Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Surface Studio in een kantoor
Leestijd, 3 min.

Welke organisatie heeft hem niet? De F: schijf. Fileservers komen nog in grote getallen voor en bevatten vaak veel vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Elke medewerker heeft een persoonlijk mapje en kan daar naar hartenlust informatie opslaan. Ook medewerkers die inmiddels de organisatie hebben verlaten hebben vaak nog een vergeten mapje op de F: schijf.

Naast de persoonlijke mappen zijn er ook nog de mappen per afdeling. Marketing, verkoop, OR en HR hebben zo hun eigen plekje waar ze documenten opslaan om binnen de afdeling te delen. Daarnaast is erg nog een legio aan mappen die gaan over projecten, klanten en activiteiten. De meeste mappen hebben ook weer sub-mappen en weet uiteindelijk niemand meer wat er precies in al die mappen is opgeslagen. Dit is niet alleen onhandig maar geeft ook de nodige kopzorgen rond security en compliance. Staan er in al die mappen bestanden die mogelijk privacygevoelige informatie bevatten. Dit heeft niet alleen betrekking op informatie van buiten maar ook zeer van toepassing op de interne medewerkers. De eerste stap die gemaakt moet worden binnen de AVG is het kunnen bepalen welke privacygevoelige informatie er is opgeslagen en wie er toegang tot hebben of hebben gehad.

Je kunt met een zoekopdracht over de fileserver zoeken naar bepaalde woorden die kunnen duiden op privacygevoelige informatie maar dat geeft een enorme lijst van bestanden waarmee je eigenlijk niet zoveel kunt doen. Je moet dus aan de slag met betere tools om dit goed te kunnen inventariseren.

Met de Microsoft Discovery Toolkit kan je de fileserver doorzoeken en die resultaten worden opgeslagen in een SQL database, je kunt ook meteen data classificatie en labels toekennen aan bestanden die extra beschermt moeten worden.

Waar zet ik wat neer?

Een fileserver is dus erg onhandig als je wilt voldoen aan de AVG het gaat immers niet alleen op de reeds opgeslagen informatie maar ook om alle bestanden die nog gemaakt gaan worden. Een Excelspreadsheet met bijvoorbeeld NAW-gegevens is de meest voorkomende bron met privacygevoelige informatie maar ook CVs van kandidaten binnen een sollicitatieproces vallen onder deze categorie.

De persoonlijke mappen
Verhuis deze naar OneDrive for Business. Op het moment dat de bestanden in OneDrive FB staan kan je afdwingen hoe deze bestanden gedeeld en beveiligd kunnen worden. Elke gebruikers van Office 365 heeft een OneDrive FB van minimaal 1TB.

De afdelingsmappen
Verplaats deze informatie naar een SharePoint Online library, Ook hier kan je het juiste niveau van beveiliging instellen. Zowel bij OneDrive als SharePoint zijn er uitgebreide mogelijkheden om invulling te kunnen geven aan de AVG. Wie heeft er toegang gehad tot de documenten, wat is er gedeeld en met wie. Wordt de informatie goed beveiligd, voorzien van de juiste classificatie labels en worden de juiste bewaartermijnen in achtgenomen.

Projecten en andere activiteiten
Sla de informatie op in Microsoft Teams. Teams is volledig geïntegreerd met de compliance mogelijkheden van Office 365.

Historische data en wat er nog overblijft
In de voorbereiding om compliant te worden met de AVG is er ook een moment van het weggooien van informatie en wat moet ik bewaren. Het moment voor een grote schoonmaak. Informatie die je moet bewaren maar niet altijd direct beschikbaar moet zijn kan je op verschillende manieren verwerken.

Binnen SharePoint online hebben we de mogelijkheid om Storage voor eDiscovery toe te voegen. Je kunt vervolgens de informatie van de fileshare of informatie uit andere systemen in deze omgeving uploaden en met de eDiscovery mogelijkheden van Office 365 door deze informatie zoeken.

