Siirry pääsisältöön
Det digitala ledarskapet

Yrittäjä, älä hukkaa aikaa ja rahaa eri järjestelmien viidakossa!

Juha-Pekka Huhtiniemi

Juha-Pekka Huhtiniemi

Kehityspäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Pilvipalveluiden myytit murtuvat -oppaassa kuusi asiantuntijaa vastaa yleisimpiin väitteisiin pk-yritysten järjestelmähankinnoista. Yksi näistä asiantuntijoista on Office Management Oy:n Tarmo Herlevi, joka kehottaa yrittäjiä panostamaan kokonaisjärjestelmään tilkkutäkin sijaan.

Kannattaako yrittäjän rakentaa yrityksen IT-systeemi itse, Tarmo Herlevi?

Olen tavannut yli kahdenkymmenen yrittäjävuoden aikana tuhansia yrittäjiä. Niin menestyneitä kuin vähemmän menestyneitä. Jokainen tapaamistani yrittäjistä osaa imuroida, mutta ei silti siivoa toimistoaan iltaisin. Kaikki tuntemani yrittäjän osaavat pyörittää Exceleitä, mutta harva heistä laskee työntekijöiden palkkoja.

Sen sijaan uuden tietokoneen osto ja asennus harvoin ulkoistetaan muille. Itse tekemällä saadaan kätevästi, nopeasti ja halvalla rakennettua yrityksen ICT-infra, jota vuosien varrella täydennetään uusilla hankinnoilla ja palveluilla.

Kun yrityksen paras asentaja tarvitsee uuden kalliin työkalun, se ostetaan heti, koska pitäähän työmiehellä kunnon välineet olla. Kun laskuttaja valittaa koneen hitautta, käy yrittäjä vilkaisemassa konetta ja tokaisee: ”kyllähän tuolla vielä lasku ulos lähtee”.

Näin mennään vuodesta toiseen ja harmitellaan, kun heikko kysyntä ajaa yritystä kassakriisiin.

Mitä kannattaa tehdä, jos toimistolla odottaa kotikutoinen IT-systeemi?

Käyttää tunti aikaa sen pohtimiseen, miten yrityksen perus IT-infra kannattaa hoitaa, mitkä prosessin osat kannattaa siirtää pilveen, miten henkilöstö koulutetaan tämän päivän vaatimuksiin ja mitä aidosti toimiva kokonaisjärjestelmä maksaa.

Usein vakioitu IT-infra on merkittävästi edullisempi kuin se halvalla ostettu, erillisistä komponenteista kasattu kokonaisuus. Se on vähän kuin vertaisi muuttoa vanhasta toimistosta uuteen – siellä vanhassa oli ihan mukava olla, mutta kun uuteen toimistoon on päästy, ei kukaan enää kaipaa takaisin vanhaan. Etenkään, jos se uusi maksaa vähemmän.

Miten vakuuttaisit yrittäjän siitä, että uuteen järjestelmään vaihto kannattaa?

Monessa pk-yrityksessä merkittävä osa henkilöstön työajasta kuluu manuaalisiin rutiineihin eri järjestelmien viidakossa. Milloin matkalasku rakennetaan ajopäiväkirjasta, CRM:stä siirretään myyntidataa laskutukseen tai pilvipalveluista kaivetaan tietoa johtoryhmän myynti- ja kassaennusteeseen.

Vanhoista IT-järjestelmistä ei haluta päästää irti, koska niiden hankinta- ja ylläpitokulut ovat saattaneet vuosien saatossa kohota jopa satoihin tuhansiin euroihin ja niiden käyttöön ollaan totuttu kiivaan harjoittelun jälkeen.

Turha manuaalinen työ on kuitenkin aina menoerä, josta kannattaa pyrkiä eroon mahdollisuuksien mukaan. Mitä saumattomammin järjestelmät saadaan keskustelemaan keskenään, sitä vähemmän manuaalista työtä tarvitsee tehdä.

Mistä järjestelmäviidakon karsiminen kannattaa aloittaa?

Mikäli yritys haluaa päästä eroon epäyhtenäisistä ICT -laitteista ja palveluista, kannattaa aivan ensiksi teettää lyhyt tilannekartoitus asiantuntijalla.

