Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 3 min.

Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten.

E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: echt alle documenten, tools en meer van boekhouders en administratiekantoren kunnen naar de cloud toe. We zagen eerder al dat dit aansluit op de trends van nu, voordelen biedt en veel veiliger is dan je misschien denkt.

Maar goed: the proof of the pudding is in the eating. 216 Accountants deelt daarom zijn inzichten over de cloud, bespreekt de resultaten en geeft tips. Zo kun je zo goed mogelijk afwegen of de overstap nut heeft voor jouw situatie.

Waarom overstappen naar de cloud?

216 Accountants splitsten zich op 1 april 2015 af van KPMG MKB. Dat vroeg om een compleet nieuwe IT-infrastructuur waarin alle medewerkers gemakkelijk en snel kunnen samenwerken, delen, denken en doen. En omdat dit er 150 zijn, verdeeld over 11 kantoren, bleek de locatie-onafhankelijke cloud de beste plek.

Wat voor oplossing werd het?

Het administratiekantoor koos voor de combinatie van Office 365 (documenten, e-mail, agenda), Dynamics CRM (klantbeheer) en Project Online (projectmanagement). Dat zorgt voor professionele tools én een omgeving die meegroeit met de organisatie. Bovendien profiteren klanten mee, bijvoorbeeld door in de nabije toekomst online samen te werken en te overleggen. Cruciaal is dat alle data binnen de EU blijven, zodat de privacy absoluut gegarandeerd wordt.

Wat leverde dat op?

Bij 216 Accountants is het hoofddoel bereikt: de samenwerking tussen collega’s verloopt beter. Ze vinden elkaar sneller, werken meer samen en hebben meer ruimte voor creativiteit.

Voordelen:

  • snelle implementatie: alles rond in anderhalve maand, nieuwe medewerkers kunnen na 3 kliks aan de slag.
  • één veilige cloud-omgeving voor alle documenten, mensen en processen.
  • geen interne telefoniekosten dankzij Skype voor Bedrijven.
  • minder e-mailverkeer, zowel intern als met klanten.

Andere voordelen

De voordelen van de overstap naar Office 365 verschillen natuurlijk per situatie. Andere administratiekantoren zetten deze cloud-omgeving bijvoorbeeld in om de interne communicatie soepeler te laten lopen. Zo biedt Skype for Business medewerkers een gebruiksvriendelijke omgeving waarin zij flexibeler en bereikbaarder zijn. Bovendien kun je hiermee afscheid nemen van fysieke telefooncentrales, inclusief de bijbehorende beperkingen. En, ook niet onbelangrijk: de kosten voor IT en telefonie kunnen tot duizenden euro’s per maand afnemen.

Wat vindt de wet ervan?

Voor de opslag van financiële data gelden strenge wettelijke regels, onder meer vanuit De Nederlandsche Bank (DNB). Al begin 2013 concludeerde zij dat de Microsoft-cloud aan die wetten voldoet. DNB heeft namelijk het recht om in het datacenter van de klant langs te komen om processen en datavoorziening te controleren. Natuurlijk blijven de kantoren zelf verantwoordelijk, maar aan alle omgevingseisen wordt in ieder geval voldaan.

Meer weten?

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Koop Office 365

Profiteer maximaal van Office met Office 365 Consumer

Educatie

Finance

  • Een man loopt op de voorgrond door een groot gebouw

    Werkt jouw device voor jou, of andersom?

    Het draaien van een financiële rapportage, het inzien van klantdata of het identificeren van een investeringskans is onderdeel van jouw dagelijks werk. En hoewel je hier technologie voor nodig hebt, moet dit vooral ondersteunend zijn. Niets is zo frustrerend als minuten wachten op je desk- of laptop die de zwaarte van jouw financiële pakket niet […]

  • CFO going over numbers in a meeting using the Surface Hub. Business attire

    Digital skills tillen accountancy naar een hoger niveau

    Accountants in het mkb hebben veel meer in hun mars dan alleen het controleren van cijfers en de betrouwbaarheid van financiële informatie garanderen. Door hun horizon te verbreden, moderne technologie omarmen en de positie als vertrouwenspersoon nog beter te benutten worden ze een financiële coach. Digitale technologie waaronder big data, analytics en AI gecombineerd met […]

Government

  • Het accountguard logo

    Microsoft AccountGuard biedt bescherming aan democratische processen in Europa

    Organisaties die zich bezighouden met onze democratische processen moeten toegang hebben tot de nieuwste en meest betrouwbare technologie op het gebied van cyberveiligheid. Microsoft is er namelijk van overtuigd dat het beschermen van democratische processen, zoals de verkiezingen, van cruciaal belang is voor de stabiliteit van onze democratieën. Door de toenemende inspanningen van onder andere […]

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Manufacturing

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

  • man en vrouw staan in winkel

    Hoe digitaal is jouw winkelpersoneel?

    Verhoog de klantbeleving door veiliger en beter te samen werken Verkoopmedewerkers zijn het uithangbord van de retail-organisatie. Wanneer klanten goed worden geholpen in jouw winkel, is de kans zeer groot dat ze terugkomen. Wanneer deze klanten hun positieve ervaring delen met vrienden en familie worden ze een loyale ambassadeur van jouw merk. Vereiste is natuurlijk […]

Zorg