Lo studio Rota Castiglioni \u00e8 un\u2019associazione professionale con sede a Saronno (VA) che dal 1998 si occupa di fornire servizi a PMI, liberi professionisti, famiglie e soggetti esteri operanti in Italia. I 3 soci dello studio insieme agli 11 collaboratori, infatti, forniscono consulenza fiscale, societaria e contabile, mentre per le aziende di minori dimensioni offrono anche la gestione della contabilit\u00e0. Lo studio, inoltre, attraverso la sezione specificamente dedicata alla consulenza giuslavoristica, fornisce servizi per la gestione del personale dipendente.<\/p>\n
In un settore come quello degli studi professionali, nel quale gli adempimenti fiscali e le necessit\u00e0 operative si sono fatte negli anni sempre pi\u00f9 numerose e complesse, la trasformazione digitale \u00e8 un elemento fondamentale per la sopravvivenza e per lo sviluppo dello studio stesso. In questo scenario, lo studio Rota Castiglioni ha visto sin dall\u2019inizio nella digital transformation una necessit\u00e0 e un\u2019opportunit\u00e0 per automatizzare i processi e le attivit\u00e0 maggiormente ripetitive con l\u2019obiettivo, da un lato, di ridurre le possibilit\u00e0 di errore e, dall\u2019altro, di liberare il tempo dei professionisti da dedicare ad attivit\u00e0 a maggior valore aggiunto come la consulenza e l\u2019assistenza verso i clienti.<\/p>\n
Il percorso di digitalizzazione dello studio Rota Castiglioni ha preso avvio circa 6 anni fa, anche grazie alla capacit\u00e0 di visione e di indirizzo del partner Microsoft Si-Net, inizialmente partendo dall\u2019esigenza di unificare l\u2019architettura informatica e le procedure delle due sedi dello studio, che distavano tra loro 30 km, oltre che per dare la possibilit\u00e0 di collegarsi da remoto ai collaboratori che ne avevano la necessit\u00e0. La digitalizzazione \u00e8 iniziata dunque come mera esigenza di comunicazione e come strumento per dare equilibrio ai due aspetti classici della professione, le attivit\u00e0 legate agli adempimenti contabili e fiscali e i servizi ad alto valore, ed \u00e8 poi proseguita con obiettivi di pi\u00f9 ampio respiro, tra cui il costante aggiornamento degli strumenti e delle politiche di sicurezza e il continuo incremento della qualit\u00e0 dei servizi forniti ai clienti.<\/p>\n
L\u2019adozione progressiva di soluzioni digitali \u00e8 quindi per lo Studio Rota Castiglioni un processo continuo che \u00e8 tuttora in corso. Il primo passo in questa direzione \u00e8 stato fatto ormai da tempo, da un lato, abbandonando l\u2019installazione delle soluzioni digitali on premise e, dall\u2019altro, dotandosi di dispositivi portatili che hanno sostituito le soluzioni desktop. Il conseguente passaggio alle tecnologie Cloud offerte dalla piattaforma Microsoft Office 365 ha garantito ai soci e ai collaboratori la possibilit\u00e0 di accedere ai medesimi sistemi da qualsiasi device (PC, smartphone, tablet) e luogo, tanto dalle due sedi dello studio, quanto da remoto, a vantaggio della mobilit\u00e0 e preservando nel contempo la sicurezza dei dati. Tutto ci\u00f2 ha consentito allo studio di essere immediatamente operativo da remoto in occasione del lockdown del 2020.<\/p>\n
La digitalizzazione dei posti di lavoro non \u00e8 stata l\u2019ultima area di intervento della trasformazione digitale. Lo studio \u00e8 dotato infatti anche di un sistema gestionale, che viene utilizzato non solo per la gestione dei clienti, ma anche per il controllo di gestione interno dello studio. Il gestionale, infatti, rende disponibili dati e informazioni che permettono di comprendere quale sia la marginalit\u00e0 sul singolo cliente, se ci siano degli interventi da fare, quanto tempo viene dedicato, quante risorse sono allocate sul cliente e numerose altre metriche per misurare l\u2019efficienza e l\u2019efficacia delle attivit\u00e0. Inoltre, lo studio si serve del gestionale per avere un piano di tesoreria e la possibilit\u00e0 di fare un budget all\u2019inizio dell\u2019anno, basandosi sui dati dello storico, per monitorare la situazione finanziaria e valutare eventuali interventi correttivi. Un altro passaggio fondamentale nel processo di digitalizzazione \u00e8 stata l\u2019introduzione di SharePoint, che ha consentito di avere un archivio di documenti aggiornato, unificato e sempre accessibile, permettendo di ridurre significativamente l\u2019utilizzo della carta.<\/p>\n
Tramite la tecnologia di SharePoint lo studio ha adottato inoltre una soluzione digitale extranet di condivisione coi clienti che permette di attuare uno scambio di documenti bidirezionale con il singolo cliente. I clienti, infatti, sono abilitati a caricare i documenti (relativi, ad esempio, agli aspetti fiscali e civilistici gestiti dallo studio) sul portale e hanno la facolt\u00e0 di consultare online tutta la documentazione di loro pertinenza, snellendo cos\u00ec i processi e riducendo i tempi di accesso. Sempre in ottica di efficientamento dei processi, lo studio permette ai clienti di interfacciarsi con il software gestionale di studio agevolando cos\u00ec sia i lavori di predisposizione del Bilancio e degli adempimenti pi\u00f9 complessi, sia attivit\u00e0 routinarie come l\u2019emissione delle fatture elettroniche o la tenuta della contabilit\u00e0. Ci\u00f2 viene realizzato curando l\u2019integrazione tra il software gestionale dell\u2019azienda e quello dello studio, soluzione che permette di evitare sprechi di tempo dovuti al reinserimento manuale di una grande quantit\u00e0 di informazioni gi\u00e0 disponibili nel sistema informativo dell\u2019azienda cliente.<\/p>\n
