Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 3 min.

Als je eenmaal op ‘accept’ hebt gedrukt in een Outlook-uitnodiging, dan wordt er van je verwacht dat je deelneemt aan de vergadering. Hoeveel vergaderingen heb jij de afgelopen week bijgewoond? En hoeveel van deze vergaderingen vond je zonde van je tijd? Je kunt er dus maar beter het maximale uithalen. Deze zes tips helpen hierbij.

Tip 1: Bereid je goed voor

Er is weinig zo irritant als een onvoorbereide vergadering. Zonde voor jou en je collega’s om daar tijd aan te verspillen. Zorg er dan ook altijd voor dat je goed voorbereid bent. Staan er actiepunten voor jou op de agenda? Zorg ervoor dat je hier iets nuttigs over te zeggen hebt. Heeft de organisator helemaal geen agenda meegestuurd, ga hier dan pro-actief achteraan.

Tip 2: Bepaal vooraf wat je doelen zijn

Ik probeer uit elke vergadering iets te halen waardoor ik mijn werk beter kan doen. Probeer vooraf te bepalen met welk doel je naar de meeting gaat. Dit kan een akkoord zijn op een project, kennismaking met een (nieuwe) collega of stakeholder, het opdoen van nieuwe kennis etc.

Krijg je vooraf al het idee dat er niets voor jou uit de vergadering te halen valt, dan is het niet raar om de organisator te vragen waarom je uitgenodigd bent.

Tip 3: Sluit alles af (behalve OneNote)

Het is moeilijk om je aandacht bij één onderwerp te houden, want onze hersenen worden constant geprikkeld. Als je tijdens de vergadering je mailbox open houdt, dan durf ik te wedden dat je binnen de kortste keren bent afgeleid. Daardoor behaal je je gestelde doelen niet en dat zou zonde zijn. Bovendien is het niet eerlijk tegenover je collega die graag zijn of haar verhaal wil overbrengen. Sluit daarom alle openstaande apps en documenten.

Als je aantekeningen wilt maken, kun je OneNote natuurlijk wel open houden. Dit is de tool om dit mee te doen en het mooie is dat deze aantekeningen direct op al je apparaten gesynchroniseerd worden.

Tip 4: Laat je horen

Niet iedereen treedt graag op voorgrond en dat is prima, maar zorg wel dat je van je laat horen. Wie weet is jouw input wel de sleutel tot het succes van de vergadering? Als je bang bent overrompeld door die ene collega te worden, noteer dan voor de meeting alvast een paar vragen of standpunten.

Tip 5: Geef feedback

Erger je je al enige tijd aan de opzet van een wekelijkse vergadering? Kost de meeting meer energie dan hij oplevert? Dan is het tijd om er wat van te zeggen. Laat de organisator tijdig weten wat je ervan vindt, zodat er iets mee gedaan kan worden vóór de volgende meeting.

Tip 6: Na de meeting: Pak acties zo snel mogelijk op

Hoe verser een vergadering in je geheugen ligt, des te sneller je in staat bent de acties op te volgen.
Wacht hier dan ook niet te lang mee en pak aan jou toegekende acties zo snel mogelijk op.
Heb je erg veel acties op je lijstje? Is het lastig deze te prioritiseren? Hou dan deze pagina in de gaten voor meer tips.

Het belangrijkste wat ik je wil meegeven, is dat er bij jou een verantwoordelijkheid ligt om het maximale uit een vergadering te halen. Jij ‘offert’ immers je kostbare aandacht en tijd op om ergens in een ruimte te gaan zitten en te overleggen met collega’s en klanten. Dan kun je die tijd en aandacht maar beter goed besteden.

Koop Office 365

Profiteer maximaal van Office met Office 365 Consumer

Probeer Office 365 gratis

Probeer het gratis uit en werk overal, op elk apparaat plus 1 TB OneDrive-opslag.

Educatie

  • Children, students in classroom playing Minecraft on Surface Go. Contextual education.

    Hoe kan je verandering duurzaam maken?

    De maatschappij heeft in korte termijn een enorme veerkracht en veranderingsbekwaamheid getoond. Een mooi voorbeeld is hoe scholen in razendsnel tempo naar lesgeven op afstand zijn overgeschakeld om het onderwijs zo goed mogelijk te continueren. Lees in deze blog praktische instructies om de verandering duurzaam te maken, zodat we ervoor zorgen dat we de geleerde […]

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Finance

  • Een man loopt op de voorgrond door een groot gebouw

    Werkt jouw device voor jou, of andersom?

    Het draaien van een financiële rapportage, het inzien van klantdata of het identificeren van een investeringskans is onderdeel van jouw dagelijks werk. En hoewel je hier technologie voor nodig hebt, moet dit vooral ondersteunend zijn. Niets is zo frustrerend als minuten wachten op je desk- of laptop die de zwaarte van jouw financiële pakket niet […]

  • CFO going over numbers in a meeting using the Surface Hub. Business attire

    Digital skills tillen accountancy naar een hoger niveau

    Accountants in het mkb hebben veel meer in hun mars dan alleen het controleren van cijfers en de betrouwbaarheid van financiële informatie garanderen. Door hun horizon te verbreden, moderne technologie omarmen en de positie als vertrouwenspersoon nog beter te benutten worden ze een financiële coach. Digitale technologie waaronder big data, analytics en AI gecombineerd met […]

Government

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Blik op de toekomst met Surface Pro

    Blik op de toekomst met Surface Pro

    Werken voor de overheid heeft tegenwoordig een goed imago. Digitale toepassingen en ontwikkelingen volgen elkaar in deze sector in rap tempo op. Ze worden ingezet om processen en dienstverlening te stroomlijnen, de toegankelijkheid voor burgers te vergroten en maatschappelijke trends te signaleren. Een valkuil die je vaak tegenkomt wanneer de ontwikkelingen te snel gaan om […]

Manufacturing

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

Retail

Zorg

  • Een vrouw met Surface laptop

    5 redenen waarom mobiele devices onmisbaar zijn in de zorg

    Het werk in de zorg wordt steeds digitaler. Patiëntgegevens worden online bewaard, zodat ze altijd en overal beschikbaar zijn voor zorgverleners. Handig als je veel onderweg bent, want dan heb je altijd de actuele status van cliënten of patiënten tot je beschikking. Maar hoe heb je toegang tot die gegevens? Een loodzware laptop meesjouwen is […]

  • Een operatieteam in actie

    Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

    In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt. Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen […]