{"id":387206,"date":"2020-10-19T13:51:29","date_gmt":"2020-10-19T12:51:29","guid":{"rendered":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/?p=387206"},"modified":"2020-12-28T11:36:19","modified_gmt":"2020-12-28T10:36:19","slug":"fa2-snellere-processen-dankzij-microsoft-dynamics-365-business-central","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/transform-nl-be\/government-nl-be\/fa2-snellere-processen-dankzij-microsoft-dynamics-365-business-central\/","title":{"rendered":"Snellere processen dankzij Microsoft Dynamics 365 Business Central"},"content":{"rendered":"
\n
\n

Group Machiels is wereldwijd actief in o.a. milieudiensten, hernieuwbare energie, vastgoed en houtskeletbouw. Het bedrijf heeft zijn thuishaven in Hasselt (Belgi\u00eb), maar heeft ook een stevige voet aan de grond in Zuid-Amerika (met Chili als uitvalsbasis). De bedrijfsstrategie van Group Machiels is gericht op duurzaamheid, innovatie en doorgedreven internationalisatie.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Voor de herimplementatie van het huidige ERP-pakket Microsoft Navision 2009 naar Dynamics 365 Business Central, ging Group Machiels de samenwerking aan met Microsoft partner Scapta. De focus lag daarbij op de optimalisering en digitalisering van goedkeurings- en financi\u00eble processen en de automatisering van standaard groepsrapportages.<\/p>\n

 <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

\n

De indrukwekkend snelle implementatie van Dynamics 365 Business Central (SaaS) was binnen een paar maanden een feit. Dankzij slimme analyses on-the-go, werd de software algauw omarmd binnen de organisatie en werd een grote effici\u00ebntieslag geslagen.<\/em><\/strong><\/p>\n

 <\/p>\n

Automatisering met Microsoft Dynamics 365 Business Central biedt ons gemak, en de mogelijkheid toekomstgericht te zijn en te blijven. Dankzij de cloud based-oplossing blijven we altijd up-to-date. Essentieel, in een digitaal landschap waarin upgrades en nieuwe features elkaar in razend tempo opvolgen. – Group Machiels<\/p><\/blockquote>\n<\/div>\n

\n
\n

 <\/p>\n

HET PROBLEEM<\/strong><\/h2>\n

 <\/p>\n

Bij het Belgische\u00a0milieutechnologie familiebedrijf\u00a0Group Machiels kwam het gros van de facturen op papier binnen, waarna deze manueel moesten worden ingeboekt. Facturen die wel digitaal binnenkwamen, werden uitgeprint en in mappen gestoken, voordat zij voor het goedkeuringsproces werden doorgegeven aan de juiste verantwoordelijke.<\/p>\n

 <\/p>\n

Deze goedkeuringsflow was al wel digitaal. De verantwoordelijken, voornamelijk unit managers en projectleiders, kennen ieder een afzonderlijke monetaire bevoegdheid. Elke functie is tot een specifiek bedrag bevoegd om te autoriseren, waardoor iedere schakel in het proces dus zijn of haar eigen taak heeft. Nadat alle stappen in het goedkeuringsproces waren doorlopen, werd een factuur bij de\u00a0boekhouding afdeling\u00a0aangeboden om financieel verwerkt te worden. Om het gehele\u00a0purchase-to-pay-<\/em>proces soepeler en sneller te laten verlopen, ging Group Machiels op zoek naar een goede SaaS-oplossing om deze processen mee te digitaliseren.<\/p>\n

 <\/p>\n

Daarnaast bestond de wens om groepsrapportages te automatiseren met een flexibele en gebruiksvriendelijke tool die medewerkers voldoende handvatten zou geven om zelf wijzigingen in door te voeren. In de oude situatie waren datasets namelijk dikwijls zo complex, dat medewerkers voor het beheer van hun BI-tool van een externe IT-partij afhankelijk waren. Group Machiels prefereerde een\u00a0cloud based<\/em>\u00a0oplossing om de\u00a0data centre footprint\u00a0<\/em>te verkleinen en de universele bereikbaarheid te vergroten.\u00a0In de reeds ingezette overschakeling naar Office 365, was Microsoft Dynamics 365 Business Central een logische vervolgstap in het globale digitaliseringsproces.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

 <\/p>\n

\"Story<\/p>\n

\n
\n

 <\/p>\n

DE OPLOSSING<\/strong><\/h2>\n

 <\/p>\n

In de zoektocht naar een SaaS-minded<\/em>\u00a0partner, kwam Group Machiels algauw bij\u00a0Microsoft Partner\u00a0Scapta terecht \u2013 een ICT-bedrijf dat hoog aangeschreven staat op het gebied van Dynamics 365 Business Central. In tegenstelling tot de\u00a0voorheen gebruikte\u00a0werkwijze met Microsoft Navision, werd gezocht naar zo veel mogelijk standaardisatie in de nieuwe software. Maatwerk moest tot een minimum worden teruggebracht.<\/p>\n

 <\/p>\n

In augustus 2019 begon Scapta met de eerste voorstudie van de processen zoals die toen waren, op basis van Navision. De conclusies die daaruit voortvloeiden, werden opgetekend in een werkdocument. Zodoende stonden alle business drivers al in een vroeg stadium helder op het netvlies van alle betrokkenen en kon vanuit daar verder worden gewerkt aan de implementatie.<\/p>\n

