Consigli e suggerimenti per uno smart working più efficace, con Microsoft Teams

Luba Manolova
Tempo di lettura, 4 min.  

In Microsoft Italia siamo abituati a lavorare da remoto, avendo abbracciato il modello smart working già 10 anni fa, ma queste ultime settimane hanno dimostrato ciò che il lavoro remoto richiede per le persone e le organizzazioni.

Dall’esperienza locale e internazionale, abbiamo evidenziato alcuni spunti utili che volevamo condividere con voi per affrontare al meglio questa situazione, consentire ai collaboratori di restare produttivi e permettere alle imprese di continuare ad operare, anche in scenari complessi come quelli attuali.

I punti chiave dello smart working

Tre punti chiave per lavorare al meglio anche da remoto: prendersi cura di se stessi, del proprio lavoro e del team.

1) Pensare alla salute

In queste settimane, il passaggio al lavoro a distanza pone l’accento anche sull’importanza della salute fisica. Ciò che è meno ovvio è che lavorare dove si vive può creare un po’ di stress. Prendersi del tempo per esercitarsi, mangiare bene e creare degli spazi lontano dagli schermi sono punti essenziali per mantenere il benessere mentale mentre si lavora da casa.

Lavorare da casa.

Smart working: come lavorare da remoto.

2) Mantenere l’operatività

Si può essere tentati di rimandare le attività e le scadenze mentre si lavora da remoto e in questi giorni in particolare. Ma i team che continuano a mantenere alta la produttività anche lontano dall’ufficio, possono fare praticamente tutto online. Se avete pianificato degli incontri 1 to 1, manteneteli e aggiungete una call o una video chiamata. Se avete pianificato delle riunioni con più persone, tenetele e offrite a tutti la possibilità di collegarsi via telefono o PC. Se volete fare un brainstorming su una presentazione, aggiungete una videochiamata per continuare a restare creativi anche a distanza.

3) Sostenere i colleghi e il team

Da questa esperienza emerge l’importanza di sostenere gli altri: il modo migliore per rimanere positivi è aiutarsi vicendevolmente.  Attraverso i nostri strumenti online possiamo sicuramente continuare a lavorare, ma anche condividere momenti personali, come foto di familiari e animali domestici o situazioni curiose dello smart working. Sostenersi a vicenda non è solo utile per mantenere alto il morale, ma aiuta anche a tenere insieme i team quando si lavora separati.

Come gestire il rapporto con i clienti?

Nel giro di poche settimane, abbiamo visto le aziende in tutto il mondo trasformare veramente il loro modo di lavorare. I tre elementi comuni che abbiamo notato:

1) Aprire immediatamente le linee di comunicazione

Quando i dipendenti lavorano da remoto, diventa cruciale garantire che tutti rimangano informati sul business. In Cina, uno dei nostri clienti, una grande compagnia assicurativa con sede in Asia, ha iniziato a trasmettere messaggi video al proprio personale per assicurarsi che tutti avessero accesso alle informazioni più recenti.

2) Continuare nelle proprie attività

Se da un lato c’è la tentazione di rimandare alcune attività fino a quando tutti potranno ritrovarsi di persona, le aziende stanno individuando alcune modalità per continuare le attività anche senza vedersi fisicamente, anche nel mondo education. Per esempio, in Italia, CRUI ha attivato un piano di supporto per l’adozione di strumenti di didattica digitale a sostegno della situazione di emergenza, laddove sia prevista o già in essere una chiusura parziale o totale degli Atenei interessati.

3) Anche i grandi incontri possono essere realizzati online

Molti di noi sono abituati a veloci chiamate online o video chat con colleghi e clienti, ma anche riunioni con più persone e formali possono essere realizzate virtualmente con successo. Con così tanti dipendenti che scelgono o devono lavorare da remoto, è possibile continuare le proprie attività e organizzare riunioni anche con molti partecipanti.

Basta seguire alcune regole di base, come definire un ordine del giorno, verificare eventuali problemi audio all’inizio della riunione per una maggiore inclusione e prendere appunti chiari da condividere come follow-up in un secondo momento. Ricordatevi anche che se l’organizzazione lo consente, è possibile registrare le riunioni per coloro che non possono partecipare.

Microsoft Teams

In queste settimane, le nostre soluzioni stanno supportando le organizzazioni a restare attive e operative. Con Microsoft Teams possiamo gestire molte delle sfide che stiamo affrontando, in particolare lo smart working. Teams è già disponibile gratuitamente per tutte le organizzazioni che necessitano di soluzioni di collaborazione e produttività: maggiori informazioni a questo link.

Non importa quali strumenti scegliate di utilizzare, speriamo che questi suggerimenti si rivelino utili e auguriamo a voi, alle vostre organizzazioni e alle vostre famiglie tutto il meglio.

Corso intensivo su Microsoft Teams

Come puoi riuscire a lavorare in team in modo efficiente, senza aggiungere un altro strumento che tutti devono imparare a usare?

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