Speel video af

Perfetti Van Melle is klaar voor de AVG

17 mei 2018 · Leestijd 3 min.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is geen last, maar een kans. Veel bedrijven zijn organisch gegroeid en hebben daardoor een versplinterd IT-landschap. Hierdoor missen ze grip op data, tools, licenties, processen en kosten. De AVG dwingt om processen en de IT-infrastructuur opnieuw onder de loep te nemen. Kauwgum- en snoepgigant Perfetti Van Melle greep deze kans en werkt nu efficiënter, overal ter wereld.

De handhaving van de Europese privacywet AVG (in het Engels GDPR) is bijna van kracht. Vanaf 25 mei zijn organisaties verplicht om precies bij te houden welke privégegevens ze in bezit hebben, hoelang ze die bewaren en wat ze er mee doen. Dit vereist een goed overzicht waar data precies staat. Dat kan lastig zijn, zeker als er veel vestigingen in het spel zijn. Elke vestiging heeft vaak zijn eigen CRM, databases, Active Directory’s en licenties. Hierdoor ontstaan eilandjes binnen een bedrijf omdat niet alles goed integreert.

Digitale transformatie en AVG-traject vallen mee

Processen sluiten niet bij elkaar aan en als gevolg daarvan is de samenwerking niet optimaal. Fitte organisaties hebben wél grip op data en hebben een centraal beheerde infrastructuur. Perfetti Van Melle wilde dat ook en vond dat alle medewerkers 24/7 veilig en AVG-compliant moeten kunnen samenwerken. Dat is een enorme uitdaging voor een bedrijf met 6000 digitale werkplekken in ruim 30 kantoren overal ter wereld. Dat bleek enorm mee te vallen zoals je in de video over de migratie ziet.

Perfetti AVG infographic

Perfetti AVG infographic

Lokaal IT-personeel omarmt de vooruitgang

De fabrikant van onder andere Mentos, Chupa Chups and Smint wil efficiënter samenwerken. Na een wereldwijde inventarisatie van de systemen smeedt een driekoppig team een migratieplan om Exchange naar de cloud te migreren. Uiteraard liep security als rode lijn door het hele project. Door het toekennen van de juiste licenties kon het migratieteam daarna Skype for Business wereldwijd uitrollen. Verandering kan lastig zijn en medewerkers overal ter wereld moesten er ook mee aan de slag. Bleek het lastig? Nee hoor, de lokale IT-mensen pakken de verandering juist positief op omdat iedereen het voordeel van de vooruitgang inziet.

Geleidelijke migratie mogelijk dankzij hybride aanpak

Door het gebruik van Microsoft Cloud services hoeven collega’s niet meer het vliegtuig te nemen om samen te werken, maar klikken ze op Skype for Business. Waar ze ook mailen of met OneDrive bestanden delen, het voldoet aan de AVG-richtlijnen. Wil je bijvoorbeeld omschakelen naar een nieuw CRM-systeem, dan is het handig dat het al rekening houdt met de AVG-principes. Bram Beijer, cloud architect van Perfetti Van Melle roemt vooral de flexibiliteit van de infrastructuur van Microsoft. “Het werkt zowel vanuit de cloud als on-premise, via hybride systemen konden we geleidelijk 6000 medewerkers naar de cloud migreren.”

Efficiënter wereldwijd samenwerken tegen lagere kosten

Nu hebben collega’s met één identiteit toegang tot verschillende bronnen en kunnen ze grensoverschrijdend samenwerken in verschillende landen, talen en tijdzones. Microsoft Teams maakt het mogelijk voor verschillende afdelingen om informatie en kennis gemakkelijk wereldwijd te delen. Dat was eerder een stuk moeilijker. Daarnaast geeft Teams inzicht in het gebruik van licenties, dat verlaagt kosten. De ondersteuning verloopt nu via dezelfde systemen en tools, het licentiemodel is hierdoor sterk vereenvoudigd.

Migratie bleek fluitje van een cent

Veel bedrijven kijken huizenhoog op tegen projecten als cloud-migratie en AVG-compliancy. Bij Perfetti Van Melle viel dat reuze mee. Of zoals Bram Beijer het zegt: “Als je zo’n goot project doet met maar drie mensen in het kernteam, dan was het een vrij makkelijk project.” Wil je meer weten over hoe het precies verliep en welke tools ze inzetten om efficiënter én AVG-proof werken? Lees dan de whitepaper Make one global company Getting ready for the GDPR.