Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 3 min.

Als je eenmaal op ‘accept’ hebt gedrukt in een Outlook-uitnodiging, dan wordt er van je verwacht dat je deelneemt aan de vergadering. Hoeveel vergaderingen heb jij de afgelopen week bijgewoond? En hoeveel van deze vergaderingen vond je zonde van je tijd? Je kunt er dus maar beter het maximale uithalen. Deze zes tips helpen hierbij.

Tip 1: Bereid je goed voor

Er is weinig zo irritant als een onvoorbereide vergadering. Zonde voor jou en je collega’s om daar tijd aan te verspillen. Zorg er dan ook altijd voor dat je goed voorbereid bent. Staan er actiepunten voor jou op de agenda? Zorg ervoor dat je hier iets nuttigs over te zeggen hebt. Heeft de organisator helemaal geen agenda meegestuurd, ga hier dan pro-actief achteraan.

Tip 2: Bepaal vooraf wat je doelen zijn

Ik probeer uit elke vergadering iets te halen waardoor ik mijn werk beter kan doen. Probeer vooraf te bepalen met welk doel je naar de meeting gaat. Dit kan een akkoord zijn op een project, kennismaking met een (nieuwe) collega of stakeholder, het opdoen van nieuwe kennis etc.

Krijg je vooraf al het idee dat er niets voor jou uit de vergadering te halen valt, dan is het niet raar om de organisator te vragen waarom je uitgenodigd bent.

Tip 3: Sluit alles af (behalve OneNote)

Het is moeilijk om je aandacht bij één onderwerp te houden, want onze hersenen worden constant geprikkeld. Als je tijdens de vergadering je mailbox open houdt, dan durf ik te wedden dat je binnen de kortste keren bent afgeleid. Daardoor behaal je je gestelde doelen niet en dat zou zonde zijn. Bovendien is het niet eerlijk tegenover je collega die graag zijn of haar verhaal wil overbrengen. Sluit daarom alle openstaande apps en documenten.

Als je aantekeningen wilt maken, kun je OneNote natuurlijk wel open houden. Dit is de tool om dit mee te doen en het mooie is dat deze aantekeningen direct op al je apparaten gesynchroniseerd worden.

Tip 4: Laat je horen

Niet iedereen treedt graag op voorgrond en dat is prima, maar zorg wel dat je van je laat horen. Wie weet is jouw input wel de sleutel tot het succes van de vergadering? Als je bang bent overrompeld door die ene collega te worden, noteer dan voor de meeting alvast een paar vragen of standpunten.

Tip 5: Geef feedback

Erger je je al enige tijd aan de opzet van een wekelijkse vergadering? Kost de meeting meer energie dan hij oplevert? Dan is het tijd om er wat van te zeggen. Laat de organisator tijdig weten wat je ervan vindt, zodat er iets mee gedaan kan worden vóór de volgende meeting.

Tip 6: Na de meeting: Pak acties zo snel mogelijk op

Hoe verser een vergadering in je geheugen ligt, des te sneller je in staat bent de acties op te volgen.
Wacht hier dan ook niet te lang mee en pak aan jou toegekende acties zo snel mogelijk op.
Heb je erg veel acties op je lijstje? Is het lastig deze te prioritiseren? Hou dan deze pagina in de gaten voor meer tips.

Het belangrijkste wat ik je wil meegeven, is dat er bij jou een verantwoordelijkheid ligt om het maximale uit een vergadering te halen. Jij ‘offert’ immers je kostbare aandacht en tijd op om ergens in een ruimte te gaan zitten en te overleggen met collega’s en klanten. Dan kun je die tijd en aandacht maar beter goed besteden.

Koop Office 365

Profiteer maximaal van Office met Office 365 Consumer

Probeer Office 365 gratis

Probeer het gratis uit en werk overal, op elk apparaat plus 1 TB OneDrive-opslag.

Educatie

Finance

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

  • Een man loopt op de voorgrond door een groot gebouw

    Werkt jouw device voor jou, of andersom?

    Het draaien van een financiële rapportage, het inzien van klantdata of het identificeren van een investeringskans is onderdeel van jouw dagelijks werk. En hoewel je hier technologie voor nodig hebt, moet dit vooral ondersteunend zijn. Niets is zo frustrerend als minuten wachten op je desk- of laptop die de zwaarte van jouw financiële pakket niet […]

Government

  • Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    In mei 2016 bevestigde het Openbaar Ministerie dat de privé-emailbox van minister Henk Kamp was gehackt. Door de aangifte werd duidelijk dat Kamp zeer regelmatig werkdocumenten doorstuurt naar zijn Gmail-account. Sterker nog: de minister gaf in een reactie aan dat zolang het voor hem productiever is om werkdocumenten naar zijn privé-mail te blijven sturen, hij dat […]

  • Het accountguard logo

    Microsoft AccountGuard biedt bescherming aan democratische processen in Europa

    Organisaties die zich bezighouden met onze democratische processen moeten toegang hebben tot de nieuwste en meest betrouwbare technologie op het gebied van cyberveiligheid. Microsoft is er namelijk van overtuigd dat het beschermen van democratische processen, zoals de verkiezingen, van cruciaal belang is voor de stabiliteit van onze democratieën. Door de toenemende inspanningen van onder andere […]

Manufacturing

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

  • vrouw knielt bij voorrraad

    Hoe kunnen productiemedewerkers meer doen in minder tijd?

    Op de werkvloer en daarbuiten sneller en efficiënter samenwerken. Bijna iedereen in de industrie communiceert tegenwoordig efficiënt met een smartphone, laptop of tablet. Bijna iedereen… want de medewerkers op de productievloer en servicemonteurs moeten vaak nog aan de slag met pen en papier. Laat hen ook digitaal communiceren! Dat bespaart niet alleen tijd, het stimuleert […]

Retail

  • Met data-analyse beter gewapend tegen factuurfraude

    Met data-analyse beter gewapend tegen factuurfraude

    Factuurfraude is een populaire vorm van oplichting. Het is relatief eenvoudig om een nepfactuur op te stellen die, dat hopen de daders dan maar, door de mazen van het net glipt en betaald wordt. Zodra het geld is overgemaakt, is het kwaad geschied: je bent het geld kwijt en het is ook niet meer terug […]

  • Man en vrouw kiezen stoffen

    Klant echt koning dankzij digitaal winkelpersoneel

    Betere verkoopmedewerkers door ze aan te sluiten Winkelmedewerkers zijn de ambassadeurs van je merk. Als klanten snel en goed geholpen worden, kopen ze meer en komen ze graag terug. Medewerkers die zich betrokken voelen met de winkel en alles weten over de producten kunnen de optimale service bieden. Digitale hulpmiddelen helpen daarbij en maken van […]

Zorg

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

  • Veilig mailverkeer in de zorg

    Veilig mailverkeer in de zorg

    Nederlandse zorginstellingen en ziekenhuizen communiceren steeds vaker digitaal met hun patiënten of cliënten. Dat gebeurt op diverse manieren, waaronder via email – en daar komen ook risico’s bij. Denk bijvoorbeeld aan fouten door menselijk handelen. In 2017 zijn zo’n 10.000 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij bijna de helft van de datalekken die […]