Heb je nu grote hoeveelheden data dan is het verstandiger om dit op te slaan in een Azure Storage blob en deze te doorzoeken met advanced eDiscovery. Heb je een fileserver en je wilt hulp bij compliant worden met de AVG dan hebben we verschillende partners die jou kunnen helpen met de migratie naar Office 365.

Gratis eBook: Vijf manieren om je bedrijf te beveiligen, en succesvol te worden

Ontvang onze gratis handleiding voor zakelijk succes en bedrijfsbeveiliging

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een vrouw zit aan een tafel en gebruikt een laptop

    VSNU: coördinatie van de digitale transformatie van alle Nederlandse universiteiten in één weekend

    “Wat we tijdens deze crisis hebben geleerd, is dat nieuwe technologie niet alleen verandert hoe je werkt, maar ook de mensen en de cultuur verandert. Daarbij heeft iedereen ondersteuning nodig.” Reinout van Brakel, Domeinleider Accountability bij de Vereniging van Universiteiten in Nederland (VSNU), vertelt over de grote rol die technologie speelt bij de noodzakelijke aanpassingen […]

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

Financiële dienstverlening

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Overheid

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land heeft geholpen om grote ambities te realiseren

    In december 2015 vatte de IJslandse regering het plan op om de digitale infrastructuur te moderniseren. Overheidsinstellingen hadden te maken met zo’n 100 leveranciers die werden beheerd door ruim 100 IT-managers, dus de opdracht was duidelijk: het beheer vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Tweeënhalf jaar later werd de […]

Productie

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

  • Foto van iemand die van achteren gezien wordt terwijl hij een Teams-vergadering bijwoont met 2 collega's waarbij een stof voor meubels wordt besproken.

    Zuiver: ondersteuning van de bedrijfsvoering en cultuur door middel van technologie

    “Sinds de verhuizing naar de cloud gelden er geen beperkingen meer. Zonder deze technologie hadden we de groei die we nu hebben zeker niet gezien.” Jaap Landsaat, CFO en Head of IT bij de Nederlandse meubelontwerper Zuiver, vertelt over de diepgaande impact die technologie heeft gehad op het bedrijf waarvan hij meer dan twintig jaar […]

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Technologie voor de ultieme fine dining ervaring

    Technologie voor de ultieme fine dining ervaring

    Fine dining draait om de kleinste details. Het kennen van je gasten en inspelen op hun verwachtingen is van groot belang. Dit is immers hoe je een voorsprong krijgt op de concurrentie. Daarnaast is het belangrijk dat je personeel kan doen waar het goed in is. De chef bereidt de mooiste gerechten, de sommelier selecteert […]

Partners

  • Office 365 – Partner of Record

    Office 365 – Partner of Record

      In deze blog post leggen we uit hoe je als Microsoft Partner er voor kunt zorgen dat je in de Office 365 omgeving van je klant staat vermeld als Partner of Record en waarom dat handig is.   1) Log in op de Office 365 omgeving van de klant. 2) Klik links op het […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • twee collega's aan het werk op kantoor

    De AVG is een feit: wat te doen als je nog niet zo ver bent?

    De Algemene Verordening Gegevensbescherming is vanaf vrijdag 25 mei volledig van kracht. Sommige organisaties zijn er al langer meer bezig en hebben al veel gedaan, andere zijn net gestart. Onderzoek wijst uit dat iets minder dan de helft van de Nederlandse organisaties nog niet echt klaar is. Dat is sinds ons eigen onderzoek in december […]

Tips

  • A woman holding a white mug

    Thuis werken. Wat ik heb geleerd als early adopter.

    Je kunt me wel een ‘early adopter’ van werken op afstand noemen. Zo’n 15 jaar geleden was ik verantwoordelijk voor mobiliteit en convergentie bij een groot telecombedrijf toen die concepten nog in de kinderschoenen stonden. Ik besloot om de daad bij het woord te voegen en zo vaak mogelijk op afstand te werken. Ik weigerde […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]