{"id":374623,"date":"2020-07-07T12:40:33","date_gmt":"2020-07-07T11:40:33","guid":{"rendered":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/general\/na\/fa2-vsnu-coordinacion-de-una-transformacion-digital-universitaria-a-nivel-nacional-en-un-fin-de-semana\/"},"modified":"2022-05-18T09:55:36","modified_gmt":"2022-05-18T08:55:36","slug":"fa2-vsnu-coordinacion-de-una-transformacion-digital-universitaria-a-nivel-nacional-en-un-fin-de-semana","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/work-productivity-es-es\/education-es-es\/fa2-vsnu-coordinacion-de-una-transformacion-digital-universitaria-a-nivel-nacional-en-un-fin-de-semana\/","title":{"rendered":"VSNU: coordinaci\u00f3n de una transformaci\u00f3n digital universitaria a nivel nacional en un fin de semana gracias a Microsoft Teams"},"content":{"rendered":"

\u00abUna de las lecciones que hemos aprendido durante esta crisis ha sido que la nueva tecnolog\u00eda no s\u00f3lo cambia la forma de trabajar, sino que tambi\u00e9n cambia a las personas y a la cultura, ya que afecta a todos y cada uno de nosotros\u00bb.<\/p>\n

El director de Responsabilidad de la Asociaci\u00f3n de Universidades de los Pa\u00edses Bajos (VSNU), Reinout Van Brakel, habla sobre el papel instrumental que ha desempe\u00f1ado la tecnolog\u00eda a la hora de ayudar a las universidades neerlandesas a adaptarse durante el brote de COVID-19 de 2020.<\/p>\n

Cuando las medidas de distanciamiento social obligaron a las universidades a cerrar sus puertas, VSNU investig\u00f3 c\u00f3mo garantizar que los miembros de todas sus instituciones pudieran seguir comunic\u00e1ndose a diario sobre cuestiones urgentes y acordar una respuesta alineada a la crisis.<\/p>\n

En un panorama en el que no eran posibles las reuniones presenciales, las organizaciones se vieron en la necesidad de implementar herramientas de trabajo en remoto, una soluci\u00f3n partner de TI SURF, una forma de organizaci\u00f3n colaborativa y comunicaci\u00f3n que adem\u00e1s fueron capaces de implementar en solo un fin de semana.<\/p>\n

Esto permiti\u00f3 que, al inicio de la semana siguiente, la vida universitaria continuara con una interrupci\u00f3n m\u00ednima, algo de lo que el director de programas de SURF, Andres Steijaert, est\u00e1 muy orgulloso. \u00abNos sentimos orgullosos de haberlo conseguido tan r\u00e1pidamente y de ayudar a VSNU y a las universidades a adaptarse en un plazo tan corto\u00bb.<\/p>\n

Una voz unida para las universidades<\/h2>\n

VSNU representa la voz colectiva de 14 universidades neerlandesas. Ayuda a respaldar y fomentar los objetivos educativos y sociales compartidos de cada instituci\u00f3n.<\/p>\n

Una parte clave de la alineaci\u00f3n de estas ambiciones colectivas es tener una relaci\u00f3n cercana con los miembros de los equipos de gobierno universitarios, que VSNU mantiene mediante reuniones peri\u00f3dicas y dos asambleas de grupo cada a\u00f1o.<\/p>\n

Para ayudar a mejorar la comunicaci\u00f3n y el uso compartido de archivos entre estas universidades, VSNU migr\u00f3 a Azure Cloud y Microsoft 365 en 2019 con la ayuda de SURF, como parte de un esfuerzo nacional para facilitar la transformaci\u00f3n digital en la educaci\u00f3n y la investigaci\u00f3n. Aunque VSNU adopt\u00f3 r\u00e1pidamente herramientas como OneDrive y SharePoint, los consejeros de las 14 universidades segu\u00edan teniendo problemas para comunicarse a trav\u00e9s de un canal com\u00fan.<\/p>\n

\u00abCelebramos algunas sesiones formativas, pero la gente segu\u00eda utilizando estas herramientas como aplicaciones de escritorio\u00bb, afirma Van Brakel. \u00abEl servicio externo de videoconferencias que intentamos implementar tampoco acab\u00f3 de despegar. Eso fue hasta que apareci\u00f3 el COVID-19, claro.<\/p>\n

