Los riesgos y la inseguridad al compartir archivos inspiraron a este gobierno. Descubre por qué

Miguel Ángel Cervera Gómez

“Este archivo es demasiado grande para enviarlo por correo”.

A todos nos ha pasado. Cuando el tiempo es crucial, y un archivo grande no va a donde queremos que vaya, los métodos públicos e inseguros de transferencia de archivos se convierten en una opción muy atractiva. Pero, cuando la comodidad entra por la puerta, la seguridad sale por la ventana. Para las administraciones locales, esto genera un problema sistémico e implica enormes riesgos para la protección. El gobierno local de Söderhamn, a cargo de una región costera de Suecia, decidió no apresurarse a prohibir este comportamiento, pero aprendió de por qué estaba sucediendo. Ante esto, recurrió a la moderna tecnología del cloud para intentar cerrar la brecha de productividad, primera causa de las prácticas no seguras.

En el término municipal de Söderhamn se incluyen alrededor de 500 pequeñas islas suecas, distribuidas a lo largo de su costa continental. Esta localidad, famosa por sus históricas “colinas azules”, cuenta con otro activo histórico mucho menos conocido: una infraestructura obsoleta on-premises que provocaba muchísimos problemas de productividad. Con el nuevo reglamento GDPR que observa de cerca todas las prácticas gubernamentales, el status quo ya no podía mantenerse y resultaba vital cambiar la forma de trabajar.

Los beneficios

Con 2500 empleados a tiempo completo que supervisaban todo, desde la educación a la atención sanitaria, los documentos confidenciales se compartían regularmente mediante herramientas de intercambio de archivos, correo electrónico y, sorprendentemente, mediante notas escritas. Tras reconocer que dicha actuación era debido a una brecha en la infraestructura y un software que impedían hacer el trabajo de forma segura, el gobierno municipal de Söderhamn recurrió a las herramientas integradas de seguridad y productividad de Microsoft 365 para ofrecer a los empleados un entorno seguro en el que comunicarse e innovar.

“Vimos los beneficios de lo que estaban haciendo. No queríamos prohibir que la gente usara datos de manera inapropiada porque resultara mucho más cómodo. Teníamos que proporcionar una solución y un entorno donde la gente no tuviera que venir con sus propias maneras de hacer las cosas”.

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