Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Vanoord ship in St Peterburg

Van Oord stapt met Azure in de cloud om zo toegang te krijgen tot realtime data en inzichten

Jeroen ter Heerdt

Jeroen ter Heerdt

Data & AI Expert

Leestijd, 6 min.

Eén van ’s werelds grootste baggervloten is overgestapt naar op cloud gebaseerde AI-oplossingen om processen te verbeteren, resources vrij te maken en zich te concentreren op innovatie en groei.

Stel je het volgende scenario voor. Meerdere schepen op locaties over de hele wereld, die allemaal zijn voorzien van documentatie en certificeringen welke tijdens de vaart regelmatig worden opgevraagd door interne medewerkers en wetgevende instanties. De certificaten zijn opgeslagen op verschillende locaties, gedrukt en digitaal, op verouderde hardware en in meerdere talen, wat zou dit voor gevolgen kunnen hebben?

Deze certificaten moeten ook elk jaar worden verlengd. Net als veel andere bedrijven die ruim voor het digitale tijdperk zijn opgericht, had Van Oord dagelijks te maken met deze gecompliceerde situatie. Tijdrovende, handmatige importbewerkingen zijn vatbaar voor menselijke fouten, bemoeilijken zoekopdrachten en brengen pijnlijke controleprocessen met zich mee.

“We hebben heel veel certificaten van over de hele wereld en van heel veel verschillende leveranciers, die soms per e-mail en soms per post worden verstuurd. We werkten met allerlei verschillende processen, waardoor het lastig was om specifieke documenten te vinden,” zegt Donny Gieskens, Cloud Competence Center Manager bij Van Oord. “Het scannen of overtypen van informatie was heel saai, arbeidsintensief en niet echt een klus die mensen wilden doen. Een heleboel medewerkers verspilden kostbare tijd aan deze handmatige werkzaamheden.”

Stapsgewijze verbetering

De IT-afdeling van Van Oord zocht in samenwerking met Microsoft-partner Wortell naar nieuwe manieren om de processen te automatiseren. Het uiteindelijke voorstel kreeg veel bijval vanuit het bedrijf.

Het plan was om een nieuw traject te introduceren waarmee certificaten automatisch worden geïmporteerd. Hierbij worden Azure en Computer Vision AI gebruikt om de documenten te scannen en te verwerken en ze op één locatie op te slaan. Iedereen in het bedrijf kan dan toegang tot de documenten krijgen via een speciale website.

Het bedrijf zag de enorme voordelen van deze aanpak en implementeerde al snel een oplossing waarmee de handmatige werkwijze werd vervangen door dit modernere proces. Met de hulp van Wortell werd er snel een bedrijfsscenario ontwikkeld op basis van een Azure-productieomgeving. Tijdens de implementatie werd het scenario stapsgewijs goedgekeurd en werd steeds gelet op het beschikbare budget, de instemming van belangrijke stakeholders en de impact op dagelijkse werkzaamheden. Op deze manier kon het team ook de kosten beheersen, de vereisten evalueren en naar behoefte aanpassen, en nieuwe functies meteen of later toevoegen.

Het uiteindelijke proces werkt als een pijplijn, waarbij in elke fase een andere Azure-functie wordt gebruikt. Na de ontvangst van een e-mail of de bulkimport van documenten worden OCR-scans (Optical Character Recognition) uitgevoerd om informatie te extraheren en op te slaan in Azure. Tijdens elke fase kan desgewenst intelligence worden toegepast, zodat Van Oord de oplossing verder kan ontwikkelen en in de toekomst waarde kan toevoegen.

Sleephopperzuiger van Van Oord bij de Zandmotor 's nachts

Foto van sleephopperzuiger van Van Oord bij de Zandmotor ’s nachts

Directe impact

Met een gepaste oplossing die verder kan worden ontwikkeld, heeft automatisering het bedrijf veel goeds gebracht door resources vrij te maken en de responstijden aanzienlijk te verkleinen. De medewerkers zijn blij met het nieuwe proces, dat uit een eenvoudige upload- en zoekfunctie bestaat, zonder ingewikkelde systemen. Met realtime beschikbaarheid en inzichten, plus de mogelijkheid om te zoeken naar certificaten en andere informatie op basis van criteria, hebben ze nu alle tijd en middelen om zich te concentreren op de bedrijfsgroei.

Mensen zijn vaak ongerust dat automatisering banen kost. Als familiebedrijf vonden we het belangrijk om uit te leggen aan onze medewerkers dat technologie hun baan niet overneemt, maar tijd vrijmaakt die ze kunnen besteden aan belangrijkere en innovatievere aspecten van hun functies.

En de vermindering in handmatige werkzaamheden is enorm: per document wordt ongeveer vijf minuten bespaard. Met zoekoptimalisatie en zonder de noodzaak om handmatig te scannen, te taggen en te uploaden loopt de besparing op tot maar liefst 15 minuten per certificaat.

Aangezien Van Oord gemiddeld 5.000 certificaten onder handen heeft, een aantal dat elke week groeit met zo’n 50 certificaten, maakt deze tijdswinst een enorm verschil. Het feit dat informatie overal beschikbaar is, ook op mobiele apparaten, biedt grote voordelen voor de medewerkers op kantoor en op de schepen. De doorlooptijd is nu drastisch verbeterd, waardoor de verwerkingskosten voor papieren documenten zijn verlaagd en informatie direct toegankelijk is, zonder de traditionele vertragingen die soms weken konden duren. Dit is vooral van belang bij controles van de schepen van Van Oord: het bedrijf kan de naleving van wet- en regelgeving nu nauwkeurig aantonen met het systeem.

