Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Surface Studio in een kantoor
Leestijd, 3 min.

Welke organisatie heeft hem niet? De F: schijf. Fileservers komen nog in grote getallen voor en bevatten vaak veel vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Elke medewerker heeft een persoonlijk mapje en kan daar naar hartenlust informatie opslaan. Ook medewerkers die inmiddels de organisatie hebben verlaten hebben vaak nog een vergeten mapje op de F: schijf.

Naast de persoonlijke mappen zijn er ook nog de mappen per afdeling. Marketing, verkoop, OR en HR hebben zo hun eigen plekje waar ze documenten opslaan om binnen de afdeling te delen. Daarnaast is erg nog een legio aan mappen die gaan over projecten, klanten en activiteiten. De meeste mappen hebben ook weer sub-mappen en weet uiteindelijk niemand meer wat er precies in al die mappen is opgeslagen. Dit is niet alleen onhandig maar geeft ook de nodige kopzorgen rond security en compliance. Staan er in al die mappen bestanden die mogelijk privacygevoelige informatie bevatten. Dit heeft niet alleen betrekking op informatie van buiten maar ook zeer van toepassing op de interne medewerkers. De eerste stap die gemaakt moet worden binnen de AVG is het kunnen bepalen welke privacygevoelige informatie er is opgeslagen en wie er toegang tot hebben of hebben gehad.

Je kunt met een zoekopdracht over de fileserver zoeken naar bepaalde woorden die kunnen duiden op privacygevoelige informatie maar dat geeft een enorme lijst van bestanden waarmee je eigenlijk niet zoveel kunt doen. Je moet dus aan de slag met betere tools om dit goed te kunnen inventariseren.

Met de Microsoft Discovery Toolkit kan je de fileserver doorzoeken en die resultaten worden opgeslagen in een SQL database, je kunt ook meteen data classificatie en labels toekennen aan bestanden die extra beschermt moeten worden.

Waar zet ik wat neer?

Een fileserver is dus erg onhandig als je wilt voldoen aan de AVG het gaat immers niet alleen op de reeds opgeslagen informatie maar ook om alle bestanden die nog gemaakt gaan worden. Een Excelspreadsheet met bijvoorbeeld NAW-gegevens is de meest voorkomende bron met privacygevoelige informatie maar ook CVs van kandidaten binnen een sollicitatieproces vallen onder deze categorie.

De persoonlijke mappen
Verhuis deze naar OneDrive for Business. Op het moment dat de bestanden in OneDrive FB staan kan je afdwingen hoe deze bestanden gedeeld en beveiligd kunnen worden. Elke gebruikers van Office 365 heeft een OneDrive FB van minimaal 1TB.

De afdelingsmappen
Verplaats deze informatie naar een SharePoint Online library, Ook hier kan je het juiste niveau van beveiliging instellen. Zowel bij OneDrive als SharePoint zijn er uitgebreide mogelijkheden om invulling te kunnen geven aan de AVG. Wie heeft er toegang gehad tot de documenten, wat is er gedeeld en met wie. Wordt de informatie goed beveiligd, voorzien van de juiste classificatie labels en worden de juiste bewaartermijnen in achtgenomen.

Projecten en andere activiteiten
Sla de informatie op in Microsoft Teams. Teams is volledig geïntegreerd met de compliance mogelijkheden van Office 365.

Historische data en wat er nog overblijft
In de voorbereiding om compliant te worden met de AVG is er ook een moment van het weggooien van informatie en wat moet ik bewaren. Het moment voor een grote schoonmaak. Informatie die je moet bewaren maar niet altijd direct beschikbaar moet zijn kan je op verschillende manieren verwerken.

Binnen SharePoint online hebben we de mogelijkheid om Storage voor eDiscovery toe te voegen. Je kunt vervolgens de informatie van de fileshare of informatie uit andere systemen in deze omgeving uploaden en met de eDiscovery mogelijkheden van Office 365 door deze informatie zoeken.

Heb je nu grote hoeveelheden data dan is het verstandiger om dit op te slaan in een Azure Storage blob en deze te doorzoeken met advanced eDiscovery. Heb je een fileserver en je wilt hulp bij compliant worden met de AVG dan hebben we verschillende partners die jou kunnen helpen met de migratie naar Office 365.

Gratis eBook: Vijf manieren om je bedrijf te beveiligen, en succesvol te worden

Ontvang onze gratis handleiding voor zakelijk succes en bedrijfsbeveiliging

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Financiële dienstverlening

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

Retail

  • AVG en de detailhandel: Vier AVG-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    AVG en de detailhandel: Vier AVG-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

      Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de AVG-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evalueren “Hoe weet ik waarmee ik al voldoe aan de vereisten en waarop ik me nu moet richten?” Dit is één van de meest gestelde vragen van detailhandelaren over de AVG. Het is ook één van […]

  • Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Succesvolle retailers hebben terugkerende klanten, groeiende marges en een accurate bevoorrading dankzij inzet van data. Wil jij dat ook? Breek dan bestaande datasilo’s af, bouw een data-gestuurd operating model en stop met hadnmatige data-analyse! Kunstmatige intelligentie (AI) geeft je nu grip op de resultaten van morgen. Met onze technologie, ons netwerk, training en een geïntegreerd […]

Zorg

  • Een operatieteam in actie

    Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

    In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt. Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen […]

  • Een foto van het Savant kantoor

    Het Barbapapa-model van Savant Zorg

    Flexibiliteit en veilig werken met Office 365 en Enterprise Mobility en Security Automatisering behoort werknemers niet te belemmeren bij de uitvoering van hun taken, maar hun werkzaamheden juist te vereenvoudigen. Bij Savant Zorg zijn ze daar met hulp van Cloud Life en Microsoft uitstekend in geslaagd. Joris van den Eijnden, Manager ICT en Functionaris Gegevensbescherming: […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • een landweg tussen akkers

    Hoe ProMobility duurzame voordelen van samenwerkingstechnologie heeft ontdekt

    Net als veel andere bedrijven over de hele wereld heeft de Nederlandse autoleasemaatschappij ProMobility zich in deze onzekere tijden moeten aanpassen: de medewerkers van het bedrijf werken sinds half maart 2020 op afstand vanuit hun huis. Maar volgens Dick Dekker, mede-oprichter en directeur van het kantoor van ProMobility in Zaanstad (ten noorden van Amsterdam), hebben […]

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • een groep mensen kijkt naar een laptop

    Je bedrijf beveiligen als je medewerkers vanuit huis werken 

    In deze tijden staat cyberbeveiliging misschien niet bovenaan onze lijst met prioriteiten. Het is wel belangrijk om je bewust te zijn van het gevaar dat de overstap van werken op locatie naar werken op afstand vormt voor organisaties over de hele wereld. Nu we allemaal snel samenwerkingsservices in de cloud implementeren om thuiswerkende medewerkers te […]

Tips

  • 6 tips om alles uit een vergadering te halen

    6 tips om alles uit een vergadering te halen

    Als je eenmaal op ‘accept’ hebt gedrukt in een Outlook-uitnodiging, dan wordt er van je verwacht dat je deelneemt aan de vergadering. Hoeveel vergaderingen heb jij de afgelopen week bijgewoond? En hoeveel van deze vergaderingen vond je zonde van je tijd? Je kunt er dus maar beter het maximale uithalen. Deze zes tips helpen hierbij. […]

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]