{"id":363419,"date":"2020-07-21T15:25:00","date_gmt":"2020-07-21T14:25:00","guid":{"rendered":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/general\/na\/fa2-city-of-liege-facilitating-decision-making-in-difficult-times\/"},"modified":"2020-08-03T16:21:45","modified_gmt":"2020-08-03T15:21:45","slug":"fa2-city-of-liege-facilitating-decision-making-in-difficult-times","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/work-productivity-fr-be\/government-fr-be\/fa2-city-of-liege-facilitating-decision-making-in-difficult-times\/","title":{"rendered":"Ville de Li\u00e8ge : faciliter la prise de d\u00e9cision en temps difficiles"},"content":{"rendered":"

Pour de nombreuses organisations, les mesures de distanciation sociale impos\u00e9es par le COVID-19 ont consid\u00e9rablement ralenti les activit\u00e9s quotidiennes \u2013 et pour certaines, elles les ont m\u00eame stopp\u00e9es net. Mais pour les autorit\u00e9s locales en Europe, comme la Ville de Li\u00e8ge, il \u00e9tait hors de question de ralentir ses activit\u00e9s, que du contraire.<\/strong><\/p>\n

Qu\u2019il s\u2019agisse de soutenir les citoyens et les entreprises ou de prot\u00e9ger les travailleurs de premi\u00e8re ligne, la Ville de Li\u00e8ge a d\u00fb rapidement assurer la stabilit\u00e9 tout au long de cette crise et veiller \u00e0 ce que les d\u00e9cisions importantes puissent encore \u00eatre prises de mani\u00e8re d\u00e9mocratique. Ce n\u2019est gu\u00e8re facile lorsque les \u00e9lus ne peuvent pas se r\u00e9unir en toute s\u00e9curit\u00e9 dans la m\u00eame salle, mais un d\u00e9fi auquel la Ville de Li\u00e8ge s\u2019est rapidement adapt\u00e9e avec une solution de visioconf\u00e9rence s\u00e9curis\u00e9e.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Suite \u00e0 l\u2019apparition du COVID-19, le gouvernement r\u00e9gional a pris une d\u00e9cision sp\u00e9ciale pour permettre au vote du conseil de se d\u00e9rouler par vid\u00e9oconf\u00e9rence\u00a0\u00bb, se souvient Benoit Joseph, CIO \u00e0 la Ville de Li\u00e8ge. \u00ab\u00a0Selon la loi, ces r\u00e9unions devaient toujours avoir lieu en personne. C\u2019\u00e9tait donc un grand pas pour notre administration.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Avec des outils de travail \u00e0 distance d\u00e9j\u00e0 mis en place quelques ann\u00e9es plus t\u00f4t, la ville avait un moyen s\u00fbr de continuer \u00e0 gouverner sans enfreindre les r\u00e8gles de distanciation sociale. Mais avec seulement un petit nombre de conseillers familiers avec cette fa\u00e7on de travailler, il appartenait \u00e0 Benoit Joseph et \u00e0 son \u00e9quipe d\u2019aider chacun \u00e0 s\u2019adapter rapidement et \u00e0 veiller \u00e0 ce que les r\u00e9glementations l\u00e9gales soient respect\u00e9es.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Tout le monde \u00e9tait press\u00e9 d\u2019utiliser ces outils et de faire avancer les choses, ce qui \u00e9tait formidable \u2013 mais il \u00e9tait important qu\u2019ils r\u00e9fl\u00e9chissent aux donn\u00e9es qu\u2019ils partageaient \u00e9galement.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Concilier valeurs modernes et traditionnelles<\/strong><\/h2>\n

Situ\u00e9e en territoire wallon (francophone) au sud de la Belgique, Li\u00e8ge est la troisi\u00e8me plus grande ville de Belgique avec pr\u00e8s de 200.000 habitants.<\/p>\n