Nel processo di trasformazione digitale si \u00e8 rilevato molto utile l\u2019utilizzo di OneNote per la condivisione di appunti, notizie, aggiornamenti su operazioni in corso relative ai clienti, ma anche come strumento per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti. Anche Teams \u00e8 diventato, da qualche anno, uno strumento di uso quotidiano sia per facilitare la comunicazione all\u2019interno dello studio, con possibilit\u00e0 di condividere procedure, documenti e video, sia per comunicare con l\u2019esterno e gestire i meeting in modalit\u00e0 virtuale. Per affrontare una delle principali barriere al processo di digitalizzazione, legata al cambiamento culturale e al change management, lo studio ha adottato un approccio informato e partecipato condividendo con tutti i dipendenti e i professionisti il perch\u00e9 fosse necessario introdurre il cambiamento, identificando i vantaggi della trasformazione digitale, coinvolgendoli direttamente nel processo di innovazione e motivando le scelte adottate, cos\u00ec da garantire non solo il consenso ma anche utili feedback per il set-up del nuovo modello lavorativo. Un\u2019altra barriera alla digitalizzazione tipica del settore \u00e8 la mancanza di tempo per analizzare le procedure e i processi del proprio studio in ottica di digitalizzazione.<\/p>\n
Questo riguarda soprattutto gli studi di dimensioni pi\u00f9 piccole, spesso soffocati dalla quotidianit\u00e0 degli adempimenti, e che faticano a trovare il tempo e le risorse per avviare progetti e investimenti per l\u2019aggiornamento delle soluzioni digitali. A questo si aggiunge un problema di attraction del settore nei confronti dei giovani, spesso motore e propulsore del cambiamento in ottica digitale. Per questi motivi, lo studio Rota Castiglioni reputa fondamentale il concetto di networking fra i professionisti. A partire da questa convinzione e dall\u2019esigenza di creare un network con altri studi di commercialisti, studi legali, ingegneri gestionali e figure che siano sinergiche all\u2019attivit\u00e0 dello studio, \u00e8 stato avviato un progetto di condivisione degli spazi e dell\u2019infrastruttura digitale dello studio.<\/p>\n
La sede attuale, infatti, risulta sovradimensionata rispetto alle effettive esigenze dei soci e dei collaboratori, ma \u00e8 stata pensata per essere condivisa: sono presenti degli spazi autonomi che sono stati arredati e dotati di rete WI-FI indipendente. I professionisti potranno usufruire di questi spazi, oltre che degli spazi comuni (sala riunioni, cucina, parte dell\u2019archivio, ecc.), e avranno la possibilit\u00e0 di utilizzare anche il sistema gestionale dello studio, in ottica di condivisione dell\u2019infrastruttura informatica. A tal proposito, lo studio ha gi\u00e0 progettato tutti gli accorgimenti necessari per garantire una totale indipendenza degli ambienti digitali, assicurando cos\u00ec sicurezza, autonomia e segregazione dei dati e delle informazioni dei clienti. Ci\u00f2 viene ottenuto per mezzo della realizzazione di VLAN che garantiscono una completa separazione tra la rete informatica dello studio, quelle dei coworking e quelle degli eventuali ospiti. La protezione dei dati sensibili, in conformit\u00e0 alle disposizioni del GDPR, cos\u00ec come la cybersecurity, sono argomenti particolarmente importanti per uno studio professionale.<\/p>\n
Aver abbandonato il server on premise a favore della piattaforma Cloud ha permesso di garantire un pi\u00f9 alto livello di sicurezza dei dati e una completa compliance alle previsioni del GDPR. Il tema dei dati \u00e8 diventato sempre pi\u00f9 centrale per lo studio Rota Castiglioni: attualmente viene utilizzata la Business Intelligence per monitorare l\u2019andamento dello studio, oltre che per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori (es. dichiarazioni elaborate, spedite, ecc.) attraverso dashboard interattive che si aggiornano automaticamente all\u2019apertura\/aggiornamento\/chiusura dei task. Per il futuro, l\u2019obiettivo dello studio \u00e8 proprio quello di continuare a lavorare sui dati, non solo i propri, ma anche quelli dei clienti, utilizzando ilsoftware PowerBI integrato in SharePoint in condivisione coi clienti stessi grazie alle soluzioni proprietarie proposte da Si-Net.<\/p>\n
La grande mole di dati a disposizione rappresenta un patrimonio da sfruttare sempre di pi\u00f9 e sempre meglio per dare informazioni tempestive al cliente ed essere predittivi rispetto a future esigenze e nuovi servizi che potrebbero essere cos\u00ec erogati, nonch\u00e9 identificare tempestivamente situazioni di inefficienza o di difficolt\u00e0 che possano essere segnalate all\u2019imprenditore affinch\u00e9 adotti misure correttive prima che possano sfociare in situazioni di crisi.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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