\u00abDe repente necesit\u00e1bamos una soluci\u00f3n r\u00e1pida para mantener a todos nuestros miembros conectados, y como en VSNU ya ten\u00edamos experiencia en el uso de Microsoft Teams, nos pusimos en contacto con SURF para implementarlo en toda nuestra red universitaria\u00bb.<\/p>\n

Una necesidad inmediata de videoconferencia<\/h2>\n

Cuando se confirmaron los primeros casos de COVID-19 en los Pa\u00edses Bajos, VSNU tom\u00f3 r\u00e1pidamente la decisi\u00f3n de pasarse al trabajo remoto con Microsoft Teams, con reuniones habituales a la hora de comer para mantener al d\u00eda a todo el personal interno y con un equipo de crisis espec\u00edfico para ayudar a apoyar a las 14 universidades.<\/p>\n

\"Grupo<\/p>\n

\u00abProgramamos una reuni\u00f3n de crisis todos los d\u00edas en las primeras semanas a trav\u00e9s de Teams, para lo que se necesitaba la confianza y el apoyo de los secretarios universitarios\u00bb, dice Van Brakel. \u00abLos secretarios son profesionales altamente cualificados y que administran el d\u00eda a d\u00eda de los equipos de gobierno universitarios, pero est\u00e1n acostumbrados a cierta forma de trabajar, por lo que era esencial integrarlos en el proceso\u00bb.<\/p>\n

\u00abSi los rectores y vicerrectores quisieran usar otra plataforma o no realizar videollamadas, los secretarios se encargar\u00edan de hacerles cambiar de opini\u00f3n\u00bb, a\u00f1ade. \u00abNecesit\u00e1bamos convencerlos de que Teams facilitar\u00eda la organizaci\u00f3n de estas reuniones y asegurarles que se trataba de una soluci\u00f3n segura y fiable\u00bb.<\/p>\n

Si bien mantener la comunicaci\u00f3n constante entre estas universidades era una situaci\u00f3n de alta presi\u00f3n para VSNU, la r\u00e1pida adopci\u00f3n de Microsoft Teams era un desaf\u00edo para el que en SURF estaban totalmente preparados, gracias a una planificaci\u00f3n de futuro que hab\u00edan hecho cuando apareci\u00f3 la COVID-19.<\/p>\n

\u00abYa nos hab\u00edamos puesto en contacto con Microsoft para que nos ayudasen a ampliar nuestra capacidad, ya que esper\u00e1bamos una necesidad de asistencia adicional por parte de que nuestras instituciones miembros\u00bb, explica Steijaert.<\/p>\n

\u00abLas universidades estaban en modo crisis, por lo que necesit\u00e1bamos una plataforma de conferencias simple y segura que funcionara con diferentes dispositivos y en las que participasen VSNU y las 14 universidades. Por eso trabajamos sin demora con Microsoft para conseguir una soluci\u00f3n de Teams y apoyamos a VSNU para implementar y usar esta configuraci\u00f3n espec\u00edfica\u00bb.<\/p>\n

Adoptar un nuevo enfoque digital<\/h2>\n

Desde que dieron el paso a Microsoft Teams, las universidades han percibido un cambio generalizado en el comportamiento, ya que muchas personas prefieren chatear con sus compa\u00f1eros por Teams que hablar por tel\u00e9fono. Con esto se present\u00f3 la oportunidad de ampliar el uso de la plataforma m\u00e1s all\u00e1 de las reuniones de los equipos de gobierno, algo que VSNU quer\u00eda mantener totalmente en manos de los secretarios.<\/p>\n

\u00abEl personal pod\u00eda planificar sus propias reuniones internas por Teams, pero para charlar con personas externas, tendr\u00edan que pasar por los secretarios\u00bb, afirma Van Brakel. \u00abEsto supon\u00eda que organizar estas reuniones segu\u00eda siendo una parte importante de su trabajo, lo que resultaba muy importante a la hora de ayudarles a adoptar este nuevo sistema\u00bb.<\/p>\n

Esto se vio respaldado tambi\u00e9n por un flujo de trabajo espec\u00edfico que cre\u00f3 SURF para los secretarios, que consigui\u00f3 ayudarles a que las planificaciones de las reuniones fuesen procesos sencillos y directos.<\/p>\n

