Siirry pääsisältöön
Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien järjestelmien käyttöönotto aina vaikeaa ja kallista?

Juha-Pekka Huhtiniemi

Juha-Pekka Huhtiniemi

Kehityspäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Pilvipalvelujen käyttöönottoon ja pk-yritysten järjestelmähankintoihin liittyy paljon myyttejä. Yksi näistä myyteistä on, että uusien järjestelmien käyttöönotto on aina vaikeaa ja kallista. Tätä myyttiä murtamaan kutsuimme asiantuntijaksi eCraftin Janne Suomisen.

Kuva toimiston valaistuksesta

Onko uusien tietojärjestelmien opettelu ja käyttöönotto vaikeaa, Janne Suominen?

Näin asia saattoi olla vielä muutama vuosi sitten, jolloin yrityksillä oli käytössä eri ohjelmistot eri toimintoihin.

Koska ohjelmistot eivät keskustelleet keskenään, tietoja saatettiin siirtää ruutupaperin avulla järjestelmästä toiseen, mikä luonnollisesti lisäsi turhan manuaalisen työn ja inhimillisten virheiden määrää. Käyttöliittymät olivat erinäköisiä, samoin toimintaprosessit ja -logiikat. Yrityksen oli tehtävä itse kaikki ohjeet käyttäjille.

Nykyään kaikki on paremmin. Usein integrointeja on tehty valmiiksi, on valmiita rajapintoja ja integrointitekniikat ovat kehittyneet. Toimisto- ja yritysohjelmien yhteispeli on sujuvaa – onko enää edes olemassa ohjelmaa, josta tietoja ei saisi vietyä Exceliin? Manuaalisen työn vähentyessä työntekijöiden työaika voidaan kohdistaa tuottavampiin tehtäviin.

Millä keinoin käyttöönoton kynnystä on madallettu?

Ohjelmistojen käyttöliittymät näyttävät samalta ja siirtyminen ohjelmien toiminnoista toiseen on samantyylistä, joten käyttökokemus on saumaton ja sujuva. Lisäksi useimmat ohjelmat toimivat selaimilla, minkä ansiosta töitä voi tehdä myös etänä.

Opastussivut, opastusvideot ja opastustekstit pitävät puolestaan huolen siitä, että järjestelmien käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, eikä työaikaa kulu käyttöoppaiden kahlaamiseen. Työntekijä voi siis huoletta keskittyä omaan ydinosaamiseensa järjestelmien yhteensopivuusongelmien setvimisen sijaan.

Kaksi ihmistä keskustelemassa pöydän ääressä

Miksi uusien järjestelmien käyttöönotoista on alunperin tullut niin suuri peikko?

Monessa pk-yrityksessä muistetaan vielä perinteinen tapa kehittää ja ottaa käyttöön uusia järjestelmiä. Kankea ja raskas prosessi alkoi määrittelyvaiheella, joka sitoi yrityksen resursseja.

Käyttöönoton aikana järjestelmiä parametroitiin ja muokattiin yrityksen tarpeiden mukaan. Serverit olivat kovassa käytössä ja aikaa kului back up -prosessien rakentamiseen. Järjestelmiin tehdyt muutokset vaativat testausta ja lukemattomia työtunteja, minkä johdosta monessa pk-yrityksessä on vielä tänäkin päivänä käytössä ohjelmaversioita muutaman vuoden takaa.

Miten prosessi on muuttunut nyt kun pilvipalvelut ovat vallanneet markkinat?

Uuden rakentamisen sijaan pk-yritykset voivat nykyään ottaa käyttöön ohjelmistoja, joiden prosessit on jo valmiiksi suunniteltu vastaamaan yrityksen tarpeita. Parhaimmillaan uuden ohjelmiston saa testikäyttöön muutamassa tunnissa, nopeimmillaan jopa minuuteissa.

Ohjelmistoon voi tutustua rauhassa itse, jolloin konsulttituntien määrä vähenee ja ne voidaan kohdistaa yrityksen toimintaan ja prosesseihin, ei niinkään käyttöliittymän opetteluun tai “viilaamiseen”.

Pilvipalveluina toimitettujen ohjelmistojen etuna on myös olemattomat laitteistokustannukset – selaimella toimivia ohjelmistoja ei tarvitse ladata käyttäjien koneille, vaan ne toimivat kaikilla laitteilla. Ohjelmistojen omat koulutussivut ovat usein kattavia, joten oppiminen on helppoa.

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana.

Miten vakuuttaisit suomalaisen yrityspäättäjän siitä, että ohjelmistot kannattaa hankkia pilvipalveluina?

