Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Surface Studio in een kantoor
Leestijd, 3 min.

Welke organisatie heeft hem niet? De F: schijf. Fileservers komen nog in grote getallen voor en bevatten vaak veel vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Elke medewerker heeft een persoonlijk mapje en kan daar naar hartenlust informatie opslaan. Ook medewerkers die inmiddels de organisatie hebben verlaten hebben vaak nog een vergeten mapje op de F: schijf.

Naast de persoonlijke mappen zijn er ook nog de mappen per afdeling. Marketing, verkoop, OR en HR hebben zo hun eigen plekje waar ze documenten opslaan om binnen de afdeling te delen. Daarnaast is erg nog een legio aan mappen die gaan over projecten, klanten en activiteiten. De meeste mappen hebben ook weer sub-mappen en weet uiteindelijk niemand meer wat er precies in al die mappen is opgeslagen. Dit is niet alleen onhandig maar geeft ook de nodige kopzorgen rond security en compliance. Staan er in al die mappen bestanden die mogelijk privacygevoelige informatie bevatten. Dit heeft niet alleen betrekking op informatie van buiten maar ook zeer van toepassing op de interne medewerkers. De eerste stap die gemaakt moet worden binnen de AVG is het kunnen bepalen welke privacygevoelige informatie er is opgeslagen en wie er toegang tot hebben of hebben gehad.

Je kunt met een zoekopdracht over de fileserver zoeken naar bepaalde woorden die kunnen duiden op privacygevoelige informatie maar dat geeft een enorme lijst van bestanden waarmee je eigenlijk niet zoveel kunt doen. Je moet dus aan de slag met betere tools om dit goed te kunnen inventariseren.

Met de Microsoft Discovery Toolkit kan je de fileserver doorzoeken en die resultaten worden opgeslagen in een SQL database, je kunt ook meteen data classificatie en labels toekennen aan bestanden die extra beschermt moeten worden.

Waar zet ik wat neer?

Een fileserver is dus erg onhandig als je wilt voldoen aan de AVG het gaat immers niet alleen op de reeds opgeslagen informatie maar ook om alle bestanden die nog gemaakt gaan worden. Een Excelspreadsheet met bijvoorbeeld NAW-gegevens is de meest voorkomende bron met privacygevoelige informatie maar ook CVs van kandidaten binnen een sollicitatieproces vallen onder deze categorie.

De persoonlijke mappen
Verhuis deze naar OneDrive for Business. Op het moment dat de bestanden in OneDrive FB staan kan je afdwingen hoe deze bestanden gedeeld en beveiligd kunnen worden. Elke gebruikers van Office 365 heeft een OneDrive FB van minimaal 1TB.

De afdelingsmappen
Verplaats deze informatie naar een SharePoint Online library, Ook hier kan je het juiste niveau van beveiliging instellen. Zowel bij OneDrive als SharePoint zijn er uitgebreide mogelijkheden om invulling te kunnen geven aan de AVG. Wie heeft er toegang gehad tot de documenten, wat is er gedeeld en met wie. Wordt de informatie goed beveiligd, voorzien van de juiste classificatie labels en worden de juiste bewaartermijnen in achtgenomen.

Projecten en andere activiteiten
Sla de informatie op in Microsoft Teams. Teams is volledig geïntegreerd met de compliance mogelijkheden van Office 365.

Historische data en wat er nog overblijft
In de voorbereiding om compliant te worden met de AVG is er ook een moment van het weggooien van informatie en wat moet ik bewaren. Het moment voor een grote schoonmaak. Informatie die je moet bewaren maar niet altijd direct beschikbaar moet zijn kan je op verschillende manieren verwerken.

Binnen SharePoint online hebben we de mogelijkheid om Storage voor eDiscovery toe te voegen. Je kunt vervolgens de informatie van de fileshare of informatie uit andere systemen in deze omgeving uploaden en met de eDiscovery mogelijkheden van Office 365 door deze informatie zoeken.

Heb je nu grote hoeveelheden data dan is het verstandiger om dit op te slaan in een Azure Storage blob en deze te doorzoeken met advanced eDiscovery. Heb je een fileserver en je wilt hulp bij compliant worden met de AVG dan hebben we verschillende partners die jou kunnen helpen met de migratie naar Office 365.

Gratis eBook: Vijf manieren om je bedrijf te beveiligen, en succesvol te worden

Ontvang onze gratis handleiding voor zakelijk succes en bedrijfsbeveiliging

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • students behind desk with laptop

    5x Microsoft Office 365 tips voor studenten

    Of het nu gaat om een presentatie in PowerPoint, een verslag in Word of aantekeningen in OneNote; als student kan je Office 365 bijna niet meer wegdenken. En de applicaties zitten ook vol handige functionaliteiten, die je waarschijnlijk nog niet kent! We zetten in dit artikel 5 slimme Office 365 tips op een rijtje.  Tip #1 – Typen? […]

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

Financiële dienstverlening

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • een mens die zich voor een computer bevindt

    Sneller en efficiënter burgers van dienst zijn dankzij Power Apps

    De samenleving maakt een digitale groeispurt door en overheidsinstellingen moeten aan de nieuwe verwachtingen van burgers voldoen. Een interne gestroomlijnde, digitale organisatie, beslissen op basis van data en een 24/7 persoonlijke dienstverlening zijn een must. Dat vraagt om snelle digitale innovatie. Met een nieuw software platform lukt dat nu veel sneller en goedkoper. We doen […]

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

Productie

  • Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

  • Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Zorg

  • een mens met een tablet in een stockroom

    De zorg sneller ontzorgen met het Power Platform

    De vergrijzing, hoge administratieve druk én COVID-19 maken het de zorg niet gemakkelijk. Het digitaliseren van allerlei processen helpt de zorg efficiënter en laagdrempeliger aan te bieden. Dankzij een software revolutie automatiseer je nu veel sneller en tegen lagere kosten. Hierdoor gaat de zorg de uitdagingen effectief te lijf en houden we Nederland geestelijk en […]

  • iemand die eten bereidt in een keuken

    Humanitas-DMH geeft belangrijkste medewerkers meer mogelijkheden met beveiligde digitale ondersteuning

    "Het is ons doel om een omgeving te creëren waarin mensen met mentale beperkingen zich veilig, vertrouwd en gelukkig voelen." Marcella van Kraaij, adviseur digitale transformatie bij de Nederlandse zorgverlener Humanitas-DMH, bespreekt de kerndoelen van haar organisatie en hoe haar team deze behaalt met behulp van technologie die sinds kort in gebruik is. Elke dag […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Een operatieteam in actie

    Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

    In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt. Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen […]

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

Tips

  • 5 tips voor orde in de chaos van je mailbox

    5 tips voor orde in de chaos van je mailbox

    In dit blog geef ik je elke maand tips & tricks om Microsoft Office optimaal te gebruiken. Deze keer: E-mail. Het is een van de belangrijkste communicatiemiddelen van vandaag, maar het veroorzaakt daarbij nogal wat chaos. Lees daarom deze tips om zowel je mailbox als je hoofd iets leger te maken. Een leger hoofd begint […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]