“Als je papieren certificaten gebruikt, zijn die alleen beschikbaar op kantoor,” zegt Donny. “Nu kunnen we die informatie via een website weergeven in het optimale formaat voor je scherm en dus bekijken op elk apparaat en elke locatie.”

Meer doen met gegevens

Met een moderne, flexibele oplossing kan Van Oord optimaal profiteren van de cloudinfrastructuur. Het bedrijf onderzoekt momenteel een aantal innovatieve, nieuwe functies voor toekomstige implementatie. Eén van die ideeën is een vereenvoudigde, veilige versie van de zoekfunctie voor klanten, zodat derde partijen de naleving van een schip zelf kunnen controleren.

De geautomatiseerde vertaling van certificaten in andere talen is nog zo’n geplande uitbreiding van het importproces. Naarmate er meer certificaten worden ontvangen en opgeslagen, kunnen de gegevens natuurlijk op steeds meer manieren worden ingezet.

Omdat Van Oord graag wil dat het systeem waarschuwt als de vervaldatum van certificaten nadert, onderzoekt het bedrijf samen met Wortell ook de mogelijkheden van zelflerende apparaten. Vanwege de grote hoeveelheid uiteenlopende certificaten is het niet eenvoudig om in een vroeg stadium al te bepalen wanneer een certificaat precies verloopt. Naarmate het aantal certificaten groeit, komen er ook meer mogelijkheden om ze te analyseren en zelflerende algoritmen te trainen in de identificatie van verschillende typen gegevens om de gewenste resultaten te produceren. Er staan ook plannen op stapel om geïmporteerde metagegevens uit Azure toe te voegen aan SharePoint om zo de zoekfunctie uit te breiden en slimmer te maken, en gegevens te kunnen visualiseren en integreren met de Microsoft Office 365-omgeving.

Brug van een baggerschip met bemanning

Brug van een baggerschip met bemanning

Het voordeel van de cloud

Van Oord had geen infrastructuur voor deze nieuwe oplossing in huis, wat gelijk het voordeel van workflows in de cloud laat zien bij de ontwikkeling van een nieuwe bedrijfsoplossing. De geautomatiseerde import- en zoekfunctionaliteit is ontwikkeld zonder nieuwe hardware aan te schaffen en de cloudinfrastructuur groeit met de behoeften van het bedrijf mee.

“Zo zie je duidelijk de voordelen van de cloud,” aldus Donny. “We zijn een traditioneel bedrijf met on-premises servers, oudere applicaties en gegevens. Nu kunnen we een website met intelligente logica opzetten zonder nieuwe hardware aan te schaffen, waarbij we betalen voor wat we gebruiken.”

We hebben hoge aanloopkosten vermeden, de beveiliging verhoogd en een duidelijke meerwaarde toegevoegd. Onze werkomgeving is verbeterd, niet alleen voor de medewerkers die met de nieuwe oplossing werken, maar ook voor ons IT-team.

“Van Oord is een bedrijf met 150 jaar ervaring als internationale maritieme aannemer en een bedrijfscultuur van ondernemerschap en betrokken medewerkers. Tijdens onze digitale transformatie leren we elke dag weer meer over IT.” zegt Donny. “Het was een mooie gelegenheid voor ons als IT-afdeling om te laten zien wat we allemaal voor het bedrijf kunnen betekenen. We krijgen meer interne verzoeken nu we hebben laten zien wat de deze(nieuwe) technologie voor elkaar kan krijgen.”

Nu kunnen we een website met intelligente logica opzetten zonder nieuwe hardware aan te schaffen, waarbij we betalen voor wat we gebruiken.

Probeer Microsoft Azure gratis

Werk je volgende geweldige idee uit met Azure

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Financiële dienstverlening

Government

Overheid

Productie

Retail

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

Partners

  • Three tips on how to improve collaboration in the construction industry

    Three tips on how to improve collaboration in the construction industry

    Attracting new employees, changes in customer requirements and technological possibilities such as BIM Cloud Workspace: all these developments require a different way of working together in construction and installation companies. Within TBI, we have already experienced the advantages of BIM Cloud Workspace and the ways that it can be used to improve internal and external […]

Pers

Pers / Nieuws

  • een man met een hololens

    Verandering in een stroomversnelling

    De eerste fase van de COVID-19-uitbraak stond vooral in het teken van snelle oplossingen en crisismanagement om de dagelijkse gang van zaken in goede banen te leiden. Nu gaan we over naar een nieuwe fase, een hybride realiteit, waarin we zowel thuis als op locatie werken. Een tijd waarin verzorgingstehuizen weer voorzichtig opengaan en bedrijven […]

Security & Privacy

Tips

  • Twee vrouwen en één man brainstormen in een informele kantooromgeving. De vrouwen gebruiken laptops en de man schrijft met de hand. Op de achtergrond staat een groot scherm.

    Moderne verkooptrends voor 2019 in 5 webinars

    De relatie tussen kopers en verkopers wordt elke dag ingewikkelder. Voor elk potentieel partnerschap moet de juiste koper worden gevonden, kennis over hun bedrijf worden verzameld, de voortgang in de koopcyclus worden bijgehouden en de juiste content worden aangeboden, wanneer en hoe ze dat willen. Deze veranderingen in dynamiek onderstrepen het belang van moderne verkoop. […]

Webinars

  • Webinar-serie: de toekomst van de retailbranche

    Webinar-serie: de toekomst van de retailbranche

    Technologie is overal aanwezig. De digitale transformatie is in volle gang in alle bedrijven en alle branches. De verandering voltrekt zich in een hoog tempo en veel, zo niet alle, businessmodellen gaan hierdoor op de schop. Marktverstorende, vernieuwende retailbedrijven zijn de eerste organisaties die laten zien hoe de toekomst van retail eruitziet. Digitale transformatie Deze […]