Suomalaisen pk-yrityksen kannattaa ehdottomasti valita yritysohjelmistonsa pilvipalveluna, koska:

  1. Niiden toimintaprosessit on valmiiksi testattu eri alojen yrityksissä, jolloin pitkää ja hintavaa määrittely- tai konfigurointiprojektia muutoksineen ja testauksineen ei tarvita. Omat resurssit voidaan paremmin pitää kiinni perustoiminnoissa.
  2. Sujuvan käyttöönoton ansiosta järjestelmä on hyödynnettävissä nopeasti ja vanhat lisenssit voidaan kuolettaa.
  3. Pilvipalveluissa ohjelma kasvaa yrityksen mukana. Lisenssejä voi ostaa tarpeen mukaan kuukausittain ja myös niistä luopuminen on mahdollista.
  4. Ympäristö ja laitekustannukset ovat pienet. Uusia/omia servereitä ei tarvita.
  5. Pilvipalveluissa on valmiita yhteyksiä yrityksen muihin toimisto-ohjelmiin ja tarvittaviin palveluihin.

 

_________

eCraftin Sales Manager Janne Suominen sai ensikosketuksen yritysohjelmien käyttöönottoon ja kehittämisen jo 1980-luvun puolivälissä. Jannella on pitkä kokemus toimintojen ja järjestelmien kehittämisestä pienissä ja suurissa kotimaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä. Jannen spesialiteettina on myynnin kehittäminen ja työkalut.

Maksuton e-kirja: Neljä digitaalista strategiaa, joilla vastaat asiakasvaatimuksiin reaaliajassa

Tue tiimiesi yhteistyötä ja paranna asiakastyytyväisyyttä hävittämällä tietosiilot

Koulutus

  • Tekoälytaitajien koulutus käynnistyi Kaakkois-Suomesta

    Tekoälytaitajien koulutus käynnistyi Kaakkois-Suomesta

    Microsoft käynnisti 9.1. ensimmäisen Tekoälytaitajat-kurssin Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun, Xamkin kanssa. Kurssin tarkoitus on saada kaivattuja uusia tekoälytaitajia työmarkkinoinnille ja Microsoftin kumppaniyrityksiin sekä pienentää samalla ICT-sektorin osaajapulaa. Lokakuussa julkaisemamme Suomen Tulevaisuus Nyt -tekoälyohjelman yksi keskeinen tavoite on vahvistaa suomalaisten tekoälyosaamista. Osana tekoälyohjelmaa olemme käynnistelleet yhteistyötä korkeakoulujen kanssa tekoälykoulutuksen lisäämiseksi osaksi koulujen kurssivalikoimaa. Xamkin lisäksi ainakin pääkaupunkiseudun ammattikorkeakoulut […]

  • Microsoftin oppimisen työkalut ja digitaalinen kynä

    Microsoftin oppimisen työkalut ja digitaalinen kynä

    Yli-Iin yhtenäiskoulussa kädentaidot ja luovuus ovat arvossaan. Joka vuosi koulun kolmannelta luokalta aloittaa painotettu opetuksen kuvaamataito- ja käsityöryhmä. Digitaalinen kynä ja kosketusnäyttölaitteet nostavat luovuuden uudelle tasolle. Katso luokanopettaja Soili Päkkilän vinkit Windows 10 -laitteiden ja digitaalisen kynän käytöstä: Haluaisitko tietää lisää Microsoftin oppimisen työkaluista? Osallistu kevään 2019 maksuttomiin kouluille ja oppilaitoksille suunnattuihin webinaareihimme.

Rahoitus ja vakuutukset

  • Woman taking a credit card out of a wallet

    Rahoitusalanyritys uskoo tulevaisuutensa bottien varaan

    Raiffeisen on kehittänyt chatbotin, jolla se säilyttää kilpailukykynsä ja palvelee paremmin asiakkaitaan.

  • kaupunkinäkymä

    Datan kerääminen auttaa säästämään vettä

    Rahoitusalan yritys Ibercaja on yli 140 vuoden historiansa aikana ollut vahvasti mukana kehittämässä Espanjan koillisosia. Maaseudulla sijaitsevien asiakkaiden tukemiseksi ja paikallisen vesipulan ratkaisemiseksi yritys auttaa nyt maanviljelijöitä digitalisoimaan viljelykasvien hallintaa. Tässä muutoksessa ovat keskeisessä osassa esineiden internetiä (IoT) tukevat laatikot, jotka keräävät reaaliaikaista tietoa maanviljelijän pelloilta. Useiden anturiensa avulla nämä tehokkaat IoT-laitteet mittaavat hyperpaikallista tietoa […]

Teollisuus

  • Two field workers fixing airplane turbines

    Yhdistetty IoT-kenttäpalvelu tukee entistä suurempaa asiakastyytyväisyyttä

    Nykyajan mukavuudet ja asioinnin kätevyys ovat vaikuttaneet asiakkaiden odotuksiin maailmanlaajuisesti. Kun maailma siirtyy nopeasti kohti digitaalisuutta, kuluttajien perinteiset arvot – kuten hinnat ja tuoteuskollisuus – korvautuvat kuratoitujen palvelukokemusten vaatimuksilla. Kenttäpalvelualalla näistä näkökohdista on tullut huolenaiheita asiakastyytyväisyyden säilyttämisen ja liiketoiminnan kasvattamisen kannalta. Vikojen korjaukseen keskittyvä malli ei enää toimi, ja toimiala on nopeasti ymmärtämässä, että taloudellisesti […]