 <\/p>\n

Die implementatie gebeurde hands-on met behulp van het train-de-trainer-principe. Binnen het bedrijf werden\u00a0key users\u00a0<\/em>aangewezen die vanaf dag \u00e9\u00e9n intensief aan de slag gingen met de nieuwe software. Het voordeel van de SaaS-omgeving, is dat deze\u00a0dadelijk beschikbaar is. Zodoende kon de standaardsoftware van D365 BC direct op de werkplek getoond worden en konden\u00a0key users\u00a0<\/em>er onmiddellijk mee aan de slag. XPR365 Financials zorgde voor een vlotte start en extra basis functionaliteiten.\u00a0Voor de\u00a0standaard rapportages\u00a0en\u00a0analyses\u00a0werden Power BI en Jet Analytics ge\u00efmplementeerd, voor de optische tekenherkenning (OCR) van facturen, het automatisch inscannen en goedkeuren\u00a0wordt gewerkt met Continia Document Capture.<\/p>\n

 <\/p>\n

Scapta ging pragmatisch te werk en analyseerde welke functionaliteiten het best werkten, en waar wellicht nog aanpassingen moesten worden gedaan. Dankzij de workshops en het leren\u00a0on-the-go<\/em>, ontpopten de\u00a0key users\u00a0<\/em>zich tot ambassadeurs van de implementatie en werd draagvlak gecre\u00eberd om de opgedane kennis\u00a0vlot\u00a0over de organisatie te verspreiden.<\/p>\n

 <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

\"Story<\/p>\n

 <\/p>\n

HET RESULTAAT<\/strong><\/h2>\n
\n

Omdat de\u00a0key users\u00a0<\/em>vanaf het eerste uur al intensief zijn gaan werken met hun nieuwe software, voelden ze zich bij de livegang een stuk vertrouwder dan wanneer er een traject met een klassieke open analyse aan vooraf was gegaan. Het stressniveau bij de go-live was, mede dankzij het tweerichtingsverkeer in de implementatiefase, minimaal.<\/p>\n

 <\/p>\n

Group Machiels werkt nu grotendeels met een standaardoplossing van BC. Slechts in enkele gevallen, zoals voor de masterdata van de verschillende entiteiten van de organisatie, is maatwerk toegepast. Alle applicaties uit het nieuwe systeem werden dankzij het intensieve train-de-trainer-traject direct omarmd over de gehele breedte van de organisatie. Goedkeurings- en financi\u00eble processen zijn volledig gedigitaliseerd, waardoor papier nagenoeg overbodig is geworden en medewerkers aanzienlijk minder tijd kwijt zijn aan hun\u00a0autorisatie taken.<\/p>\n

 <\/p>\n

Key users<\/em>\u00a0zijn naar een hoger niveau getild. Niet alleen hebben ze tijdens de workshops leren werken met nieuwe software, ze hebben enorm veel kennis opgedaan over de techniek achter hun software en de bronnen van hun data. Mochten wijzigingen nodig zijn, bijvoorbeeld in groepsrapportages in Power BI, dan kan dat in veel gevallen intern opgelost worden zonder een beroep te hoeven doen op een externe IT-partner \u2013 ook al blijft die mogelijkheid natuurlijk altijd bestaan.<\/p>\n

 <\/p>\n

Dankzij de implementatie van BC en de samenwerking met Scapta heeft Group Machiels een gebruiksvriendelijke tool in huis waardoor er effectiever en effici\u00ebnter gewerkt kan worden en de toekomst op dit vlak verzekerd is.<\/p>\n

 <\/p>\n<\/div>\n

\n

Toegewijd ownership en betrokkenheid van alle medewerkers hebben ervoor gezorgd dat er enorm veel werk is verzet in een kort tijdsframe. Met name de key users hebben zich durven en willen vastbijten in het nieuwe systeem. Dat, samen met de optimale samenwerking tussen Group Machiels en Scapta, was een absolute voorwaarde voor succes. – Group Machiels<\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Group Machiels is wereldwijd actief in o.a. milieudiensten, hernieuwbare energie, vastgoed en houtskeletbouw. Het bedrijf heeft zijn thuishaven in Hasselt (Belgi\u00eb), maar heeft ook een stevige voet aan de grond in Zuid-Amerika (met Chili als uitvalsbasis). De bedrijfsstrategie van Group Machiels is gericht op duurzaamheid, innovatie en doorgedreven internationalisatie.   Voor de herimplementatie van het […]<\/p>\n","protected":false},"author":449,"featured_media":387299,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[3000,406],"class_list":["post-387206","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-latest-nl-nl-nl-be","category-customer-stories-nl-be","specials-transform-nl-be","verticalIndustries-government-nl-be","stories-business-optimization-nl-be","stories-how-can-i-optimize-and-improve-my-business","businessPriorities-business-applications-nl-be"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/387206"}],"collection":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/users\/449"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=387206"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/387206\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":421367,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/387206\/revisions\/421367"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/media\/387299"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=387206"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-be\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=387206"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}