Avec un large \u00e9ventail d\u00e9mographique de cultures et de nationalit\u00e9s, la Ville de Li\u00e8ge promeut une relation ouverte et transparente avec ses citoyens \u2013 en organisant des forums publics tout au long de l\u2019ann\u00e9e et en finan\u00e7ant des projets qui aident \u00e0 soutenir les nombreux \u00e9v\u00e9nements sociaux pour lesquels la ville est r\u00e9put\u00e9e.<\/p>\n

Toutefois, dans l\u2019enceinte du conseil, la l\u00e9gislation de la ville se plie \u00e0 un style nettement plus traditionnel.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Selon la loi, nos \u00e9lus doivent tous se r\u00e9unir physiquement au moins dix fois par an\u00a0\u00bb, explique Benoit Joseph. \u00ab\u00a0Les d\u00e9cisions importantes doivent encore \u00eatre sign\u00e9es \u00e0 la main. Nous avons donc une copie papier dans nos dossiers, mais l\u00e0 o\u00f9 nous le pouvons, nous sommes pass\u00e9s au \u00ab\u00a0sans papier\u00a0\u00bb et utilisons la technologie pour simplifier ces processus.\u00a0\u00bb<\/p>\n

La Ville de Li\u00e8ge a entam\u00e9 une transformation num\u00e9rique en 2013 avec le passage \u00e0 Microsoft 365 \u2013initialement pour mettre en \u0153uvre un serveur de messagerie et de calendrier centralis\u00e9 pour l\u2019ensemble de l\u2019administration, mais au fil des ans, d\u2019autres outils sont venus s\u2019ajouter tels que Microsoft OneDrive et Microsoft Teams afin d\u2019aider les membres du conseil \u00e0 collaborer plus efficacement.<\/p>\n

\u00ab\u00a0En 2019, nous avons commenc\u00e9 \u00e0 tester comment Teams pouvait nous aider \u00e0 interagir avec d\u2019autres secteurs, tels les garderies et la police\u00a0\u00bb, dit-il. \u00ab\u00a0Nous avons cr\u00e9\u00e9 des groupes pour g\u00e9rer les projets en cours et partager les mises \u00e0 jour et les informations en toute s\u00e9curit\u00e9. Cela nous convenait beaucoup mieux que les e-mails en termes de s\u00e9curit\u00e9, car vous pouvez facilement contr\u00f4ler qui peut visionner et modifier ces documents.\u00a0\u00bb<\/p>\n

\u00ab\u00a0Mon d\u00e9fi \u00e9tait alors d\u2019encourager plus de gens \u00e0 utiliser Teams, mais puis, tout a chang\u00e9 \u2013 maintenant, tout le monde l\u2019utilise et ma t\u00e2che est de veiller \u00e0 ce qu\u2019ils le fassent en toute s\u00e9curit\u00e9.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Une \u00e9volution sans pr\u00e9c\u00e9dent vers la visioconf\u00e9rence<\/strong><\/h2>\n