  • 5 tapaa tietää, että yrityksesi on valmis yhdistettyyn kenttäpalveluun

    5 tapaa tietää, että yrityksesi on valmis yhdistettyyn kenttäpalveluun

    Asiakastyytyväisyys on yhä useammin avain menestykseen. Hätätilanteessa tehdyt korjaukset tulevat kalliiksi ja turhauttavat asiakkaita. Siksi niitä kannattaa välttää kaikin keinoin. Data ja esineiden internet helpottavat tilannetta merkittävästi, sillä voit tarjota ennakoivaa palvelua, joka varmasti parantaa asiakastyytyväisyyttä. Miten valmis yrityksesi on niiden käyttöön? Luo ennusteita datan avulla Field Service-palvelun avulla voit sovittaa suunnitelmat tarkasti odotuksiin, jolloin […]

Terveydenhuolto

  • Two men working in the health care industry looking at an AI powered machine

    Miten AI voi auttaa käsittelemään Euroopan terveydenhuollon haasteita

    EU:n terveysala on kääntymässä tekoälyn (AI) puoleen virtaviivaistakseen prosessejaan, vähentääkseen kustannuksiaan ja auttaakseen hallitsemaan kroonisia sairauksia.

  • Tekoäly ja yhteistyö tärkeässä osassa tulevaisuuden terveydenhuoltoa 

    Tekoäly ja yhteistyö tärkeässä osassa tulevaisuuden terveydenhuoltoa 

    Laadukkaan terveydenhuollon varmistaminen myös tulevaisuudessa vaatii yhteistyötä, uusia innovaatioita ja tekoja. Microsoft toi yhteen terveydenhuollon edelläkävijät keskustelemaan ja jakamaan kokemuksiaan hyvän terveydenhuollon takaamiseksi myös tulevaisuudessa. Osaamista Suomesta löytyy, kuten aloituspuheenvuorossaan kommentoi Elena Bonfiglioli, joka toimii Microsoftin Euroopan, Lähi-idän ja Afrikan markkina-alueen terveydenhuollon toimialajohtajana.   ”Suomi on todellakin edelläkävijä terveydenhuollossa. Emme kuitenkaan voi jäädä lepäämään laakereillemme vaan meidän pitää ottaa myös seuraava harppaus.”  Data on ollut puheenaiheena jo vuosia ja olemme tilanteessa, jossa datan määrä ei ole enää ongelma vaan sen […]

Vähittäiskauppa

  • Myymälähenkilöstö katsoo ja osoittaa näyttöä

    Auta myymälähenkilöstöäsi luomaan maailmanluokan kokemuksia

    Kuluttajien saatavilla on enemmän tietoa ja valintoja kuin koskaan ennen. Siksi ostokokemukset tarjoavat mahdollisuuden erilaistua ja ilahduttaa asiakkaita – sen sijaan, että kilpailisit vain hinnalla. Digitaalisen ostamisen vallankumous on tuonut saatavillemme tietoja ja yrityksiä, joita kaksi vuosikymmentä sitten ei olisi voitu edes kuvitella. Tämän seurauksena myös fyysisiin myymälöihin kohdistuvat odotukset ovat nousseet. 79 % asiakkaista […]

  • Big data tehostaa virvoitusjuomayhtiön liiketoimintaa

    Big data tehostaa virvoitusjuomayhtiön liiketoimintaa

    Pohdi hetki, kuinka monta vaihtoehtoa sinulla on aina, kun mielesi tekee jotain juotavaa. Vettä? Mehua? Limua? Haluatko yksittäisen tölkin vai kuuden tölkin pakkauksen? Tai ehkäpä litran pullon? Tosiasiassa me kuluttajat odotamme, että meillä on paljon vaihtoehtoja – ja maailmanlaajuinen virvoitusjuomateollisuus vastaa tähän kysyntään. Johtava meksikolainen virvoitusjuomien valmistaja ja jakelija Arca Continental tietää, että raakadatan muuntaminen […]

Valtionhallinto

  • Kaksi henkilöä käyttää Surface Go -laitetta toimistossa

    Miten teknologia uudistaa julkishallintojen työtä

    Julkishallinnot kantavat suurimman vastuun jokaisen maan kansalaisista. Ihmiset ovat riippuvaisia niiden tarjoamista palveluista tavalla, joka ei ole verrattavissa mihinkään muuhun instituutioon. Olipa kyse terveydenhuollosta, opetusalasta, liiketoiminnasta, tie- ja rautatieverkostoista tai vesijohdoista – on keskeisen tärkeää, että julkishallinnon instituutiot ovat aina sosiaalisten ja digitaalisten trendien kärjessä. Pilvipohjaisilla teknologioilla on ratkaiseva rooli siinä, miten julkishallinnon virastot ovat […]