Een gestroomlijnd, toegankelijk en digitaal rechtssysteem voor iedereen

Nederland is een moderne, gedigitaliseerde netwerksamenleving. Digitaal samenwerken, direct en laagdrempelig toegang tot gegevens, instanties en personen zijn de norm. Het rechtssysteem verandert hierin mee en vindt steeds beter de digitale aansluiting met burgers, advocaten en rechters. Wij kunnen daarbij helpen om de rol van toegankelijke probleemoplosser verder te versterken en data in te zetten om processen continu te verbeteren.

Elk jaar behandelt het rechtssysteem ongeveer 1,5 miljoen rechtszaken. Het is van groot belang dat deze procedures goed gestructureerd, toegankelijk en efficiënt voor alle partijen verlopen. Mensen hebben bij juridische conflicten, van echtscheidingen tot strafzaken, een rechterlijke uitspraak nodig om verder te kunnen met hun leven. En tegelijk moeten rechters, advocaten, griffiers tot en met de bodes zo gemakkelijk mogelijk hun werk kunnen doen. Dat loopt met traditionele, papieren processen nog wel eens spaak.

“Het doel is om eind 2020 alle zaken voor eerste aanleg digitaal te kunnen afhandelen en om eind 2021 voor de tweede aanleg volledig digitaal te kunnen werken.”

Sander Dekker, minister voor Rechtsbescherming, in het Jaarplan Rechtspraak 2020

1.      Burgers, rechtbankmedewerkers en ketenpartners verwachten digitaal contact

Wanneer postte jij voor het laatst een brief? De maatschappij is de afgelopen jaren in enorm tempo gedigitaliseerd. Voor burgers en medewerkers zijn papieren documentatie en correspondentie niet alleen iets van het verleden, maar ook drempel verhogend. Om een inclusieve samenleving te creëren is daarom een digitaal rechtssysteem onontbeerlijk. De rechtsketen moet via digitale toegang beter aansluiten bij de samenleving.

Efficiëntere en transparantere rechtsprocessen

Door in een integraal digitaal portaal onder andere burgers, rechters, advocaten en openbaar aanklagers samen te laten komen, verbetert dit de snelheid, de communicatie en de transparantie aanzienlijk. Bij het indienen van een zaak worden stakeholders automatisch aangehaakt. En bij elke stap in het proces krijgen de betrokkenen een bericht. Advocaten en rechters kunnen direct bij dossiers en de communicatie verloopt digitaal, direct en geordend in elke stap. Medewerkers zien de status van een zaak, bepalen de volledigheid, keuren documenten, informeren betrokkenen en plannen bijvoorbeeld een zitting.

De rechtsketen is digitaal beter aangesloten op de maatschappij

Papierloos werken voorkomt vertraging en extra stappen als printen, scannen en overtypen. Daarnaast staat alle informatie geordend bij elkaar én zijn stukken direct opvraagbaar. Casemanagement wordt hierdoor een stuk efficiënter en transparanter. Op die manier versterkt het rechtssysteem haar informatiepositie en vult het haar rol als probleemoplosser nog beter in. De inzet van videoconferencing via Microsoft Teams maakt overleggen en onder andere eenvoudige hoorzittingen bovendien efficiënter voor alle partijen.

Positiever beeld bij de burgers dankzij digitale transformatie

Minister Dekker benadrukte de noodzaak voor een volledige digitalisatie nog eens in het Jaarplan Rechtspraak 2020 en zette het doel om eind 2020 alle zaken voor eerste aanleg digitaal te kunnen afhandelen. Eind 2021 zou de tweede aanleg volledig digitaal kunnen werken. We zien dat digitalisering bij de rechtspraak in Sao Paolo, Brazilië, processen met 70% versnelt, de transparantie vergroot en kosten verlaagt. Maar het grootste winstpunt zit in hoe de burgers nu een positiever beeld van het rechtssysteem hebben.

2.      Verkort doorlooptijden en verminder achterstallige zaken…

De samenleving juridiseert en digitaliseert in hoog tempo. De eerste trend zorgt er mede voor dat het rechtssysteem het zwaar heeft. Vanwege capaciteitsproblemen zijn er ongeveer 100.000 achterstallige rechtszaken. Bovendien duren rechtszaken regelmatig langer dan gedacht en dat is natuurlijk ongewenst. Aan de andere kant verwachten burgers, medewerkers van de rechtbank en ketenpartners moderne digitale middelen om snel en efficiënt samen te werken en kennis uit te wisselen. Deze digitalisering van het rechtssysteem kan helpen processen te stroomlijnen zodat doorlooptijden en achterstallige zaken worden voorkomen.

… door slimmer te plannen

Om de achterstanden weg te werken en doorlooptijden te verkorten, wordt geopperd om het personeel van het rechtssysteem flexibeler in te zetten via een flexpool. Het plannen is lastig omdat je moeilijk het aantal en type rechtszaken moeilijk kunt voorspellen. In deze flexpool wisselen collega’s van het ene naar het andere gerecht, indien nodig. Met de hand plannen is lastig, bewerkelijk en een kostbare aangelegenheid. Het plannen hiervan is een stuk gemakkelijker als je alle beschikbaarheidspools met daarin profielen en geografische spreiding samenbrengt. Kunstmatige intelligentie plant in een oogwenk wie wanneer beschikbaar is om een piek op te vangen.

3.      Data: vliegwiel voor verbetering

Digitale processen produceren digitale data, dat is geen bijproduct maar kun je beschouwen als hoofdproduct. Het biedt als grondstof voor nieuwe inzichten, een betere besluitvorming, effectiever werken en intelligentere gegevensuitwisseling. Daarnaast zijn data de bron voor Open Data: (geanonimiseerde) uitspraken, ECLI’s en vindplaatsen van jurisprudentie.

Vertrouwen waarborgen met governance en cybersecurity

Het spreekt voor zich dat zowel de inhoud als de procesdata niet alleen AVG-bestendig is, maar dat alleen daarvoor geautoriseerde partijen de juiste informatie kunnen inzien of kunnen wijzigen. Betrouwbaarheid en veiligheid van dossiers en gegevensuitwisseling zijn van het grootste belang voor het rechtssysteem. Microsoft heeft een jarenlange ervaring in het helpen van overheden om meer voor hun burgers te betekenen. Wij begrijpen dat vertrouwen het grootste goed is en doen er daarom alles aan om zowel op het gebied van security als het gebied van governance dat vertrouwen te beschermen. Dat doen we door security van het hoogste niveau te bieden en samen met overheden te kijken naar hoe we de governance optimaal inrichten.

Digitalisering vereenvoudigt het beheer van zaken

Het rechtssysteem zucht onder een grote werkdruk en de COVID-19 uitbraak zet processen nog verder onder spanning. Daarom verkennen we graag met je de versnelling van de ontwikkeling van digitale rechtbanken. Met het Microsoft cloudplatform kunnen rechtbanken zaken van begin tot uitspraak gemakkelijker beheren.

Vind de aansluiting bij de netwerksamenleving

Wil je meer lezen over hoe wij de toekomst van rechtbanken zien? Luister dan naar onze podcast over hoe wereldwijd digitale technologie bij rechtbanken het werk vergemakkelijkt. Lees ook het e-boek ‘De toekomst van openbare veiligheid en justitie’ en verken hoe je met slimme technologie en analytics werkdruk wegneemt, achterstanden vermindert en de rechtsketen beter aansluit bij de verwachtingen en eisen van de huidige maatschappij.