5 tips voor digitale financiële dienstverlening

Nienke Ris

Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders.

Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases worden slim gekoppeld en online veiligheid wordt steeds belangrijker.

Gelukkig bieden digitale diensten grote kansen om je financiële dienstverlening nog beter uit te voeren. Om dat concreet te maken, geven we je hier 5 tips met oplossingen die direct meerwaarde opleveren voor jouw werk.

1: Vergroot je efficiency met een open agenda

Niets fijner dan snel en efficiënt afspraken maken, zonder datumprikkers of tientallen e-mails. Je digitale (werk)agenda in Outlook kun je daarom openstellen voor collega’s en klanten. Zo maak je in een handomdraai afspraken en weten je relaties precies wanneer ze je kunnen bellen of e-mailen. Bovendien synchroniseert de agenda continu. Hierdoor missen partijen geen update meer, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken.

Lees verder over de mogelijkheden van gedeelde agenda’s.

2: Werk online samen aan bestanden

Facturen, bonnen, belastinggegevens, jaaropgaves, aanslagen: boekhouders weten als geen ander hoeveel documenten er soms digitaal verstuurd worden. Daarom is er OneDrive: een online omgeving waarin jij samen met je klanten snel en veilig bestanden kunt delen, verzamelen en sorteren.

Door vervolgens online samen te werken, weten alle partijen zeker dat ze altijd met de laatste versie van ieder document werken. Zo ontstaat er één waarheid in de complexe stroom van informatie. Bovendien bespaar je veel tijd, omdat je veel minder e-mails hoeft te schrijven en te lezen. Da’s wel net zo makkelijk!

Meer over de mogelijkheden van online samenwerken.

3: Flexibel en efficiënt overleggen

Is het wel altijd nodig dat je fysiek bij elkaar komt voor een overleg? Vaak is elkaar zien en horen al voldoende voor een goed overleg. Dit kan bijvoorbeeld via Skype, een dienst waarmee je ook bestanden kunt delen. Bovendien werkt het op vrijwel elk apparaat: met je tablet in de trein, achter een desktop in het buitenland of met je smartphone op de bank.

De voordelen spreken voor zich. Je maakt makkelijker afspraken, mist minder meetings en drukt de reistijd en -kosten. Daarnaast kun je tijdens de digitale meeting schermen en notities delen met de deelnemers voor een zo nuttig mogelijke bijeenkomst.

Bekijk alle mogelijkheden van videoconferenties.

4: Al je notities altijd beschikbaar

Orde in de chaos aanbrengen? Dat kan door digitaal al je notities te verzamelen, het liefst op een plek die je met verschillende apparaten kan benaderen. Foto’s, screenshots, e-mails en aantekeningen zijn zo thuis én bij de klant te bekijken.

De online dienst OneNote maakt dit mogelijk. Bijkomend voordeel hiervan is dat je de klant toegang kunt geven, bijvoorbeeld tot de checklist voor de jaarrekening. Hij weet zo precies wat hij nog moet opsturen, terwijl jij weet hoever hij al is. Verder kun je apps installeren voor extra functionaliteiten, zoals synchronisatie met Dropbox. Mis je iets? Dan kun je zelf apps bouwen om eigen functionaliteiten mogelijk te maken.

Alle notities op al je apparaten met OneNote. Bekijk ook welke extra apps beschikbaar zijn.

5: Gegarandeerd snel en veilig werken in de cloud

De cloud speelt bij al deze tips een belangrijke rol. De online computerkracht heeft drie belangrijke voordelen ten opzichte van traditionele offline opslag:

  1. Betrouwbaar
    We gebruiken state of the art-technologie om de servers, software en bestanden in optimale staat te houden. Zo heb jij geen omkijken naar het updaten of installeren van software.
  2. Bereikbaar
    Al je bestanden zijn met een gegarandeerde uptime van 99,9% altijd te benaderen, ongeacht op welk apparaat je werkt. Natuurlijk zijn documenten alleen bereikbaar voor bevoegde mensen.
  3. Veilig
    We draaien continu backups, beveiligen de toegang maximaal en slaan onze gegevens alleen in Europa op.

Bezoek het Vertrouwenscentrum van Office 365.

Wat andere boekhouders zeggen over Office 365:

Download de Digitale Transformatie whitepaper

Artikelen die jou wellicht interesseren:

Ontwikkel je digitale skills

Leg zelf een solide cloud fundament in een Cloud Essentials workshop