Security als basis voor succesvol ondernemen

Hans Bos
Leestijd, 4 min.  

Veilig processen automatiseren

Cybercriminaliteit groeit sterk: ransomware, hacks en spyware zijn aan de orde van de dag. Het belang van data neemt toe en het goed beveiligen van bedrijfsinformatie is voor jou cruciaal. Tegelijkertijd wil je als ondernemer een moderne en toekomstbestendige werkomgeving, waarin medewerkers snel, efficiënt en veilig (samen)werken en je je klanten optimaal kunt bedienen. Tom van Gelder, Partner Sales Executive Cloud, legt uit hoe je security gebruikt als basis voor succesvol ondernemen. Deel II in deze reeks: veilig processen automatiseren.  

De meeste bedrijven hebben vandaag de dag wel software in huis voor specifieke processen als boekhouding, personeelszaken of logistieke zaken. Maar er zijn ook heel veel processen in een onderneming die nog niet zijn geautomatiseerd. Simpele maar tijdrovende processen als het aanmelden van een bezoeker, het inwerken van een nieuwe medewerker of het uitleveren van een nieuwe werkplek.

Zeker van je zaak: Doe de Digital Security-test!

Zakelijk stel je andere eisen dan privé

Een voorbeeld: als ik bij Microsoft een bezoeker ontvang, hoef ik alleen maar op ons intranet een formulier in te vullen en de rest wordt geregeld. Simpel en snel. Zo zijn er heel veel processen te bedenken die minder tijdrovend kunnen worden gemaakt door ze te automatiseren. Denk aan het inplannen van medewerkers van een kinderdagverblijf of het inschrijven en bijhouden van deelnemers aan een groepsles op een sportschool. Je kunt binnen je onderneming vast zo wel twee of drie processen bedenken.

Veel processen worden nog bijgehouden in Excel. Deze bestanden worden vervolgens handmatig bijgewerkt met informatie uit andere systemen of overzichten. Heel tijdrovend. Natuurlijk bestaan er talloze apps om dit efficiënter te doen. Wellicht zet je die thuis al in om bijvoorbeeld je gezin te managen. Als bedrijf kun je vaak geen gebruik van maken van zulke apps, omdat de voorwaarden ervan niet voldoen aan de voorwaarden die je als bedrijf aan security stelt.

Je bent er als ondernemer zelf verantwoordelijk voor welke voorwaarden je precies stelt aan die security. Bepaal je eigen Data Security Strategie! Een goed begin is om te inventariseren welke data je hebt en welke security eisen je hieraan stelt. Maak ook inzichtelijk welke derde partijen van invloed zijn op deze eisen. Denk hierbij aan regelgeving, brancheorganisaties, klanten en toeleveranciers. Pas als je weet wat je security eisen zijn, kun je kijken naar oplossingen om de nog niet geautomatiseerde processen binnen je onderneming aan te pakken.

Van vier dagen naar een ochtend per week

Office 365 is een oplossing die je vrij eenvoudig in staat stelt om processen te automatiseren via SharePoint Online, wat standaard deel uitmaakt van Office 365. Een mooi voorbeeld: de eigenaresse van een modellenbureau was vier dagen per week bezig met informatie up-to-date houden, klanten en modellen bij elkaar brengen, agenda’s aan elkaar koppelen en ervoor zorgen dat de juiste mensen op de juiste tijden aanwezig waren. Dankzij SharePoint Online is dit alles nu geautomatiseerd, waardoor zij er nog slechts een ochtend in de week mee bezig is.

SharePoint Online kan ook heel handig zijn voor bedrijven met een productieproces. Je kunt het koppelen aan je ERP-systeem en op het moment dat je daar een nieuwe klant en order in aanmaakt, krijg je in SharePoint alle informatie te zien die nodig is om de aankoop- en levercyclus te voltooien. Nadat de order erin gaat, wordt meteen de planning en de inkoop gedaan en de factuur aangemaakt. Voorheen waren dat allemaal losse handelingen.

Neem een schadeherstelbedrijf. Op het moment dat de auto binnenkomt, worden er foto’s gemaakt. Die gaan in het systeem en vervolgens wordt iedereen die er iets mee te maken moet hebben geïnformeerd door slimme automatisering. Zelfs de benodigde onderdelen worden automatisch besteld bij de leverancier.

Data-eigenaar vs Data-verwerker

Het is belangrijk om Office 365 te toetsen aan je security-eisen. Hoe doe je dat? Vanuit Microsoft zijn wij daar heel transparant in. Je neemt ons in dienst als dataverwerker, dus je bent en blijft zelf eigenaar van je data. Dit in tegenstelling tot heel veel clouddiensten die nu op de markt zijn, waarbij je geen eigenaar meer bent van de data op het moment dat je de voorwaarden van de dienst accepteert.

Wat Microsoft precies garandeert en onder welke spelregels, kun je op drie manieren achterhalen en dus toetsen aan je security eisen: 1) Via de Microsoft Online Services Terms, ofwel de voorwaarden die je accepteert als je de dienst gaat gebruiken. 2) Via officiële onafhankelijke certificeringen, zoals ISO-normeringen. 3) Via whitepapers die je kunt terugvinden via het Microsoft Trust Center.

Meer tijd voor succes

Stel je eens voor hoeveel tijd jij kunt besparen door tijdrovende processen in je organisatie te automatiseren door middel van Office 365?! En dat allemaal met een gerust hart, omdat je zeker weet dat de door jou bepaalde security eisen worden nageleefd. Allemaal hervonden tijd die je kunt steken in het beter laten aansluiten van je producten en diensten op de wensen van je klant. Kortom: in het nog succesvoller maken van je bedrijf.


Lees ook blog I uit de reeks: Veilig mobiel werken  

Reageren naar aanleiding van mijn blog? Stuur me een tweet met hashtag #msftvraag @tomvg  

Tom van Gelder maakt deel uit van het security team. Hij is gespecialiseerd in het MKB en zeer gepassioneerd als het aankomt op Trust en Security.

Leer van klantervaringen met het gratis Cloud Strategy eBook

Ontdek de bewezen methoden om je business in de cloud te brengen

Probeer Microsoft Azure gratis

Werk je volgende geweldige idee uit met Azure

Artikelen die jou wellicht interesseren:

Ondernemen met inzicht

Sure thing: Banks will have to move to a flexible Datacenter based largely on Public Cloud capabilities

Ondernemen met inzicht

Cloud én on-premise eenvoudiger goed beveiligd