Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

KEI en AVG: wat staat advocatenkantoren te wachten op IT-gebied?

Johanna Winqvist

Johanna Winqvist

Microsoft, Modern Workplace

Leestijd, 3 min.

Digitaal procederen is nu echt van start gegaan. Gevolg: advocatenkantoren moeten hun praktijk de komende jaren in verregaande mate digitaliseren. Tel daarbij op dat de AVG eist dat ieder advocatenkantoor vanaf mei 2018 privacy-proof is. Daardoor is dit hét moment om de IT op orde te brengen. Dat stelt Sander Houwing, expert documentdigitalisering en workflows. Hij legt uit wat advocatenkantoren allemaal te wachten staat.

Advocaten moeten sinds kort – in bepaalde omstandigheden – digitaal procederen. Daarmee begint het programma KEI (Kwaliteit en Innovatie) voor digitalisering van de rechtspraak eindelijk écht vorm te krijgen. Afgaande op de huidige planning, is in 2020 alles rondom procederen gedigitaliseerd. Het levert betere en snellere rechtspraak op, maar ook hoofdbrekens voor menig advocatenkantoor.

Radicaal om

De digitalisering gooit de werkwijze van een kantoor namelijk radicaal om. Dat weet Sander Houwing, die als digitaliseringsexpert bij N!wise en partner in Digitale Rechtspraak al een handvol advocatenkantoren heeft geholpen bij het digitaliseren. “Al het papierwerk dat relevant is moet je digitaliseren naar pdf. Vervolgens moet je goed nadenken: waar sla ik de dossiers op? Hoe zorg ik ervoor dat mijn data veilig is? En hoe kan ik alles makkelijk terugvinden?”

Voor de opslag van digitale dossiers kunnen advocatenkantoren kiezen voor lokale opslag of cloud storage. Cloud-opslag is gemakkelijk, flexibel en voordelig. Maar je moet ook rekening houden met extra regelgeving. Zo moeten de cloud-servers bijvoorbeeld in de Europese Economische Ruimte staan.

AVG-proof

Houwings tip: wil je digitaliseren en ga je aan de slag met scanprocessen, pdf-creatie, pdf-workflow, documentbeleid, opslag en informatiebeveiliging? Denk dan ook alvast aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vanaf 25 mei 2018 moet je databescherming immers AVG-proof zijn.

Ieder bedrijf krijgt ermee te maken. Maar Houwing verwacht dat de Verordening in de advocatuur wat meer om handen zal hebben: “Advocatenkantoren lopen meestal niet voorop in het omarmen van technologie en twijfelen daardoor nogal eens over IT-investeringen.”

KEI in volle gang. AVG in het zicht. Het is hét moment om in één klap alle IT op orde te brengen, stelt Houwing. “Mijn advies: huur een onafhankelijke partij in. Zij kunnen, eventueel samen met partners, zaken als documentdigitalisering, archivering, storage, informatiebeveiliging, en een koppeling tussen de kantoorsoftware en het Aansluitpunt Rechtspraak voor je realiseren.”

2-in-1 biedt uitkomst

Terug naar de digitalisering van de rechtspraak. De werkwijze op kantoor verandert radicaal, die in de rechtszaal zo mogelijk nog radicaler. Houwing: “Je werkt daar met digitale documenten. Dat is een fundamenteel andere en veel snellere manier van werken, die om training en oefening vraagt. Werkt de rechter digitaal? Dan is papier voor jou als advocaat geen optie meer. Eer je de volgende ordner hebt gepakt, is de rechter al drie paragrafen verder.”

Tijdens zittingen moet je dus beschikken over een goed mobiel device. Het eisenpakket: alles snel bij de hand, goede dataprotectie, een lange batterijduur en veel opslagruimte – je moet immers al je documenten ook offline hebben voor het geval je geen verbinding hebt in de rechtszaal. Een zogeheten 2-in-1 ligt voor de hand. Je beschikt daarmee over de opslagcapaciteit en rekenkracht van een laptop, maar dan met het (mobiele) gebruiksgemak van een tablet.

Brug naar de digitale wereld

Houwing is met Digitale Rechtspraak een officiële partner van Microsoft Surface geworden. De 2-in1’s Microsoft Surface Pro en Surface Book zijn volgens hem vooral door hun veiligheid geknipt voor advocaten. De Amerikaanse geheime dienst NSA heeft bijvoorbeeld geoordeeld dat ze geschikt zijn voor ‘classified use’. Advocaten waarderen echter vooral de Surface-pen, waarmee ze notities en digitale handtekeningen in documenten kunnen zetten. Houwing: “Ze zijn gewend om veel te schrijven, bijvoorbeeld voor hun secretaresse. Met de pen slaan ze de brug naar de digitale wereld, maar kunnen ze toch vasthouden aan het oude en vertrouwde schrijven.”

Microsoft Surface Pro uitproberen?

Ontvang de Surface Pro drie weken gratis op proef

Probeer uit

Bekijk de Surface

 

Government

  • Op de foto: Minister Grapperhaus, Staatssecretaris Keijzer en Burgemeester Weerwind samen met de ondertekenaars van het convenant waaronder Martin Vliem, National Security Officer van Microsoft Nederland.

    Microsoft steunt ‘Eerst checken, dan klikken’ campagne Rijksoverheid

    Op de foto: Minister Grapperhaus, Staatssecretaris Keijzer en Burgemeester Weerwind samen met de ondertekenaars van het convenant waaronder Martin Vliem, National Security Officer van Microsoft Nederland. Fotografie: Maarten Feenstra De Rijksoverheid heeft samen met het bedrijfsleven, waaronder Microsoft, de bewustwordingscampagne ‘Eerst checken, dan klikken’ gelanceerd. De lancering van de campagne vond plaats tijdens de Nationale […]

  • Surface Go

    Geef je eerstelijnsmedewerkers meer middelen in handen, waar ze ook zijn

    Eerstelijnsmedewerkers zijn de helden van de dag in de publieke sector. Ze zijn vaak het eerste contactpunt voor burgers, de directe vertegenwoordiger van je organisatie en de uitvoerders van je diensten. Helaas zijn ze ook vaak de laatste die toegang krijgen tot de nieuwste technologie. Betere technologie zorgt voor effectievere productiviteit doordat er tijd en […]