Optimale samenwerking mogelijk met BIM Cloud Workspace

Hans Vogel

Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze op een slimme, efficiënte manier onderling en met medewerkers van andere organisaties kunnen samenwerken. Zo wordt er gezocht naar manieren om eenvoudig gegevens te kunnen delen, zoals documenten, foto’s, tekeningen en modellen. Vanuit deze gedachte hebben steeds meer partijen interesse in de BIM Cloud Workspace.

TBI is een van de eerste organisaties in Nederland die kennis heeft gemaakt met de BIM Cloud Workspace op het Microsoft Azure platform. Jeroen Pat, planontwikkelaar bij TBI KennisLAB, en Hans Vogel, Managing Director ICT & Business Improvement, zijn nauw betrokken bij de ontwikkeling van BIM. Hans Vogel: “Een paar jaar geleden was het idee van de BIM Cloud Workspace niet meer dan een idee in een PowerPoint-presentatie. Tot een jaar geleden. Nu is er een omgeving gecreëerd waar mensen uit verschillende bedrijven eenvoudig met elkaar, vaak in projectvorm, kunnen samenwerken.”

TBI bestaat uit verschillende bouw- en installatiebedrijven die zich binnen de segmenten Techniek, Bouw en Infra bewegen. Door heel Nederland zijn zij zichtbaar, denk bijvoorbeeld aan kantoren, ziekenhuizen, woonhuizen, tunnels en scheepsinstallaties. De TBI-ondernemingen werken ieder onder hun eigen naam, maar maken ook gebruik van elkaars expertise. Hans: “Binnen TBI geloven wij in ondernemerschap aan de basis. De bedrijven zelf zijn verantwoordelijk. Vanuit ICT & Business Improvement kijken wij wat er buiten op de markt gebeurt en vertalen deze ontwikkelingen vervolgens naar proof of concepts. Wij laten de bedrijven zien hoe zij hier hun voordeel mee kunnen doen, maar het blijft aan de bedrijven zelf om te besluiten of ze de oplossing willen gebruiken.” Dit is ook precies hoe de BIM Cloud Workspace is uitgerold binnen de organisatie. “Wij komen met ideeën die we met grote partijen, zoals Microsoft, verder uitwerken. Vervolgens kunnen de bedrijven hiermee aan de slag.”

Van zware laptop naar cloudoplossing

Jeroen Pat vertelt dat TBI al in 2010 betrokken was bij het virtualiseren van de BIM-omgeving. “We zijn gewend steeds flexibeler te werken, maar binnen de bouwbranche nemen we er nog genoegen mee dat we zware machines onder ons bureau hebben draaien om ons werk te kunnen doen. Enkele jaren geleden hebben we daarom al de stap gemaakt naar een virtuele desktop. We kochten servers in een datacenter en hadden niet meer onder ons bureau, maar op locatie al die machines draaien.” Voor TBI was dit een tijdelijke oplossing. Zo bleef het een uitdaging om mensen buiten de organisatie toegang te geven tot de BIM-omgeving, was het beheer van de virtuele desktop tijdrovend en was de mogelijkheid om op te kunnen schalen naar meer datacapaciteit niet flexibel genoeg. De organisatie bleef daarom zoeken naar een manier om samenwerken optimaal mogelijk te maken.

Met de BIM Cloud Workspace krijgt TBI een gedeelde werkplek met meer dan voldoende grafische rekenkracht die binnen enkele minuten actief is. Jeroen: “Als projectenbedrijven zijn wij gewend om projectmatig te werken. Dit betekent dat we, na gunning, direct willen starten met een opdracht. Het is geweldig dat de BIM Cloud Workspace direct beschikbaar is voor het project. De projectleider voert de e-mailadressen in van de projectleden en er kan direct samengewerkt worden in de cloud-omgeving. Ook als de projectleden uit verschillende organisaties afkomstig zijn.” Andere voordelen van de BIM Cloud Workspace voor TBI zijn de mogelijkheden om altijd en overal te werken zolang er minimaal een mobiele internetverbinding is. Maar ook het alleen hoeven betalen voor de daadwerkelijk afgenomen (grafische) rekenkracht is voor TBI van belang, net als het niet om hoeven kijken naar de updates van de gebruikte soft en -hardware: “Onze organisatie is krachtig op het gebied van bouwen, maar niet in gelijke mate op het gebied van het beheren van een werkplek. Dan is het eigenlijk gek wanneer ik zelf ga zorgen dat elke werkplek gebruik maakt van de juiste applicatieversies. Dit laten we dus ook over aan Microsoft en zijn partners die de BIM Cloud Workspace als dienst aanbieden. Zo hebben we geen omkijken meer naar het onderhoud van de virtuele werkplekken en hebben we de zekerheid dat onze data in een goed beveiligde omgeving is opgeslagen. Dit kun je zelf nooit op die manier doen”, aldus Jeroen.

