Leestijd, 2 min.

Overal in onze organisatie staan privacygevoelige gegevens van onze medewerkers, maar vooral bij de HR-afdeling. Daarom neem ik het voortouw op weg naar compliancy richtlijnen die verbonden zijn aan de General Data Proctection Regulation (GDPR).

Het is je vast niet ontgaan dat op 25 mei 2018 de strengere privacywet is ingegaan. GDPR regelt hoe organisaties met persoonlijke data het best omgaan . Wij merken dat veel bedrijven denken dat ze compliant worden door met IT-oplossingen data van hun klanten beter te beschermen. Het gaat echter ook om de informatie van je eigen medewerkers. Een grote taak is daarom weggelegd voor de HR-afdeling.

Veel soorten data zijn privacygevoelig

De persoonsgegevens die beter beschermd moeten worden, zijn alle vormen van informatie die naar een persoon kunnen leiden. Zoals NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats), maar ook de digitale gebruikersnamen en IP-adressen. Bij alle informatie die je verwerkt, moet je je dus afvragen of de data herleidbaar zijn naar een individueel persoon. Dit soort informatie moet bijvoorbeeld na een sollicitatieprocedure of uitdiensttreding worden vernietigd.

Processen opnieuw tegen het licht

Dit betekent dat er behoorlijk wat werk aan de winkel is. Alle systemen moeten zo zijn ingericht dat digitale én papieren informatie ook echt verdwenen zijn. Iedereen heeft namelijk het recht om vergeten te worden en het recht om zijn gegevens in te zien, mee te nemen en te wijzigen. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan omdat processen daar nog niet op zijn ingericht. Tegelijk zijn de meeste organisatie (nog) niet volledig digitaal, terwijl papieren en dossiers ook met terugwerkende kracht vernietigd moeten worden of worden omgezet in een digitale vorm. Als organisaties wel volledig papierloos werken, is het vernietigen van alle informatie niet gemakkelijk.

Veel data staat extern

Zo worden mails met sollicitatiebrieven rondgestuurd naar allerlei personen in de organisatie. Hoe zorg je ervoor dat deze mails verwijderd worden, wanneer de sollicitatieprocedure is geëindigd? Daarnaast zijn veel van dit soort processen uitbesteed en staat dit soort data niet intern. Onze payroll-organisatie staat bijvoorbeeld in Praag en de HR-helpdesk draait in India. Informatie uitwisseling tussen Microsoft en bijvoorbeeld pensioenfondsen, het UWV en arbo-organisaties betreffende onze medewerkers zijn meer dan een punt van aandacht.

Compliancy is vooral mensenwerk

Wij zien dat 30 procent van GDPR-compliance wordt opgelost met techniek, het overgrote deel is mensenwerk. Regelmatig zal de IT- met de HR-afdeling en de security specialist aan tafel moeten zitten om te analyseren of alles nog compliant verloopt. Daarnaast moeten medewerkers die in aanraking komen met tot personen herleidbare informatie getraind worden. Met één training ben je er niet. Hiervoor is een continu proces nodig, waardoor je huidige en nieuwe personeel up-to-date blijft met de wetgeving en de processen.

Wij helpen je op weg naar compliancy

Deze handige hupmiddelen kunnen jou ook sneller op weg helpen naar GDPR-compliancy. Zo is er een Assessment Tool. Daarmee kun je inzicht krijgen hoever de organisatie is met de voorbereiding op GDPR. Dat is goed nieuws voor de HR-afdeling, de organisatie en zeker niet in de laatste plaats voor je werknemers.

Gratis whitepaper: Data governance om aan GDPR te voldoen

Bescherm de privacy van persoonlijke gegevens door een doeltreffende data governance-strategie te organiseren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

  • logo

    Waarom vertrouwen het sleutelelement is in de digitale transformatie van de gezondheidszorg.

    Mijn telefoon stond al weken roodgloeiend. Nu rinkelde hij alweer. “Veronica,” zei de stem aan de andere kant, “we hebben een idee!” Ik herkende de stem meteen. Ik ken Carlo Tachetti al bijna evenlang als dat ik voor Microsoft werk. Hij is professor aan de Universiteit van Vita-Salute San Raffaele en directeur van het Experimental […]

  • Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

    Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

    Dag en nacht goede communicatie is voor ziekenhuizen van cruciaal belang. Tegelijkertijd mogen de kosten hiervoor niet te hoog oplopen. UZ Leuven begrijpt dat maar al te goed en bevordert daarom de flexibiliteit met videogesprekken via Skype voor Bedrijven. De communicatie tussen medewerkers van UZ Leuven en andere ziekenhuizen in de regio verliep voorheen tamelijk […]