En mars 2020, la pr\u00e9sence du COVID-19 est officiellement confirm\u00e9e sur le territoire belge et des mesures nationales de distanciation sociale sont mises en place. Un \u00e9tat de fait qui a incit\u00e9 le gouvernement r\u00e9gional wallon \u00e0 prendre une d\u00e9cision historique pour que les r\u00e9unions se tiennent par vid\u00e9oconf\u00e9rence plut\u00f4t qu\u2019en personne.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Selon la loi, les r\u00e9unions du conseil devaient toujours avoir lieu en personne, mais cette d\u00e9cision sp\u00e9ciale signifiait que pour la premi\u00e8re fois, nous pouvions les organiser \u00e0 distance\u00a0\u00bb, explique Benoit Joseph. \u00ab\u00a0Nous n\u2019\u00e9tions pas pr\u00eats mais la technologie l\u2019\u00e9tait \u2013 nous avons donc rapidement mis en place une \u00e9quipe charg\u00e9e de d\u00e9ployer Microsoft Teams et d\u2019offrir une assistance l\u00e0 o\u00f9 elle s\u2019av\u00e9rait n\u00e9cessaire.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Un autre probl\u00e8me \u00e9tait que certains membres du conseil souhaitaient toujours utiliser les salles de r\u00e9union\u00a0\u00bb, ajoute-t-il. \u00ab\u00a0L\u2019h\u00f4tel de ville ne disposait pas du bon mat\u00e9riel pour organiser des visioconf\u00e9rences avec d\u2019autres conseillers. Nous nous sommes donc empress\u00e9s d\u2019installer des \u00e9crans et des microphones dans chaque salle de r\u00e9union et \u00e0 partir de ce moment-l\u00e0, tout le monde a pu facilement assister \u00e0 ces r\u00e9unions.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Quelques semaines plus tard, les 1.500 collaborateurs de la Ville de Li\u00e8ge \u00e9taient sur Microsoft Teams, et donc les r\u00e9unions essentielles pouvaient toujours avoir lieu de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e et r\u00e9glement\u00e9e pendant le confinement du pays suite au COVID-19.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Ces r\u00e9unions \u00e0 distance ne sont somme toute pas si diff\u00e9rentes de nos assembl\u00e9es en personne\u00a0\u00bb, ajoute Benoit Joseph. \u00ab\u00a0Les gens posent des questions et y r\u00e9pondent, et comme vous voyez qui a la parole, les r\u00e8gles du conseil sont toujours respect\u00e9es.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Nous nous \u00e9tions auparavant assur\u00e9s que Teams \u00e9tait conforme \u00e0 nos r\u00e8gles de s\u00e9curit\u00e9, afin que les conseillers puissent discuter d\u2019informations sensibles et partager leur \u00e9cran pour pr\u00e9senter des diapositives comme ils l\u2019auraient fait s\u2019ils avaient \u00e9t\u00e9 physiquement pr\u00e9sents.<\/p>\n

\u00ab\u00a0D\u2019une certaine fa\u00e7on, tout a chang\u00e9, mais en m\u00eame temps, tout est rest\u00e9 exactement pareil.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Respecter les r\u00e8gles et r\u00e9glementations<\/strong><\/h2>\n

Comme tout organisme gouvernemental, la Ville de Li\u00e8ge doit suivre une r\u00e9glementation stricte garantissant que les d\u00e9cisions sont prises de mani\u00e8re \u00e9quitable et d\u00e9mocratique, une pratique toujours respect\u00e9e depuis le passage \u00e0 un environnement de travail \u00e0 distance.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Il \u00e9tait vraiment important que nous respections les r\u00e8gles d\u2019un point de vue juridique\u00a0\u00bb, explique Benoit Joseph. \u00ab\u00a0Pour assurer la s\u00e9curit\u00e9, nous avons rendu obligatoire la connexion avec les informations d\u2019identification Microsoft afin de savoir qui \u00e9tait pr\u00e9sent \u00e0 chacune des r\u00e9unions et d\u2019\u00eatre plus restrictifs quant aux personnes autoris\u00e9es \u00e0 y assister.<\/p>\n

\u00ab Le directeur g\u00e9n\u00e9ral avait un r\u00f4le important \u00e0 jouer \u00e0 cet \u00e9gard \u2013 il devait s\u2019agir de quelqu\u2019un qui n\u2019appartient \u00e0 aucune famille politique et qui est au-dessus du conseil. Cette personne serait alors en charge de superviser toutes les prises de d\u00e9cisions. Avec Teams, il pourrait facilement consulter le proc\u00e8s-verbal de la r\u00e9union et s\u2019assurer que tout se d\u00e9roule de mani\u00e8re \u00e9quitable. \u00bb<\/p>\n