\u00abNormalmente se pulsaban a mano varios botones para crear las salas y repartir las invitaciones\u00bb, a\u00f1ade Steijaert. \u00abSin embargo, con la ayuda de Microsoft, creamos un flujo de trabajo a medida que facilit\u00f3 la configuraci\u00f3n de reuniones y el reparto de invitaciones a trav\u00e9s de Outlook, mientras que toda la configuraci\u00f3n necesaria se administraba autom\u00e1ticamente en el back-end\u00bb.<\/p>\n

Ahora que todas las reuniones se celebraban por Microsoft Teams, VSNU ha tenido una asistencia del 100\u00a0% por parte de los equipos de gobierno y ha conseguido acortar las sesiones y hacerlas m\u00e1s espec\u00edficas, ya que los asistentes no tienen que desplazarse y pueden acceder al instante.<\/p>\n

Si bien esto ha demostrado que las reuniones remotas pueden ser m\u00e1s productivas, VSNU tambi\u00e9n ha intentado recrear algunas de las interacciones sociales que pueden ayudar a los asistentes a sentirse menos aislados. Reinout considera que este \u00e1mbito es muy importante.<\/p>\n

\u00abTratamos de generar una atm\u00f3sfera social para que no se trate solamente de conversaciones formales\u00bb, dice. \u00abPor ejemplo, el viernes pasado cada miembro de los equipos de gobierno seleccion\u00f3 a un compa\u00f1ero o alumno que hab\u00eda realizado un trabajo excepcional durante la crisis y nos cont\u00f3 a todos los dem\u00e1s lo que hab\u00edan estado haciendo. Esto cre\u00f3 una importante sensaci\u00f3n de pertenencia entre el grupo\u00bb.<\/p>\n

Ajustarse a un nuevo lugar de trabajo mixto<\/h2>\n

A medida que las universidades comienzan a reabrir y a adoptar un enfoque de aprendizaje mixto, Reinout cree que Microsoft Teams sigue ofreciendo un potencial inmenso a todo el mundo para adaptarse a esta nueva normalidad; el hogar y la oficina deben ser tratados como el mismo entorno.<\/p>\n

\u00abEstamos instalando pantallas m\u00e1s grandes en la oficina para que la gente pueda celebrar reuniones m\u00e1s eficientes con quienes trabajen desde casa\u00bb, explica Van Brakel. \u00abAhora que estas universidades tienen experiencia en realizar llamadas y conexiones en remoto por Teams, esperamos que haya m\u00e1s posibilidades de viajar menos y que las reuniones sean m\u00e1s eficaces y frecuentes\u00bb.<\/p>\n

Esta necesidad inmediata de transformaci\u00f3n digital tambi\u00e9n ha ayudado a los secretarios a integrar un rol tradicional en la nueva era digital, con lo que han podido ofrecer maneras m\u00e1s sencillas y eficientes de gestionar las agendas y las vidas cotidianas de los miembros de los equipos de gobierno, mientras retienen a\u00fan el control plenamente.<\/p>\n

\u00abCreo que hemos visto algunos desarrollos realmente positivos durante este per\u00edodo. Es m\u00e1s, ahora estamos incluso estudiando c\u00f3mo administrar proyectos a trav\u00e9s de Teams\u00bb, a\u00f1ade. \u00abTenemos una red de unas 3000 personas con las que trabajamos habitualmente, por lo que ser\u00eda genial reunirlas a todas en el mismo sistema de cloud para compartir archivos y trabajar de forma m\u00e1s colaborativa en Teams\u00bb.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

\u00abUna de las lecciones que hemos aprendido durante esta crisis ha sido que la nueva tecnolog\u00eda no s\u00f3lo cambia la forma de trabajar, sino que tambi\u00e9n cambia a las personas y a la cultura, ya que afecta a todos y cada uno de nosotros\u00bb. El director de Responsabilidad de la Asociaci\u00f3n de Universidades de los […]<\/p>\n","protected":false},"author":372,"featured_media":356907,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1813],"class_list":["post-374623","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-customer-stories-es-es","specials-work-productivity-es-es","verticalIndustries-education-es-es","stories-como-puedo-trabajar-en-cualquier-parte-y-en-todas-partes","stories-working-from-everywhere-es-es","businessPriorities-modern-workplace-es-es"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/374623"}],"collection":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/372"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=374623"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/374623\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":688967,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/374623\/revisions\/688967"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/356907"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=374623"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/es-es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=374623"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}