Industrie

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

  • een groot schip in een watermassa

    Euronav stapte over op de cloud: “Spikes heeft samen met ons een uitstekende oplossing uitgewerkt”

    Euronav kende Spikes als een bedrijf dat zich sterk profileert in het ontwikkelen van functionele samenwerkingsoplossingen – met een expertise in Microsoft 365. Dat was precies de partner waarnaar Euronav op zoek was. Het feit dat Spikes, net als Euronav, gevestigd is in Antwerpen, was een groot pluspunt. Het bedrijf besloot de handen ineen te […]

Onderwijs

  • Onderwijs Is Van Iedereen.

    Onderwijs Is Van Iedereen.

    Met vereende krachten kunnen we inclusief en toegankelijk onderwijs realiseren. Het onderwijs is in volle verandering en de motor van deze digitale versnelling de afgelopen 2 jaar was uiteraard de wereldwijde pandemie. Het heeft ons voor een immense uitdagingen geplaatst maar het volledige Vlaams onderwijsveld heeft enorme veerkracht, creativiteit en doorzettingsvermogen getoond om de continuïteit […]

  • een vrouw die een laptop gebruikt

    Ontdek hoe je beter onderwijs kunt bieden met behulp van ‘blended learning’

    Sinds de uitbraak van COVID-19 hebben onze klanten in het onderwijs fantastische dingen gedaan om leerlingen betrokken te houden terwijl ze van thuis uit leren. Van eLearning-innovaties tot motiveren met foto- en kookuitdagingen – leerkrachten en leerlingen hebben een buitengewone veerkracht getoond tijdens een moeilijke periode. Scholen en universiteiten hebben gezien dat online leren een […]

Overheid

  • Een boot in Söderhamn

    Ontdek hoe riskante, onveilige bestandsdeling een overheidsinstantie inspireerde

    “Dit bestand is te groot om te verzenden.” We kennen het allemaal. Als de tijd dringt en een bestand is te groot om veilig te verzenden, worden riskante openbare methoden voor bestandsoverdracht ineens heel aantrekkelijk. Veiligheid wordt overboord gegooid en maakt plaats voor gemak. Voor lokale overheden creëert dit een systematisch probleem en enorme veiligheidsrisico’s. […]

  • een hand met een video game afstandsbediening

    Belgische federale politie lost misdaden sneller op met Microsoft 365

    Als zoon van een politieofficier is Wim Liekens, directeur van de operationele politionele informatie, CGO en ICT (CIO) bij de Belgische federale politie, oppgegroeid met inzicht uit eerste hand over hoe teamwerk en tools samengaan om uitstekend politiewerk te bevorderen. In mijn 25 jaar als politieagent en 17 jaar bij de Belgische federale politie heb […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • ConXioN zet 40 000 wielrenners in de Cloud

    ConXioN zet 40 000 wielrenners in de Cloud

    ConXioN is ICT-huisleverancier van Wielerbond Vlaanderen, die onlangs alles in de cloud bracht. De hele ICT-infrastructuur is door ConXioN in de cloud opgezet en wordt door hen onderhouden. “We hebben wel een kleine ICT-afdeling, maar die kan, naast ontwikkeling, onmogelijk opvolgen wat er allemaal beweegt in ICT-land en zich met ICT-infrastuctuurbeheer bezighouden zoals de nodige […]

None

  • Elke cent telt: productiviteit 2.0 voor de KMO

    Elke cent telt: productiviteit 2.0 voor de KMO

    Stel je jezelf ook wel eens de vraag hoe het nog beter kan en hoe je je medewerkers meer kunt ondersteunen om hun ding te doen? Tip 1: Zorg voor een werkomgeving waarin medewerkers écht efficiënt kunnen werken. Microsoft gaf Ipsos MORI opdracht om een onderzoek te doen bij 5555 medewerkers van KMO’s. De interviews […]

Pers

Security & Privacy

Tips

  • Aan de slag met Word, Excel en PowerPoint op al je toestellen

    Aan de slag met Word, Excel en PowerPoint op al je toestellen

    De tijd dat je Word en Excel aankocht en enkel op je pc kon gebruiken, is voorgoed voorbij. De programma’s zijn nu onderdeel van Office 365, een voordelige abonnementsformule. Je hebt altijd en overal toegang tot de juiste tools op elk toestel, zelfs als je een Mac, iPad, iPhone of Android-toestel gebruikt. Office 365 komt […]