Alleen technologie is niet voldoende

Maar voor TBI blijft de mogelijkheid om samen te werken de belangrijkste drijfveer om te kiezen voor de BIM Cloud Workspace. “BIM is eigenlijk niets meer en niets minder dan samenwerken. En samenwerken moet je mogelijk maken. In onze visie bestaat dit uit drie componenten: de mens (competenties), het proces (hoe wordt er nu gewerkt) en de ondersteunende technologie. Al deze competenties moet je als organisatie evenredig ontwikkelen, alleen dan kun je de samenwerking verbeteren”, aldus Hans. Met de BIM Cloud Workspace heeft TBI grote stappen gezet op de technologie-component, maar Jeroen en Hans waarschuwen allebei dat je met de techniek alleen er niet bent. Jeroen: “Binnen de bouwbranche zitten we vaak nog in een traditionele wereld, als je mensen niet meeneemt in de mogelijkheden van de technologie laat je echt kansen liggen.” Jeroen haalt als voorbeeld het delen van bestanden aan. “Medewerkers werken met de BIM Cloud Workspace in een omgeving die er hetzelfde uitziet als de BIM-omgeving die lokaal draait. Hoewel de omgeving er hetzelfde uitziet is er een belangrijk verschil: medewerkers werken nu in een gedeelde werkplek. Oftewel, alle projectleden hebben toegang tot de benodigde data voor een bepaald project. Iedereen heeft dus altijd dezelfde informatie en het is dan ook niet meer nodig om bestanden fysiek te delen. Maar dit is nog niet zo simpel uit te leggen aan iemand die dag in, dag uit gewend was om grote bestanden via een USB-stick of Dropbox te delen. Met de BIM Cloud Workspace moet je dus ook samen met de medewerkers toewerken naar een gedeelde werkwijze. Zeker in dit voorbeeld, anders blijven er onnodig bestanden verstuurd en/of gekopieerd worden.”

Hans vult aan dat hier het gevaar schuilt dat medewerkers binnen huidige processen blijven werken en daarom ook niet voldoende gebruik wordt maakt van de capaciteit van de BIM Cloud Workspace. “Met de BIM Cloud Workspace heb je toegang tot een enorme grafische rekenkracht. Hierdoor is het mogelijk om vooraf virtueel te testen, te berekenen en te controleren hoe een bepaalde implementatie in de werkelijkheid kan worden uitgevoerd. Zo voorkom je dat op de werkplaats wordt geconstateerd dat een tekening niet uitvoerbaar blijkt, omdat er een betonnen balk aanwezig is. BIM-modelleurs moeten dan natuurlijk wel kennis hebben van deze mogelijkheden en deze ook daadwerkelijk toepassen.”

Neem je medewerkers mee

Jeroen en Hans geven aan dat het meenemen van je medewerkers daarom ontzettend belangrijk is om succesvol samen te werken binnen de BIM Cloud Workspace. Op dit moment werkt de organisatie met pilotprojecten waar mensen openstaan voor verandering. Aan de hand daarvan wordt het proces steeds verder verbeterd. Jeroen: “Het beste is gewoon het gesprek aan te gaan. Ik heb tegen medewerkers gezegd: oké jongens, op locatie heb je vijf tekeningen nodig. In de regen sta je dan met vijf natte A1-tekeningen op de bouwplaats, terwijl je eigenlijk maar een deeltje nodig hebt. Dan vraag ik ze welke oplossing zij hiervoor zien. Vaak komen ze dan met een tablet of een ander middel. Zo kun je ze met de BIM Cloud Workspace echt gaan helpen om de informatie op de juiste manier te krijgen.”

Hans voegt daaraan toe dat het ook essentieel is om niet dingen in te gaan vullen voor de medewerkers op de bouwplaats. “De BIM Cloud Workspace vraagt ook van IT om te veranderen. Vaak zie je dat de IT-afdeling voor een medewerker op de bouwplaats invult met welke device hij het beste kan werken, terwijl die medewerker daar zelf misschien heel anders over kan denken. We moeten dus veel meer toestaan dat medewerkers zelf de gelegenheid krijgen om erachter te komen wat het beste werkt en die feedback vervolgens ook verwerken in het proces.”

Dit is overigens niet de enige uitdaging die Hans ziet voor IT-afdelingen: “De BIM Cloud Workspace is een dienst die kant-en-klaar beschikbaar is. Je kunt letterlijk in enkele minuten aan de slag. Maar van oudsher willen IT-afdelingen nieuwe technologie embedden in de eigen infrastructuur en koppelen aan de eigen systemen. Je moet je echt afvragen als organisatie of je daar verstandig aan doet. Veel sterker is om de BIM Cloud Workspace voor je processen te gebruiken zonder alles meteen weer in de bestaande omgeving te willen trekken.”

Het moet gewoon werken

Het mag duidelijk zijn dat binnen TBI er niet alleen ingezet wordt op de technologische kant, maar dat men ook veel aandacht heeft voor de mens en het proces. TBI heeft er daarom ook voor gekozen om de BIM Cloud Workspace gefaseerd in te voeren. Er is gestart met een pilotproject binnen het KennisLAB van TBI. Jeroen: “We hebben eerst gekeken hoe de performance was, toen deze goed bleek, hebben we een pilotproject gezocht en dit projectteam is er ook daadwerkelijk mee gaan werken. Het beste compliment was dat collega’s aan ons vroegen: wat is er nu eigenlijk veranderd? Voor de gebruiker voelt het hetzelfde en daar zit ook de kracht. Overal waar zij de machine opstarten, krijgen ze dezelfde look and feel en het werkt gewoon. Uiteindelijk gaat het daar om voor de medewerker: het moet gewoon werken. Nu is er voor ons dus nog wel die volgende slag: hoe krijgen we de collega’s uit het oude procesdenken? Je moet natuurlijk met deze nieuwe spullen niet voortborduren op je oude gewoontes.”

Gratis eBook: Jouw roadmap voor een digitaal gedreven organisatie

Ontdek hoe je door de volledig digitale wereld kunt navigeren, en deze opnieuw kunt ontwerpen en optimaliseren.

Artikelen die jou wellicht interesseren:

Innoveren in je business

Microsoft kondigt grootste overeenkomst voor windenergie in Europa tot nu toe aan