\u00ab\u00a0Nous avons \u00e9galement utilis\u00e9 Microsoft Forms pour organiser des votes pendant le confinement\u00a0\u00bb, ajoute-t-il. \u00ab\u00a0Nous devons assurer l\u2019anonymat afin de respecter les r\u00e9glementations. Mais en utilisant Microsoft Forms, tout le monde peut voter en toute confidentialit\u00e9 depuis son domicile et seul le directeur g\u00e9n\u00e9ral a acc\u00e8s aux r\u00e9sultats.\u00a0\u00bb<\/p>\n

 <\/p>\n

\"A<\/p>\n

Comprendre le besoin de technologie<\/strong><\/h2>\n

En repensant aux mois qui viennent de s\u2019\u00e9couler, Benoit Joseph ne peut pas s\u2019imaginer revenir \u00e0 la vie d\u2019avant, celle sans Microsoft Teams. Il est convaincu que tout le monde se rend d\u2019ores et d\u00e9j\u00e0 compte du potentiel que peuvent offrir ces outils \u00e0 la Ville de Li\u00e8ge \u00e0 l\u2019avenir.<\/p>\n

\u00ab\u00a0\u00c0 l\u2019avenir, nous pourrions utiliser Teams pour certaines de nos r\u00e9unions op\u00e9rationnelles afin d\u2019\u00e9viter les d\u00e9placements dans nos diff\u00e9rents bureaux r\u00e9partis dans la ville\u00a0\u00bb, explique-t-il. \u00ab\u00a0Nous pourrions ainsi facilement \u00e9conomiser une heure en temps de d\u00e9placement et des personnes comme le directeur g\u00e9n\u00e9ral gagneraient incontestablement en efficacit\u00e9.<\/p>\n

\u00ab\u00a0Par ailleurs, nous avons r\u00e9guli\u00e8rement des r\u00e9unions avec des Fran\u00e7ais ou des N\u00e9erlandais. Ce serait formidable de disposer \u00e0 l\u2019h\u00f4tel de ville d\u2019une salle d\u00e9di\u00e9e avec les installations n\u00e9cessaires pour se r\u00e9unir \u00e0 la fois en personne et \u00e0 distance pour ces r\u00e9unions importantes \u2013 et avec des coll\u00e8gues \u00e0 domicile \u00e9galement.\u00a0\u00bb<\/p>\n

Alors que personne n\u2019aurait pu pr\u00e9dire les \u00e9v\u00e9nements entrain\u00e9s par le COVID-19, l\u2019investissement de la Ville de Li\u00e8ge dans la technologie les a aid\u00e9s \u00e0 traverser efficacement une p\u00e9riode difficile pour tout gouvernement local \u2013 montrant le besoin essentiel pour des CIO tels que Benoit Joseph d\u2019offrir aux organisations la possibilit\u00e9 de se projeter dans le futur.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Pour de nombreuses organisations, les mesures de distanciation sociale impos\u00e9es par le COVID-19 ont consid\u00e9rablement ralenti les activit\u00e9s quotidiennes \u2013 et pour certaines, elles les ont m\u00eame stopp\u00e9es net. Mais pour les autorit\u00e9s locales en Europe, comme la Ville de Li\u00e8ge, il \u00e9tait hors de question de ralentir ses activit\u00e9s, que du contraire. Qu\u2019il s\u2019agisse […]<\/p>\n","protected":false},"author":665,"featured_media":361674,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[417,412],"class_list":["post-363419","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digital-transformation-fr-be","category-customer-stories-fr-be","specials-work-productivity-fr-be","verticalIndustries-government-fr-be","stories-comment-collaborer-ou-que-je-sois","stories-working-from-everywhere-fr-be","businessPriorities-modern-workplace-fr-be"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/363419"}],"collection":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/users\/665"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=363419"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/363419\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":363425,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/363419\/revisions\/363425"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/media\/361674"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=363419"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/fr-be\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=363419"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}