Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

6 tips om alles uit een vergadering te halen

Michel Bouman

Michel Bouman

Channel Sales Microsoft Teams

Leestijd, 3 min.

Als je eenmaal op ‘accept’ hebt gedrukt in een Outlook-uitnodiging, dan wordt er van je verwacht dat je deelneemt aan de vergadering. Hoeveel vergaderingen heb jij de afgelopen week bijgewoond? En hoeveel van deze vergaderingen vond je zonde van je tijd? Je kunt er dus maar beter het maximale uithalen. Deze zes tips helpen hierbij.

Tip 1: Bereid je goed voor

Er is weinig zo irritant als een onvoorbereide vergadering. Zonde voor jou en je collega’s om daar tijd aan te verspillen. Zorg er dan ook altijd voor dat je goed voorbereid bent. Staan er actiepunten voor jou op de agenda? Zorg ervoor dat je hier iets nuttigs over te zeggen hebt. Heeft de organisator helemaal geen agenda meegestuurd, ga hier dan pro-actief achteraan.

Tip 2: Bepaal vooraf wat je doelen zijn

Ik probeer uit elke vergadering iets te halen waardoor ik mijn werk beter kan doen. Probeer vooraf te bepalen met welk doel je naar de meeting gaat. Dit kan een akkoord zijn op een project, kennismaking met een (nieuwe) collega of stakeholder, het opdoen van nieuwe kennis etc.

Krijg je vooraf al het idee dat er niets voor jou uit de vergadering te halen valt, dan is het niet raar om de organisator te vragen waarom je uitgenodigd bent.

Tip 3: Sluit alles af (behalve OneNote)

Het is moeilijk om je aandacht bij één onderwerp te houden, want onze hersenen worden constant geprikkeld. Als je tijdens de vergadering je mailbox open houdt, dan durf ik te wedden dat je binnen de kortste keren bent afgeleid. Daardoor behaal je je gestelde doelen niet en dat zou zonde zijn. Bovendien is het niet eerlijk tegenover je collega die graag zijn of haar verhaal wil overbrengen. Sluit daarom alle openstaande apps en documenten.

Als je aantekeningen wilt maken, kun je OneNote natuurlijk wel open houden. Dit is de tool om dit mee te doen en het mooie is dat deze aantekeningen direct op al je apparaten gesynchroniseerd worden.

Tip 4: Laat je horen

Niet iedereen treedt graag op voorgrond en dat is prima, maar zorg wel dat je van je laat horen. Wie weet is jouw input wel de sleutel tot het succes van de vergadering? Als je bang bent overrompeld door die ene collega te worden, noteer dan voor de meeting alvast een paar vragen of standpunten.

Tip 5: Geef feedback

Erger je je al enige tijd aan de opzet van een wekelijkse vergadering? Kost de meeting meer energie dan hij oplevert? Dan is het tijd om er wat van te zeggen. Laat de organisator tijdig weten wat je ervan vindt, zodat er iets mee gedaan kan worden vóór de volgende meeting.

Tip 6: Na de meeting: Pak acties zo snel mogelijk op

Hoe verser een vergadering in je geheugen ligt, des te sneller je in staat bent de acties op te volgen.
Wacht hier dan ook niet te lang mee en pak aan jou toegekende acties zo snel mogelijk op.
Heb je erg veel acties op je lijstje? Is het lastig deze te prioritiseren? Hou dan deze pagina in de gaten voor meer tips.

Het belangrijkste wat ik je wil meegeven, is dat er bij jou een verantwoordelijkheid ligt om het maximale uit een vergadering te halen. Jij ‘offert’ immers je kostbare aandacht en tijd op om ergens in een ruimte te gaan zitten en te overleggen met collega’s en klanten. Dan kun je die tijd en aandacht maar beter goed besteden.

Koop Office 365

Profiteer maximaal van Office met Office 365 Consumer

Probeer Office 365 gratis

Probeer het gratis uit en werk overal, op elk apparaat plus 1 TB OneDrive-opslag.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • Jouw Microsoft 365 onderwijs-cloud kan niet zonder extra back-up

    Jouw Microsoft 365 onderwijs-cloud kan niet zonder extra back-up

    Onderwijs is steeds vaker online, waardoor de hoeveelheid data van onderwijsinstellingen explosief toeneemt. Helaas stijgt ook het aantal geslaagde ransomware-aanvallen. Als het mis gaat, moet je weer snel bij je data kunnen zodat de lessen kunnen doorgaan. Hoe zorg je dat je je gegevens veilig bewaart en back-upt zodat je klaar bent voor het geval […]

  • een vrouw gebruikt een laptop

    Ontdek hoe je beter onderwijs biedt met ‘blended learning’

    Sinds de COVID-19 uitbraak hebben onze onderwijsklanten geweldige dingen gedaan om leerlingen en studenten bij de les te houden terwijl ze van thuis leren. Leraren, leerlingen en studenten hebben in een moeilijke tijd enorme veerkracht laten zien, van eLearning-innovaties tot manieren om je beter te voelen met foto- en kookwedstrijden. Onderwijsinstellingen hebben de grote waarde […]

Financiële dienstverlening

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

Productie

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouw moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

Retail

Zorg

  • logo

    Waarom vertrouwen de belangrijkste factor is in de digitale transformatie van de gezondheidszorg

    Al wekenlang ging mijn telefoon bijna constant over. En nu weer.  “Veronica”, zei de beller, “we hebben een idee!”  Ik wist meteen wie het was: ik ken Carlo Tacchetti al bijna net zo lang als ik bij Microsoft werk. Hij is een hoogleraar aan de Vita-Salute San Raffaele Universiteit en de directeur van het Experimentele Imaging Centrum van IRCCS San Raffaele, een van […]

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Sterft de traditionele accountant uit door digitalisering?

    Sterft de traditionele accountant uit door digitalisering?

    In een veelbesproken onderzoek uit 2013 stellen de Oxford-economen Carl Frey en Michael Osborne dat accountants en auditors vrijwel zeker zwaar geraakt gaan worden door de digitale revolutie. Met een score van 0,94 op een schaal van 0 tot 1 staan zij hoog in de ranglijst van digitaal bedreigde beroepen, samen met winkelpersoneel en telemarketeers. […]

Klantverhalen

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

Tips

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]