Kartoituksen avulla yritys saa selville, mitä hyötyä vakioidusta ICT-infrasta ja järjestelmästä on, ja paljonko niiden käyttöönotto säästää vuositasolla rahaa. Tämän pohjalta yritykselle voidaan rakentaa yhtenäinen tietojärjestelmä, joka sisältää kaiken liiketoiminnan kannalta oleellisen tiedon.

Yleensä yrittäjä yllättyy kuullessaan, että vanhaan manuaaliseen systeemiin verrattuna säästöä saattaa syntyä jopa kymmeniä tuhansia euroja vuodessa. Samalla henkilöstö saa käyttöönsä modernin ja nopean IT-infran.

Loppujen lopuksi hyppy pilveen on usein lyhyt ja yksinkertainen. Tarvitaan vain hieman avarakatseisuutta, rohkeutta ja muutama tunti yrittäjän aikaa. Kun pilvisiirtymä on tehty, saa yrittäjä hyötyinä huomattavasti tehokkaamman organisaation, joka pystyy puskemaan vuositasolla läpi enemmän kassavirtaa. Tämä johtaa voittomarginaalien parantumiseen, työtyytyväisyyden nousuun ja kilpailuaseman vahvistumiseen.


Office Management Oy:n myyntijohtaja Tarmo Herlevi on toiminut yli 20 vuotta IT-yrittäjänä kahdeksassa eri yrityksessä. Tarmo on tavannut uransa aikana tuhansia yrittäjiä ja ratkaissut heidän IT-ongelmiaan suurella sydämellä ja rautaisella ammattitaidolla.

Voit lukea Tarmon ja viiden muun asiantuntijan vastaukset kymmeneen pk-yritysten teknologiahankintoja koskevaan kysymykseen Pilvipalveluiden myytit murtuvat -oppaastamme. Lataa maksuton opas itsellesi alta.

Tutustu kaikkiin Dynamics 365:tä ja GDPR:ää käsitteleviin raportteihin

Raportit tarjoavat yleiskatsauksen Dynamics 365 -sovellusten ja -palveluiden mukautumisesta EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR)

Koulutus

  • Euroopan pohjoisin Girlz in Tech Arctic -tapahtuma

    Euroopan pohjoisin Girlz in Tech Arctic -tapahtuma

    Olemme Euroopan pohjoisimmassa Girlz in Tech Arctic -tapahtumassa Äkäslompolossa syyskuun viimeisenä perjantaina. Tapahtuman organisoi ESR-rahoitteinen Alueellisen yrittäjyyskasvatuksen polut -hanke, ja se toteutettiin yhteistyössä Nuori Yrittäjyys ry:n, Microsoftin ja Lapin ammattikorkeakoulun kanssa. Tyttöjä on tapahtumassa viitisenkymmentä; he ovat saapuneet tapahtumaan busseilla ympäri Lappia. Kysyn tytöiltä, pitäisikö heillä olla enemmän naisroolimalleja teknologian, luonnontieteiden tai matematiikan alueilla. Vastaus […]

  • Työkaluja oppimisen muutoksen toteuttamiseen päättäjille

    Työkaluja oppimisen muutoksen toteuttamiseen päättäjille

    Syväoppiminen muuttaa koulua, opetusta sekä opettajan ja oppilaan roolia. Lahjana satavuotiaalle Suomelle Microsoft käynnisti Oppimisen Pohjantähti -ohjelman tukemaan oppimisen muutosta ja samalla siirtymistä uuden opetussuunnitelman mukaiseen opetukseen ja osaamisen arviointiin. Visiona on hyvinvointi ja tasa-arvoinen koulumaailma, jossa oppiminen sujuu ajasta ja paikasta riippumatta ja on motivoivaa ja innostavaa kaikille – lähtötaidoista ja varallisuudesta riippumatta. Ohjelman […]

