-mails worden sneller en beter gelezen

De realiteit is dat mailboxen nog steeds uitpuilen. (Al wil ik graag geloven, dat alle lezers van mijn Inbox Zero blogs direct aan de slag zijn gegaan en trouw deze werkwijze hebben geadopteerd.) De kans dat jouw mail snel gelezen wordt is klein tenzij de ontvanger ‘on the fly’ deze kan lezen en erop kan reageren. Lange e-mails zullen in veel gevallen ‘gescand’ worden op onderwerp en een call-to-action.

3. De ontvanger heeft wel wat beters te doen

E-mail is geen doel, maar een middel. Het is een communicatie middel om snel met iemand te communiceren los van tijd, locatie en afstand. E-mail is goedkoop en e-mail is snel. E-mail is alleen op 95% van de functieprofielen van banen niet terug te vinden en laten we dat zo houden. Maak van uw mailbox geen (dag)taak.

4. Je bent niet verplicht tot een lange reactie op een lange e-mail

Ik heb weleens een wat geprikkelde reactie gekregen toen mijn antwoord op een e-mail stukken korter was dan het origineel. De verzender had duidelijk haar zien en zaligheid in de e-mail gestopt. Mijn reactie: “Super gedaan! Ben het helemaal met je eens”. Ik had uiteraard kunnen toelichten wat ik zo super en geweldig vond en hier een e-mail van 4 alinea’s aan kunnen wijden, maar dat zou zonde zijn geweest; van haar tijd en van mijn tijd.

Hoe zullen onze e-mails er over vijf jaar uitzien? En moeten we ons daar überhaupt mee bezig houden? Zal e-mail verdwijnen, worden onze e-mails nog korter of communiceren we straks digitaal alleen nog via sociale netwerken als Yammer? De tijd zal het leren

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Profiteer maximaal van Office met Office 365

Educatie

  • Children, students in classroom playing Minecraft on Surface Go. Contextual education.

    Hoe kan je verandering duurzaam maken?

    De maatschappij heeft in korte termijn een enorme veerkracht en veranderingsbekwaamheid getoond. Een mooi voorbeeld is hoe scholen in razendsnel tempo naar lesgeven op afstand zijn overgeschakeld om het onderwijs zo goed mogelijk te continueren. Lees in deze blog praktische instructies om de verandering duurzaam te maken, zodat we ervoor zorgen dat we de geleerde […]

  • Surface in de klas

    Besteed je tijd aan je leerlingen en niet aan administratie

    Als docent weet je, net als andere Nederlanders, niet beter dan dat je privé de meeste zaken online regelt. Toch lijken de meeste klaslokalen uit een ander tijdperk te komen. Pen en papier is vaak nog aan de orde van de dag en administratieve processen duren vaak langer dan zou moeten. Niet heel efficiënt, helemaal […]

Finance

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • Een man loopt op de voorgrond door een groot gebouw

    Werkt jouw device voor jou, of andersom?

    Het draaien van een financiële rapportage, het inzien van klantdata of het identificeren van een investeringskans is onderdeel van jouw dagelijks werk. En hoewel je hier technologie voor nodig hebt, moet dit vooral ondersteunend zijn. Niets is zo frustrerend als minuten wachten op je desk- of laptop die de zwaarte van jouw financiële pakket niet […]

Government

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

  • Ondersteuning voor non-profits en NGO’s

    Ondersteuning voor non-profits en NGO’s

    Nu COVID-19 wereldwijd gevolgen heeft, speelt technologie een cruciale rol bij de dagelijkse ondersteuning van mensen en organisaties. Bedrijven over de hele wereld gaan thuis en op afstand werken. Deze veranderende werksituatie zien we ook bij non-profit- en internationale organisaties als de Verenigde Naties, die in de frontlinie essentiële ondersteuning bieden aan hun lokale gemeenschappen. […]

Manufacturing

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouw moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

  • man en vrouw staan in winkel

    Hoe digitaal is jouw winkelpersoneel?

    Verhoog de klantbeleving door veiliger en beter te samen werken Verkoopmedewerkers zijn het uithangbord van de retail-organisatie. Wanneer klanten goed worden geholpen in jouw winkel, is de kans zeer groot dat ze terugkomen. Wanneer deze klanten hun positieve ervaring delen met vrienden en familie worden ze een loyale ambassadeur van jouw merk. Vereiste is natuurlijk […]

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Zorg

  • Een vrouw met Surface laptop

    5 redenen waarom mobiele devices onmisbaar zijn in de zorg

    Het werk in de zorg wordt steeds digitaler. Patiëntgegevens worden online bewaard, zodat ze altijd en overal beschikbaar zijn voor zorgverleners. Handig als je veel onderweg bent, want dan heb je altijd de actuele status van cliënten of patiënten tot je beschikking. Maar hoe heb je toegang tot die gegevens? Een loodzware laptop meesjouwen is […]

  • Gebouw van Noordwest Ziekenhuisgroep

    Noordwest Ziekenhuisgroep: een nieuw tijdperk in virtuele gezondheidszorg

    “Ik ben eigenlijk vrij bescheiden, ik schep niet graag op over mijn prestaties. Maar in dit geval wil ik graag een uitzondering maken. Ik wil de hele wereld vertellen wat we hebben gedaan.” Ed de Myttenaere, CIO bij de Noordwest Ziekenhuisgroep in Nederland, breekt steeds vaker met tradities. Als reactie op de COVID-19-uitbraak heeft zijn […]