Rahoitus ja vakuutukset

Teollisuus

  • 9 tapaa saada kenttäpalvelukeskus tuottamaan voittoa

    9 tapaa saada kenttäpalvelukeskus tuottamaan voittoa

    Enemmän voittoa kuin kuluja tuottava palvelu on minkä tahansa organisaation tavoitteena. Listasimme muutamia vinkkejä tämän tavoitteen saavuttamiseen. 1. Tunne tarjontasi Tuotteen tai palvelun markkinoinnin tärkeitä elementtejä on tuntea oma tarjonta läpikotaisin ja tietää, miten potentiaaliset asiakkaat tarinaasi suhtautuvat. Mieti, mitä haluaisit asiakkaidesi sanovan yrityksestäsi ja missä se on parempi kuin alan muut yritykset. 2. Tarjoa […]

  • 5 tapaa tietää, että yrityksesi on valmis yhdistettyyn kenttäpalveluun

    5 tapaa tietää, että yrityksesi on valmis yhdistettyyn kenttäpalveluun

    Asiakastyytyväisyys on yhä useammin avain menestykseen. Hätätilanteessa tehdyt korjaukset tulevat kalliiksi ja turhauttavat asiakkaita. Siksi niitä kannattaa välttää kaikin keinoin. Data ja esineiden internet helpottavat tilannetta merkittävästi, sillä voit tarjota ennakoivaa palvelua, joka varmasti parantaa asiakastyytyväisyyttä. Miten valmis yrityksesi on niiden käyttöön? Luo ennusteita datan avulla Field Service-palvelun avulla voit sovittaa suunnitelmat tarkasti odotuksiin, jolloin […]

Terveydenhuolto

  • Käsin kirjoitetuista resepteistä virtuaalisairaaloihin – teknologia mullistaa terveydenhuollon

    Käsin kirjoitetuista resepteistä virtuaalisairaaloihin – teknologia mullistaa terveydenhuollon

    Muistatteko vielä ne vanhat hyvät ajat, jolloin apteekkiin kiikutettiin lääkärin käsin kirjoittama resepti ja yhdessä apteekin henkilökunnan kanssa yritettiin arvuutella lääkärin kryptisen viestin sisältöä? Nämä paperiset reseptit kuuluvat tätä nykyä katoavaan kansanperinteeseen. Terveydenhuolto kokonaisuudessaan elää murroskautta. Sähköisten reseptien lisäksi yhä useampi terveyspalvelu on saatavilla myös digitaalisessa muodossa. Nettiajanvaraus, virtuaaliklinikka ja sähköinen potilastietokanta alkavat olla kaikille […]

  • Terveydenhuollon tulevaisuus – Microsoft Envision Forum: Healthcare

    Terveydenhuollon tulevaisuus – Microsoft Envision Forum: Healthcare

    Terveydenhuolto mullistuu hurjaa vauhtia. Eliniän pidentyminen yhdessä väestön ikääntymisen, kroonisten sairauksien lisääntymisen ja terveysammattilaisten vajaamiehityksen kanssa aiheuttavat uudistumispaineita. Miten terveydenhuollon pitää uudistua säilyttääkseen laadukkaat palvelut tässä haastavassa toimintaympäristössä ja mitä mahdollisuuksia teknologia tähän tarjoaa? Terveydenhuollon tulevaisuus Näihin kysymyksiin etsitään vastauksia 5.-6.2.2020 Microsoftin Envision Forumissa, joka kokoaa yhteen alan tuoreimmat trendit, vakavimmat haasteet ja merkittävimmät mahdollisuudet. […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • Kaksi henkilöä käyttää Surface Go -laitetta toimistossa

    Miten teknologia uudistaa julkishallintojen työtä

    Julkishallinnot kantavat suurimman vastuun jokaisen maan kansalaisista. Ihmiset ovat riippuvaisia niiden tarjoamista palveluista tavalla, joka ei ole verrattavissa mihinkään muuhun instituutioon. Olipa kyse terveydenhuollosta, opetusalasta, liiketoiminnasta, tie- ja rautatieverkostoista tai vesijohdoista – on keskeisen tärkeää, että julkishallinnon instituutiot ovat aina sosiaalisten ja digitaalisten trendien kärjessä. Pilvipohjaisilla teknologioilla on ratkaiseva rooli siinä, miten julkishallinnon virastot ovat […]